Có thể bạn quan tâm: Làm Tròn Số Trong Excel Như Thế Nào

Mục lục bài viết

Giới thiệu

Trong môi trường làm việc và học tập hiện đại, Excel vẫn là một công cụ quan trọng nhất để lưu trữ, phân tích và trình bày dữ liệu. Một trong những kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng hữu ích là “lấy dữ liệu theo điều kiện”. Khi bạn biết cách áp dụng các hàm, công cụ và thủ thuật khác nhau, khả năng xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, chi tiết và thực tế về cách thực hiện việc lấy dữ liệu theo điều kiện trong Excel, từ những công thức đơn giản cho tới các công cụ nâng cao như Power Query và Power Pivot.

Có thể bạn quan tâm: Làm Thế Nào Để Cố Định Dòng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết, Nhanh Gọn Và Hiệu Quả

1. haunt điểm cơ bản: Hàmvéd Lọc

1.1 VLOOKUP và HLOOKUP

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) cho phép bạn tìm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ cột khác. Cú pháp:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

lookup_value: giá trị cần tìm.
table_array: vùng dữ liệu.
col_index_num: số thứ tự cột trong vùng dữ liệu cần trả về.
range_lookup: TRUE (tìm gần đúng) hoặc FALSE (tìm chính xác).

Ví dụ, trong bảng bán hàng có cột “Mã sản phẩm” và “Tên sản phẩm”, ta có thể lấy tên sản phẩm bằng cách:

=VLOOKUP(A2, $A$2:$B$100, 2, FALSE)

Tương tự, HLOOKUP dùng cho dữ liệu nằm ngang (hàng).

1.2 INDEX + MATCH

Khi VLOOKUP gặp hạn chế (chỉ tìm kiếm từ cột đầu tiên, không thể tìm từ phải sang trái, hiệu suất chậm với bảng lớn), bạn có thể kết hợp INDEX và MATCH:

=INDEX(col_return, MATCH(lookup_value, col_lookup, 0))

وكانت MATCH trả về vị trí của lookup_value trong col_lookup.
INDEX lấy giá trị tại vị trí đó trong col_return.

Ví dụ: lấy giá trị trong cột “Giá” khi biết “Tên sản phẩm”:

=INDEX($C$2:$C$100, MATCH(D2, $B$2:$B$100, 0))

Điều này cho phép bạn tìm kiếm ở bất kỳ cột nào và trả về giá trị từ cột khác.

1.3 XLOOKUP

Có thể bạn quan tâm: Cách Lấy 2 Số Cuối Của Năm Trong Excel – Hướng Dẫn Chi Tiết Và Ứng Dụng Thực Tế

Excel 365 và 2026 đã giới thiệu hàm XLOOKUP, một phiên bản hiện đại giúp giải quyết các hạn chế của VLOOKUP và INDEX+MATCH. Cú pháp:

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, if_not_found, match_mode, search_mode)

match_mode cho phép tìm kiếm gần đúng hoặc chính xác.
search_mode cho phép tìm kiếm từ cuối bảng.

Ví dụ:

=XLOOKUP(E2, $B$2:$B$100, $C$2:$C$100, "Không tìm thấy") storytelling ### 1.4 FILTER Nếu bạn muốn lấy toàn bộ các dòng thỏa mãn một điều kiện, hàm FILTER rất hữu ích:

=FILTER(array, include, if_empty)


- `array`: bảng dữ liệu.
- `include`: điều kiện lọc (có thể là mảng Boolean).
- `if_empty`: giá trị trả về khi không có kết quả. Ví dụ: lấy tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng “ 九洲”:

=FILTER(A2:D100, B2:B100=”九洲”, “Không có dữ liệu”)


Hàm này giúp bạn nhanh chóng trích xuất dữ liệu theo một điều kiện nhất định. ## 2. Lọc nâng cao: Advanced Filter Advanced Filter là một công cụ mạnh mẽ trong Excel dành cho việc lọc dữ liệu phức tạp mà không cần viết công thức. Bạn có thể lọc dữ liệu vào cùng một vùng hoặc vào một vùng mới. ### 2.1 Cách sử dụng 1. Xác định vùng dữ liệuിച്ചത്. Ví dụ A1:D100 chứa tiêu đề ở hàng đầu tiên.
2. Xác định vùng điều kiện. Tạo một vùng nhỏ hơn có chứa tiêu đề tương ứng và điều kiện. Ví dụ: F1:G2, trong đó F1 chứa “Giá”, G1 chứa “>200”.
3. Mở Advanced Filter: Dữ liệu → Bộ lọc nâng cao.
4. Chọn “Copy to another location” nếu muốn xuất ra vùng khác.
5. Điền vào các trường: List range, Criteria range, Copy to (nếu cần).
6. Nhấn OK. ### 2.2 Ưu điểm - Không cần công thức.
- Có thể lọc nhiều điều kiện cùng lúc (AND/OR).
- Dễ dàng sao chép dữ liệu đã lọc vào một bảng mới. ## 3. Pivot Table: Tóm tắt và Lọc dữ liệu Pivot Table (Bảng tóm tắt) là một công cụ mạnh mẽ giúp tóm tắt, phân tích và lọc dữ liệu lớn. Bạn có thể: - Lọc theo điều kiện cụ thể (Filters).
- Tạo các cột, hàng tùy chỉnh.
- Thêm tính toán (sum, average, count). ### 3.1 Tạo Pivot Table 1. Chọn dữ liệu ( சமூக).
2. Vào Dữ liệu → PivotTable.
3. Chọn nơi đặt Pivot Table (một trang tính mới hoặc hiện tại).
4. Kéo các trường vào vùng Rows, Columns, Values, Filters. ### 3.2 Sử dụng Slicers Slicers cung cấp một giao diện người dùng trực quan để lọc dữ liệu trong Pivot Table. Bạn có thể thêm slicer bằng cách: 1. Chọn Pivot Table.
2. Vào PivotTable Tools → Analyze → Insert Slicer.
3. Chọn trường cần lọc (ví dụ: “Giá”).
4. Sử dụng slicer để lọc dữ liệu nhanh chóng. ## 4. Power Query: Trích xuất dữ liệu chuyên sâu Power Query (trước đây là Get & Transform) cho phép bạn lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, thực hiện các bước chuyển đổi và lọc dữ liệu một cách linh hoạt và mạnh mẽ. Đây là công cụ lý tưởng khi yim. ### 4.1 Kết nối dữ liệu - Vào Data → Get Data → From File → From Workbook/Excel.
- Chọn file và bảng cần lấy.
- Nhấn “Transform Data” để mở Power Query Editor. ### 4.2 Thực hiện lọc Trong Power Query Editor, bạn có thể áp dụng các bước sau: 1. Filter Rows: Kéo thả dấu mũi tên trong cột tiêu đề và chọn điều kiện.
2. Conditional Column: Thêm cột mới dựa trên điều kiện.
3. Custom Column: Viết công thức tùy chỉnh (M language).
4. Group By: Tóm tắt dữ liệu theo điều kiện. ### 4.3 Kết xuất dữ liệu - Khi hoàn tất, nhấn “Close & Load” để đưa dữ liệu vào một bảng trong Excel hoặc trực tiếp vào Power Pivot. ## 5. Power Pivot và DAX: Tính toán nâng cao Power Pivot cho phép bạn tạo mô hình dữ liệu phức tạp và tính toán với ngôn ngữ DAX (Data Analysis Expressions). Bạn có thể: - Tạo mối quan hệ giữa các bảng.
- Viết công thức DAX để lọc và tính toán dữ liệu.
- Hiển thị kết quả trong Pivot Table hoặc Power BI. ### 5.1 Tạo mối quan hệ 1. Vào Power Pivot → Manage.
2. Chèn các bảng dữ liệu.
3. Kéo cột khóa từ một bảng sang bảng khác để tạo mối quan hệ. ### 5.2 Viết công thức DAX Ví dụ: Tính tổng doanh thu của khách hàng “九洲”:

TổngDoanhThu =
CALCULATE(
SUM(DoanhThuGiá),
DoanhThuKháchHàng = “九洲”
)


### 5.3 Hiển thị kết quả - Sử dụng Pivot Table trên mô hình Power Pivot để hiển thị dữ liệu đã tính. ## 6. Lưu ý khi sử dụng các công cụ lọc | Công cụ | Lưu ý | Giải pháp |
|---------|-------|-----------|
| VLOOKUP | Chỉ电脑版 2, khó tìm từ phải sang trái | Sử dụng INDEX+MATCH hoặc XLOOKUP |
| Advanced Filter | Không tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi | Sử dụng Table và công thức |
| Pivot Table | Không thực hiện tính toán phức tạp trong dữ liệu gốc | Thêm công thức DAX trong Power Pivot |
| Power Query | M language khó học | Sử dụng giao diện kéo thả, chuyển đổi dữ liệu | ## 7. Thực hành: Trường hợp cụ thể ### 7.1 Tình huống Bạn npe một công ty bán lẻ, có bảng dữ liệu bán hàng gồm:
- Mã đơn hàng
- Ngày bán
- Tên khách hàng
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Giá Bạn muốn:
1. Lấy toàn bộ đơn hàng của khách “九洲” trong tháng 9.
2. Tính tổng số tiền bán của khách “九洲”.
3. Lọc ra các sản phẩm bán ra dưới 10 đơn vị. ### 7.2 Giải pháp #### 1. Lấy đơn hàng của khách “九洲” trong tháng 9 Sử dụng FILTER:

=FILTER(A2:G100, (C2:C100=”九洲”) (MONTH(B2:B100)=9), “Không có dữ liệu”)


#### 2. Tính tổng số tiền Sử dụng SUMIFS:

=SUMIFS(E2:Eipi, C2:C100, “九洲”)
“`

3. Lọc sản phẩm bán ra dưới 10 đơn vị

Sử dụng Advanced Filter:
– Criteria range: H1:I2, H1 = “Số lượng”, I1 = “<10”.

7.3 Hiển thị kết quả trong Pivot Table

Tạo Pivot Table với “Tên khách hàng” ở Rows, “Tên sản phẩm” ở Columns, “Số lượng” và “Giá” ở Values.
Thêm slicer cho “Ngày bán” để lọc theo tháng.

Có thể bạn quan tâm: Làm Thế Nào Để Viết Chữ Trong Excel? Hướng Dẫn Chi Tiết, Thực Tế Và Hiệu Quả

8. Kỹ thuật nâng cao: Sử dụng Conditional Formatting để phân loại

Bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để làm nổi bật các dòng dữ liệu thỏa mãn điều kiện nhất định. Ví dụ: làm màu đỏ các đơn hàng có số lượng < 5.

Chọn vùng dữ liệu.
Vào Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula to determine which cells to format.
Nhập công thức: =$E2<5.
Chọn màu hiển thị.

Điều này giúp nhanh chóng nhận diện dữ liệu quan trọng mà không cần lọc riêng.

9. Xử lý dữ liệu lớn: Khi dữ liệu vượt quá 1 triệu dòng

Excel có giới hạn về số dòng (1,048,576). Khi dữ liệu lớn hơn, bạn có thể:

Chia dữ liệu thành nhiều file.
Sử dụng Power Pivot và mô hình dữ liệu.
Dùng công cụ BI như Power BI để trực quan hóa và lọc dữ liệu.

10. Kết luận

Lấy dữ liệu theo điều kiện trong Excel là một kỹ năng cốt lõi giúp bạn nhanh chóng và chính xác trích xuất thông tin cần thiết. Từ các hàm cơ bản như VLOOKUP, INDEX+MATCH, XLOOKUP, FILTER, tới các công cụ nâng cao như Advanced Filter, Pivot Table, Power Query và Power Pivot, bạn có thể linh hoạt lựa chọn phương pháp phù hợp với từng yêu cầu và quy mô dữ liệu. Bằng cách nắm vững các công thức, thao tác và lưu ý khi sử dụng, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

Chúc bạn thành công trong việc khai thác dữ liệu và đạt được những kết quả xuất sắc trong mọi dự án Excel của mình!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.

Làm Thế Nào Để Lấy Dữ Liệu Theo Điều Kiện Trong Excel: Hướng Dẫn Cụ Thể Và Thực Tiễn