Có thể bạn quan tâm: Cách Thêm Gantt Chart Vào Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Mục lục bài viết

Mở đầu

Excel không chỉ là một công cụ bảng tính mạnh mẽ, mà còn cho phép người dùng quản lý và chia sẻ tài liệu một cách linh hoạt thông qua việc đính kèm tập tin (file) trực tiếp vào bảng tính. Việc này rất hữu ích trong các tình huống như: lưu trữ hợp đồng, báo cáo PDF, hình ảnh, tài liệu Word, hay bất kỳ loại tệp nào cần tham chiếu nhanh trong quá trình làm việc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách đính kèm tập tin trong Excel, bao gồm các phương pháp truyền thống, sử dụng tính năng “Object”, “Hyperlink”, “Comment” và cách lưu trữ file đính kèm trong OneDrive/SharePoint để đồng bộ trên nhiều thiết bị.

Có thể bạn quan tâm: Cách Thêm Và Sử Dụng Data Validation Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

1. Tổng quan về các phương pháp đính kèm trong Excel

Phương pháp	Đặc điểm	Ưu điểm	Nhược điểm
Object (Chèn đối tượng)	Chèn file dưới dạng Object (OLE)	File được lưu trữ trong workbook, di chuyển dễ dàng	Kích thước file lớn, có thể làm workbook nặng
Hyperlink (Liên kết)	Tạo liên kết tới file trên máy hoặc trên mạng	Kích thước workbook không tăng	Cần duy trì đường dẫn chính xác, nếu di chuyển file sẽ mất liên kết
Comment/Note	Thêm nhận xét kèm file (đính kèm trong comment)	Thích hợp cho ghi chú ngắn	Không hiển thị trực quan, không phù hợp với file lớn
Power Query / Get Data	Nhập dữ liệu từ file nguồn	Tự động cập nhật khi file thay đổi	Chỉ áp dụng cho dữ liệu dạng bảng
OneDrive/SharePoint	Lưu file trên cloud, chèn link	Truy cập đa thiết bị, đồng bộ tự động	Cần tài khoản và kết nối internet

Trong các phương pháp trên, Object và Hyperlink là hai cách phổ biến nhất cho người dùng muốn “đính kèm” tài liệu trực tiếp vào file Excel. Tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào chi tiết từng cách.

Có thể bạn quan tâm: Đổi Chấm Thành Phẩy Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Phương pháp 1: Đính kèm file bằng Object (OLE Object)

2.1. Khi nào nên dùng Object?

Khi bạn muốn file được lưu trữ cùng trong workbook, không phụ thuộc vào vị trí lưu trữ bên ngoài.
Khi file cần được mở trực tiếp từ Excel bằng cách nhấp đúp.

2.2. Các bước thực hiện

Mở workbook và chọn ô nơi bạn muốn chèn file.
Vào tab Insert → Text → Object.
Trong hộp thoại Object, chọn Create from File.
Nhấn Browse, duyệt tới file muốn đính kèm (PDF, Word, hình ảnh, v.v.).
Đánh dấu Display as icon nếu bạn muốn hiển thị dưới dạng biểu tượng thay vì nội dung file.
Nhấn OK. File sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng (hoặc nội dung) trong ô đã chọn.

2.3. Cách mở file đính kèm

Nhấp đúp vào biểu tượng để mở file trong ứng dụng mặc định.
Nếu file không mở, kiểm tra cài đặt bảo mật: File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → External Content → Enable all.

2.4. Quản lý kích thước workbook

Mỗi file đính kèm sẽ làm tăng kích thước file .xlsx. Để giảm kích thước:
Sử dụng compress picture cho hình ảnh.
Đính kèm định dạng nén (ZIP) cho tài liệu lớn.
Xóa các Object không cần thiết: Click chuột phải → Cut hoặc Delete.

2.5. Thủ thuật: Đổi biểu tượng

Click chuột phải vào Object → Format Object → Change Icon → Chọn biểu tượng và tên hiển thị.

3. Phương pháp 2: Tạo Hyperlink tới file

3.1. Khi nào nên dùng Hyperlink?

Khi file được lưu trữ riêng trên máy tính, mạng nội bộ hoặc cloud.
Khi muốn giữ kích thước workbook nhỏ gọn.
Khi muốn cập nhật file mà không cần sửa lại trong Excel (chỉ cần thay thế file nguồn).

3.2. Các bước tạo Hyperlink

Chọn ô hoặc hình ảnh muốn làm liên kết.
Nhấn Ctrl + K hoặc vào Insert → Link → Insert Link.
Trong mục Link to, chọn Existing File or Web Page.
Duyệt tới file, hoặc nhập đường dẫn URL nếu file lưu trên SharePoint/OneDrive.
Nhấn OK. Văn bản hoặc hình ảnh sẽ trở thành liên kết.

3.3. Đặc điểm đường dẫn

Absolute Path (đường dẫn tuyệt đối): C:\Users\Tên\Documents\file.pdf. Phù hợp khi file luôn ở cùng vị trí.
Relative Path (đường dẫn tương đối): ..\Folder\file.pdf. Phù hợp khi workbook và file cùng nằm trong một thư mục dự án và được di chuyển cùng nhau.

3.4. Kiểm tra và sửa liên kết bị hỏng

Khi mở workbook, Excel sẽ thông báo nếu liên kết không tồn tại.
Để sửa: Data → Queries & Connections → Edit Links → Change Source.

3.5. Tự động tạo hyperlink bằng công thức

=HYPERLINK("C:\Folder\file.pdf","Xem hợp đồng")

Công thức này cho phép điều kiện động: ví dụ, nối tới file dựa trên giá trị ô A2:

=HYPERLINK("C:\Folder\" & A2 & ".pdf","Mở file")

4. Phương pháp 3: Đính kèm file trong Comment/Note (Excel 365)

Có thể bạn quan tâm: Add‑in Trong Excel 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cài Đặt Đến Tối Ưu Hoá Hiệu Suất

4.1. Mục đích

Khi bạn muốn gắn file vào một bình luận, ví dụ trong quá trình review tài liệu.
Thích hợp cho đội ngũ cộng tác trên SharePoint/OneDrive.

4.2. Thực hiện

Chọn ô → Review → New Comment.
Trong khung comment, nhấn Attach File (biểu tượng giấy kẹp) ở góc dưới.
Chọn file, nhấn Open.
File sẽ hiển thị dưới dạng link trong comment; người nhận có thể nhấp để tải xuống.

4.3. Lưu ý

Các file trong comment không lưu trong workbook mà lưu trên OneDrive/SharePoint nếu workbook được lưu trên đó.
Khi workbook được tải về máy tính cá nhân, comment vẫn giữ link, nhưng người dùng phải có quyền truy cập tới file trên cloud.

5. Phương pháp 4: Sử dụng Power Query để nhập dữ liệu từ file

5.1. Khi nào dùng?

Khi file chứa dữ liệu dạng bảng (CSV, Excel, XML) và bạn muốn đồng bộ dữ liệu vào workbook.
Khi dữ liệu nguồn thay đổi thường xuyên.

5.2. Các bước

Data → Get Data → From File → From Workbook/CSV.
Chọn file nguồn, thực hiện Transform Data nếu cần.
Nhấn Close & Load để đưa dữ liệu vào sheet.
Khi file nguồn thay đổi, vào Data → Refresh All để cập nhật.

6. Đính kèm file trên OneDrive/SharePoint: Lợi ích và cách thực hiện

6.1. Lợi ích

Truy cập đa thiết bị: PC, laptop, tablet, điện thoại.
Đồng bộ tự động: Khi có ai đó thay đổi file, mọi người đều nhận được cập nhật.
Quản lý phân quyền: Chỉ người có quyền mới mở file.

6.2. Cách thực hiện

6.2.1. Đăng nhập Office 365

Mở Excel → File → Account → Sign in → Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc cá nhân.

6.2.2. Lưu workbook lên OneDrive/SharePoint

File → Save As → OneDrive – Personal (hoặc OneDrive – Company) → Đặt tên và lưu.

6.2.3. Đính kèm file bằng Hyperlink

Khi tạo hyperlink, thay vì đường dẫn cục bộ, chọn Browse → OneDrive – Company → Chọn file → Excel sẽ tự chèn URL dạng https://company.sharepoint.com/....

6.2.4. Đính kèm file bằng Object (được lưu trong workbook)

Khi workbook được lưu trên OneDrive, Object vẫn được lưu trong file .xlsx, nhưng bạn có thể đặt mật khẩu để bảo mật.

6.3. Quản lý quyền truy cập

Trên SharePoint, chọn Share → People you specify can view/edit → Thêm email.
Khi người dùng mở workbook, họ sẽ được yêu cầu đăng nhập để truy cập file đính kèm.

7. Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Vấn đề	Nguyên nhân	Giải pháp
File không mở khi nhấp đúp	Bảo mật macro/ActiveX bị chặn	Vào File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings → Bật “Enable all macros” (cẩn thận).
Liên kết bị mất khi di chuyển workbook	Đường dẫn tuyệt đối	Dùng đường dẫn tương đối hoặc đặt file trong cùng thư mục.
Workbook quá nặng	Đính kèm quá nhiều file lớn	Nén file, dùng hyperlink thay vì object, hoặc lưu file trên cloud.
Không thể tải file trong comment	Không có quyền truy cập cloud	Kiểm tra permissions trên OneDrive/SharePoint, chia sẻ lại cho người dùng.
Hyperlink không hoạt động trên máy khác	Đường dẫn tới ổ đĩa C: không tồn tại	Sử dụng đường dẫn mạng (`\\Server\Folder\file.pdf`) hoặc cloud link.

8. Mẹo nâng cao cho người dùng chuyên nghiệp

Sử dụng VBA để tự động đính kèm
vba Sub InsertObject() Dim ws As Worksheet Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ws.OLEObjects.Add Filename:="C:\Docs\Report.pdf", _ Link:=False, DisplayAsIcon:=True, IconFileName:="C:\Windows\System32\packager.dll", _ IconIndex:=0, IconLabel:="Report PDF" End Sub
Đoạn mã trên tự động chèn file PDF dưới dạng icon vào Sheet1.
Tạo danh sách file động
Dùng công thức =HYPERLINK("https://sharepoint.com/docs/" & A2 & ".docx","Mở tài liệu") để tạo liên kết dựa trên mã số trong cột A.
Sử dụng Data Validation + Hyperlink
Tạo dropdown danh sách các tài liệu, sau đó dùng công thức =HYPERLINK(VLOOKUP(D2,Table1,2,FALSE),"Mở").
Đặt mật khẩu cho workbook chứa file nhạy cảm
File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password.
Kiểm tra kích thước file
Mở File → Info → Properties → Size; nếu >10 MB, cân nhắc chuyển sang cloud.

9. Kết luận

Việc đính kèm file trong Excel không chỉ giúp tổ chức dữ liệu một cách gọn gàng mà còn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể—lưu trữ nội bộ, chia sẻ nhanh, hay đồng bộ trên cloud—bạn có thể chọn Object, Hyperlink, Comment, Power Query hoặc OneDrive/SharePoint. Đặc biệt, khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, việc kết hợp OneDrive/SharePoint với các phương pháp trên sẽ mang lại sự linh hoạt tối đa và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn toàn bộ kiến thức cần thiết để đính kèm tập tin trong Excel một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và an toàn. Hãy áp dụng ngay các bước trên vào dự án của mình và trải nghiệm sự tiện lợi mà Excel mang lại!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.

Cách Đính Kèm Tập Tin Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z