Có thể bạn quan tâm: Bài Tập Excel Pivot Table: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Lời mở đầu
Microsoft Excel là một trong những công cụ phần mềm phổ biến nhất hiện nay, không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà còn trong học tập và cuộc sống hàng ngày. Đối với những người mới bắt đầu, việc làm quen với Excel có thể gây ra cảm giác bối rối vì giao diện phong phú, rất nhiều tính năng và công cụ. Tuy nhiên, nếu chúng ta bắt đầu từ những bài tập Excel đơn giản, từng bước một, sẽ nhanh chóng nắm bắt được các khái niệm cơ bản và dần dần nâng cao kỹ năng.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một loạt các bài tập Excel đơn giản, được sắp xếp theo cấp độ từ cơ bản đến trung cấp, kèm theo hướng dẫn chi tiết, ví dụ thực tế và mẹo sử dụng. Mục tiêu là giúp bạn:
- Hiểu rõ các thành phần giao diện Excel
- Thực hành các thao tác nhập liệu, định dạng ô
- Sử dụng các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, COUNT
- Tạo biểu đồ minh họa dữ liệu
- Áp dụng công cụ lọc và sắp xếp dữ liệu
- Làm quen với bảng dữ liệu (Table) và công cụ PivotTable
Hãy cùng chúng tôi bắt đầu hành trình chinh phục Excel qua các bài tập thực tiễn nhé!
Có thể bạn quan tâm: Bài Tập Các Hàm Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
1. Làm quen với giao diện Excel
1.1. Mở và tạo một workbook mới
- Mở Excel: Nhấn biểu tượng Excel trên desktop hoặc trong menu Start.
- Tạo file mới: Chọn “Blank workbook” (Sổ làm việc trống).
1.2. Các thành phần chính
| Thành phần | Mô tả |
|---|---|
| Ribbon (Ruy-băng) | Thanh công cụ chứa các tab: Home, Insert, Formulas, Data, Review, View. |
| Worksheet (Bảng tính) | Nơi bạn nhập và xử lý dữ liệu, mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet. |
| Cell (Ô) | Giao diện cơ bản nhất, được xác định bằng địa chỉ cột + hàng (ví dụ A1). |
| Name Box | Hiển thị địa chỉ ô hiện tại, cho phép bạn nhanh chóng di chuyển tới ô khác. |
| Formula Bar | Nơi nhập công thức, hiển thị nội dung của ô đang chọn. |
| Status Bar | Cung cấp thông tin nhanh như tổng, số đếm, ngôn ngữ… |
Bài tập 1: Mở một workbook mới, đổi tên Sheet1 thành “Bảng tính 1”. Đặt tiêu đề “Bảng danh sách sinh viên” ở ô A1, in đậm, cỡ chữ 14, căn giữa.
Có thể bạn quan tâm: Giải Bài Toán Vận Tải Bằng Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
2. Nhập liệu và định dạng cơ bản
2.1. Nhập dữ liệu mẫu
Chúng ta sẽ tạo một bảng danh sách sinh viên gồm các cột: STT, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Điểm trung bình.
| STT | Họ và tên | Ngày sinh | Giới tính | Điểm trung bình |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn Văn A | 12/03/2000 | Nam | 8.2 |
| 2 | Trần Thị B | 25/07/1999 | Nữ | 7.5 |
| 3 | Lê Văn C | 08/11/2001 | Nam | 9.0 |
| 4 | Phạm Thị D | 30/01/2000 | Nữ | 6.8 |
| 5 | Hoàng Văn E | 15/05/1999 | Nam | 8.7 |
Cách nhập:
- Đặt con trỏ vào ô A2, nhập “1”, sau đó kéo xuống để tự động tăng dần (AutoFill).
- Nhập các dữ liệu còn lại theo thứ tự.
2.2. Định dạng dữ liệu
- Cột Ngày sinh: Định dạng ngày (
dd/mm/yyyy). Chọn cột C → Home → Number → Short Date. - Cột Điểm trung bình: Định dạng số thập phân 1 chữ số. Chọn cột E → Home → Number → Number → Đặt Decimal places = 1.
- Tiêu đề cột: Bôi đen dòng 1 → Home → Bold, Fill Color (màu xanh nhạt), Center Align.
Bài tập 2: Thêm 5 sinh viên nữa vào bảng, đồng thời áp dụng định dạng ngày và số thập phân như trên. Đảm bảo các ô tiêu đề vẫn giữ định dạng in đậm, nền màu.
3. Sử dụng các hàm cơ bản
3.1. Hàm SUM – Tính tổng
Mục tiêu: Tính tổng điểm trung bình của tất cả sinh viên.
Công thức:
=SUM(E2:E11)
- Đặt công thức vào ô E12, nhập “=SUM(E2:E11)” → Nhấn Enter.
- Định dạng ô E12 thành Bold, Fill Color (vàng nhạt) để làm nổi bật.
3.2. Hàm AVERAGE – Trung bình cộng
Công thức:
=AVERAGE(E2:E11)
- Đặt vào ô E13, đặt tiêu đề “Trung bình” ở ô D13.
3.3. Hàm COUNT – Đếm số lượng sinh viên
Công thức:
=COUNT(A2:A11)
- Đặt vào ô B13, tiêu đề “Số lượng” ở ô A13.
3.4. Hàm MAX và MIN – Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất
- MAX (Điểm cao nhất):
=MAX(E2:E11)→ ô E14, tiêu đề “Điểm cao nhất”. - MIN (Điểm thấp nhất):
=MIN(E2:E11)→ ô E15, tiêu đề “Điểm thấp nhất”.
Bài tập 3: Thêm một cột “Xếp loại” (cột F). Dùng hàm IF để phân loại: >=8.5 = “Giỏi”, >=7 = “Khá”, >=5 = “Trung bình”, <5 = “Yếu”. Công thức cho ô F2:
excel
=IF(E2>=8.5,"Giỏi",IF(E2>=7,"Khá",IF(E2>=5,"Trung bình","Yếu")))
Sao chép công thức xuống tới F11. Định dạng cột F thành Center Align.
4. Tạo biểu đồ minh họa dữ liệu
4.1. Biểu đồ cột – Điểm trung bình theo sinh viên
- Chọn dữ liệu: Bôi đen cột A và E (STT và Điểm).
- Insert → Column Chart → Clustered Column.
- Chỉnh tiêu đề: Click vào tiêu đề mặc định → gõ “Điểm trung bình sinh viên”.
- Định dạng trục X: Nhấp chuột phải trục X → Format Axis → Axis Options → Đặt Tick Marks = None.
4.2. Biểu đồ tròn – Phân bố xếp loại
- Chọn dữ liệu Xếp loại (cột F) và đếm số lượng từng loại bằng hàm COUNTIF hoặc PivotTable (sẽ giới thiệu sau).
- Insert → Pie Chart → 2-D Pie.
- Thêm Data Labels → Percentage để hiển thị tỉ lệ phần trăm.
Bài tập 4: Tạo một biểu đồ cột cho “Điểm trung bình” và một biểu đồ tròn cho “Phân bố xếp loại”. Đặt cả hai biểu đồ ở một sheet mới có tên “Biểu đồ”.
5. Lọc và sắp xếp dữ liệu
Có thể bạn quan tâm: Bài Tập Excel Tổng Hợp: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
5.1. Sắp xếp theo điểm trung bình giảm dần
- Chọn toàn bộ bảng (A1:F11).
- Data → Sort.
- Sort by: Chọn “Điểm trung bình”, Order: Largest to Smallest.
- Nhấn OK.
5.2. Lọc theo xếp loại
- Chọn bảng → Data → Filter (hoặc nhấn Ctrl+Shift+L).
- Mũi tên lọc xuất hiện ở tiêu đề cột.
- Click vào mũi tên ở cột “Xếp loại”, chọn “Giỏi”. Bảng sẽ chỉ hiển thị các sinh viên có xếp loại Giỏi.
Bài tập 5: Sắp xếp lại bảng theo “Ngày sinh” tăng dần, sau đó lọc để chỉ hiển thị sinh viên “Khá”. Ghi lại kết quả vào một sheet mới có tên “Kết quả lọc”.
6. Tạo Table và sử dụng Structured References
6.1. Chuyển bảng thành Table
- Chọn toàn bộ dữ liệu (A1:F11).
- Insert → Table → Đánh dấu “My table has headers”.
- Đặt tên Table là “tblSinhVien” (Table Design → Table Name).
6.2. Lợi ích của Table
- Tự động mở rộng khi thêm dữ liệu mới.
- Công thức sử dụng Structured References, dễ đọc hơn.
6.3. Công thức tính trung bình bằng Structured Reference
Trong ô Tên “Trung bình” (ví dụ D13), nhập:
=AVERAGE(tblSinhVienĐiểm trung bình)
Bài tập 6: Thêm 3 sinh viên mới vào Table, Excel sẽ tự động mở rộng. Kiểm tra lại công thức trung bình và tổng, chúng phải cập nhật tự động.
7. PivotTable – Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng
7.1. Tạo PivotTable
- Chọn Table “tblSinhVien”.
- Insert → PivotTable → Chọn “New Worksheet”.
- Đặt tên sheet là “Pivot”.
7.2. Thiết lập PivotTable
- Rows: Kéo “Xếp loại” vào khu vực Rows.
- Values: Kéo “Điểm trung bình” vào Values, mặc định sẽ là “Sum”. Thay đổi thành “Average” (Value Field Settings → Average).
- Columns: Kéo “Giới tính” vào Columns để so sánh trung bình điểm giữa nam và nữ.
Kết quả sẽ hiển thị bảng trung bình điểm theo xếp loại và giới tính.
7.3. Thêm slicer (bộ lọc trực quan)
- PivotTable Analyze → Insert Slicer → Chọn “Giới tính”.
- Slicer sẽ cho phép bạn nhanh chóng lọc dữ liệu trong PivotTable chỉ hiển thị nam hoặc nữ.
Bài tập 7: Tạo PivotTable để tính tổng số sinh viên theo “Xếp loại” và “Giới tính”. Thêm slicer cho “Xếp loại”. Đặt PivotTable và slicer ở một sheet mới có tên “Báo cáo”.
8. Bảo vệ và chia sẻ workbook
8.1. Đặt mật khẩu mở file
- File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password.
- Nhập mật khẩu (ví dụ: “excel2026”) → OK.
8.2. Bảo vệ sheet
- Review → Protect Sheet → Đánh dấu “Protect worksheet and contents of locked cells”.
- Cho phép người dùng chỉ Select unlocked cells.
8.3. Chia sẻ file
- File → Share → Save to OneDrive để làm việc cộng tác trực tuyến.
- Hoặc File → Export → Create PDF/XPS Document để gửi bản PDF không thể chỉnh sửa.
Bài tập 8: Đặt mật khẩu mở file và bảo vệ sheet “Bảng tính 1”. Kiểm tra bằng cách mở lại file và cố gắng chỉnh sửa các ô đã bảo vệ.
9. Một số mẹo nhanh giúp làm việc hiệu quả hơn
| Mẹo | Phím tắt | Mô tả |
|---|---|---|
| AutoFill | Ctrl + Drag | Kéo góc ô để tự động điền dãy số, ngày, công thức. |
| Định dạng nhanh | Ctrl + 1 | Mở hộp thoại Format Cells. |
| Chèn hàng/ cột | Ctrl + “+” | Khi chọn hàng hoặc cột, nhấn Ctrl + “+” để chèn. |
| Xóa hàng/ cột | Ctrl + “-” | Khi chọn hàng hoặc cột, nhấn Ctrl + “-”. |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/ tương đối | F4 | Khi đang chỉnh công thức, nhấn F4 để chuyển đổi $A$1 ↔ A$1 ↔ $A1 ↔ A1. |
| Nhân nhanh | Ctrl + Shift + “+” | Nhân một dãy ô đã sao chép. |
| Đánh dấu toàn bộ sheet | Ctrl + A | Nhấn Ctrl + A hai lần để chọn toàn bộ dữ liệu. |
| Tìm và thay thế | Ctrl + H | Tìm kiếm và thay đổi nội dung ô nhanh chóng. |
10. Tổng kết
Qua những bài tập Excel đơn giản trên, bạn đã nắm vững:
- Cú pháp nhập liệu và định dạng: Từ việc nhập dữ liệu, thay đổi kiểu ngày, số thập phân, đến việc áp dụng màu nền, căn chỉnh.
- Các hàm cơ bản: SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, IF, COUNTIF… giúp tính toán nhanh.
- Biểu đồ: Cách tạo và tùy chỉnh biểu đồ cột, tròn để minh họa dữ liệu.
- Lọc, sắp xếp: Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí, lọc nhanh các nhóm dữ liệu.
- Table và Structured References: Quản lý dữ liệu linh hoạt hơn, công thức tự động cập nhật.
- PivotTable: Công cụ mạnh mẽ để tổng hợp, phân tích dữ liệu trong vài giây.
- Bảo mật và chia sẻ: Đặt mật khẩu, bảo vệ sheet, xuất file PDF hoặc lưu trên đám mây.
Hãy thực hành thường xuyên, tạo ra các file Excel thực tế dựa trên nhu cầu công việc hoặc học tập của bạn. Khi đã thành thạo các bài tập này, bạn sẽ tự tin hơn khi đối mặt với các bài toán phức tạp hơn như VLOOKUP, INDEX-MATCH, Power Query, và các macro VBA.
Chúc bạn học Excel thành công và ngày càng nâng cao kỹ năng!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.