Có thể bạn quan tâm: Bảng Excel Tính Thép Sàn: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
I. Giới thiệu chung về Bảng Kê 01 TNDN
1. Bảng Kê 01 TNDN là gì?
Bảng Kê 01 (viết tắt của “Bảng kê thu nhập doanh nghiệp”) là mẫu biểu tài chính bắt buộc mà mọi doanh nghiệp tại Việt Nam phải nộp cho cơ quan thuế mỗi kỳ kê khai. Mẫu này phản ánh toàn bộ doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (thường là tháng hoặc quý). Việc khai báo đúng, đầy đủ và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch tài chính và quyết định chiến lược kinh doanh.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Excel để lập Bảng Kê 01?
- Tiện lợi, linh hoạt: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các công thức, định dạng và biểu đồ một cách nhanh chóng mà không cần phần mềm kế toán phức tạp.
- Chi phí thấp: Hầu hết doanh nghiệp đã có sẵn Microsoft Office, không cần đầu tư thêm phần mềm kế toán chuyên dụng.
- Dễ dàng chia sẻ: File Excel có thể được lưu trữ trên đám mây (OneDrive, Google Drive) và chia sẻ cho kế toán, kiểm toán, hoặc cơ quan thuế.
- Tự động hoá: Nhờ các công thức và macro, việc tính toán thuế, tổng hợp số liệu sẽ diễn ra tự động, giảm thiểu sai sót.
3. Đối tượng áp dụng
Bảng Kê 01 áp dụng cho:
– Doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể.
– Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần (CTCP), công ty hợp danh.
– Các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, bất động sản, v.v.
Có thể bạn quan tâm: Cách Tô Màu Xen Kẽ Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
II. Cấu Trúc Cơ Bản Của Bảng Kê 01
1. Các mục chính trong Bảng Kê 01
| STT | Nội Dung | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| 1 | Doanh thu chịu thuế GTGT | Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, bao gồm thuế GTGT. |
| 2 | Doanh thu không chịu thuế GTGT | Các khoản thu không thuộc diện chịu thuế GTGT (ví dụ: bán hàng xuất khẩu). |
| 3 | Chi phí được khấu trừ | Các chi phí hợp pháp được phép trừ vào thu nhập chịu thuế (chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, …). |
| 4 | Thu nhập chịu thuế TNDN | Doanh thu chịu thuế – chi phí được khấu trừ. |
| 5 | Thuế TNDN phải nộp | Thuế suất hiện hành (20% hoặc 10% tùy loại hình) tính trên thu nhập chịu thuế. |
| 6 | Các khoản giảm trừ khác | Khấu trừ thuế TNDN (đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, …). |
| 7 | Thuế GTGT phải nộp | Thuế GTGT thu được – thuế GTGT phải nộp. |
| 8 | Tổng cộng các khoản phải nộp | Tổng số tiền thuế TNDN, GTGT và các loại thuế khác (nếu có). |
2. Các bảng phụ trợ thường kèm theo
- Bảng kê chi tiết doanh thu: Liệt kê từng khách hàng, hợp đồng, ngày giao hàng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.
- Bảng kê chi phí: Phân loại chi phí (sản xuất, bán hàng, quản lý…) kèm theo chứng từ gốc.
- Bảng khấu hao tài sản cố định: Đối với doanh nghiệp có tài sản cố định, cần tính khấu hao để giảm trừ thu nhập chịu thuế.
Có thể bạn quan tâm: Bánh Mâm 3 Cây Excel: Cách Tạo, Ứng Dụng Và Mẹo Tối Ưu Hóa Đồ Thị Đánh Giá Hiệu Suất
III. Bước Chuẩn Bị Dữ Liệu Trước Khi Lập Bảng Kê 01 Trong Excel
1. Thu thập chứng từ gốc
- Hóa đơn bán hàng (VAT): Bao gồm thông tin khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.
- Phiếu thu, phiếu chi: Ghi nhận tiền mặt, chuyển khoản.
- Chứng từ chi phí: Hóa đơn mua hàng, chi phí lương, chi phí thuê nhà, điện nước, bảo hiểm,…
- Sổ sách kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
2. Định dạng dữ liệu trong Excel
| Cột | Tên Cột | Định dạng đề xuất | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| A | Ngày | dd/mm/yyyy | Dùng định dạng ngày để tính tự động theo tháng/quý |
| B | Mã chứng từ | Text | Đảm bảo không mất số 0 đầu |
| C | Loại giao dịch | Text (Bán, Mua, Chi phí…) | Dễ dàng lọc và phân loại |
| D | Đối tượng | Text (Khách hàng, Nhà cung cấp…) | |
| E | Số lượng | Number | |
| F | Đơn giá | Currency | |
| G | Thành tiền | Currency | =EF |
| H | Thuế GTGT | Currency | =G10% (nếu áp dụng) |
| I | Tổng cộng | Currency | =G+H |
| J | Ghi chú | Text |
3. Kiểm tra tính hợp lệ
- Kiểm tra trùng lặp: Dùng công cụ “Conditional Formatting” để đánh dấu các mã chứng từ trùng.
- Kiểm tra tổng: Sử dụng công thức
SUMIFđể tổng hợp doanh thu, chi phí theo loại. - Kiểm tra ngày: Đảm bảo tất cả giao dịch nằm trong cùng kỳ kê khai (ví dụ: tháng 3/2026).
IV. Hướng Dẫn Xây Dựng Mẫu Bảng Kê 01 TNDN Trong Excel
1. Tạo file mẫu
- Mở Excel → New → Blank workbook.
- Đặt tên file:
BANG_KE_01_TNDN_Tháng-Năm.xlsx. - Tạo 3 sheet chính:
DULIEU(dữ liệu gốc).BANGKE01(bảng kê tổng hợp).CHITIEU(bảng chi tiết doanh thu & chi phí).
2. Sheet “DULIEU” – Nhập dữ liệu gốc
- Đặt tiêu đề cột như bảng ở mục 3.
- Sử dụng Data Validation để tạo danh sách thả xuống cho cột “Loại giao dịch” (Bán, Mua, Chi phí, Khấu hao…).
- Bảo vệ sheet (
Review → Protect Sheet) để tránh sửa nhầm dữ liệu.
3. Sheet “CHITIEU” – Phân loại chi tiết
- Sử dụng PivotTable:
- Chọn dữ liệu trong sheet
DULIEU. - Insert → PivotTable → New Worksheet (
CHITIEU). - Kéo “Loại giao dịch” vào Rows, “Thành tiền” vào Values, “Thuế GTGT” vào Values.
- Đặt Filter cho “Ngày” để chỉ hiển thị kỳ hiện tại.
- Kết quả: Bảng chi tiết doanh thu, chi phí, thuế GTGT.
4. Sheet “BANGKE01” – Tổng hợp Bảng Kê 01
Có thể bạn quan tâm: Bảng Giá Xe Excel 150: Tất Cả Những Điều Bạn Cần Biết Về Mẫu Xe Độc Đáo Này
a. Đặt tiêu đề
A1: BẢNG KÊ 01 THU NHẬP DOANH NGHIỆP
A2: Tháng: ___________ Năm: ___________
b. Thiết lập các mục (theo bảng ở mục II)
| Ô | Công thức | Ghi chú |
|---|---|---|
| B5 | =SUMIFS(DULIEU!G:G, DULIEU!C:C, "Bán", DULIEU!A:A, ">=01/03/2026", DULIEU!A:A, "<=31/03/2026") | Doanh thu chịu thuế GTGT |
| B6 | =SUMIFS(DULIEU!G:G, DULIEU!C:C, "Bán không GTGT", DULIEU!A:A, ">=01/03/2026", DULIEU!A:A, "<=31/03/2026") | Doanh thu không chịu GTGT |
| B7 | =SUMIFS(DULIEU!G:G, DULIEU!C:C, "Chi phí", DULIEU!A:A, ">=01/03/2026", DULIEU!A:A, "<=31/03/2026") | Tổng chi phí được khấu trừ |
| B8 | =B5 - B7 | Thu nhập chịu thuế TNDN |
| B9 | =B820% | Thuế TNDN (20% chuẩn) |
| B10 | =SUMIFS(DULIEU!H:H, DULIEU!C:C, "Bán", DULIEU!A:A, ">=01/03/2026", DULIEU!A:A, "<=31/03/2026") | Thuế GTGT phải nộp |
| B11 | =B9 + B10 | Tổng các khoản thuế phải nộp |
c. Định dạng
- Bold tiêu đề, Border cho các ô tổng hợp.
- Định dạng tiền tệ (
Currency) cho các ô B5 → B11. - Thêm Conditional Formatting: Nếu thuế TNDN > 0, tô màu nền xanh nhạt để nhấn mạnh.
5. Tự động cập nhật theo tháng
- Tạo Drop‑down trong ô A2 (tháng) và A3 (năm) để người dùng lựa chọn.
- Thay công thức
>=01/03/2026và<=31/03/2026bằng công thức động:excel =DATE($A$3, $A$2, 1) //Ngày đầu kỳ =EOMONTH(DATE($A$3, $A$2, 1),0) //Ngày cuối kỳ - Ví dụ công thức B5 sẽ trở thành:
excel =SUMIFS(DULIEU!G:G, DULIEU!C:C, "Bán", DULIEU!A:A, ">="&DATE($A$3,$A$2,1), DULIEU!A:A, "<="&EOMONTH(DATE($A$3,$A$2,1),0))
V. Các Mẹo Và Thủ Thuật Nâng Cao Khi Sử Dụng Excel
1. Sử dụng Macro để tự động hóa
- Mục tiêu: Khi nhấn nút “Kê khai”, macro sẽ:
- Kiểm tra dữ liệu trùng lặp.
- Tự động cập nhật các công thức.
- Xuất file PDF chuẩn “Bảng Kê 01 – Tháng X – Năm Y”.
- Mã mẫu (đặt vào
ThisWorkbook):vba Sub ExportBKE01() Dim ws As Worksheet Set ws = Sheets("BANGKE01") ' Kiểm tra dữ liệu If Application.WorksheetFunction.CountBlank(ws.Range("B5:B11")) > 0 Then MsgBox "Vui lòng kiểm tra lại dữ liệu trước khi xuất!", vbExclamation Exit Sub End If ' Xuất PDF Dim fileName As String fileName = "BANG_KE_01_TNDN_" & ws.Range("A2").Value & "_" & ws.Range("A3").Value & ".pdf" ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=fileName, Quality:=xlQualityStandard MsgBox "Đã xuất file PDF: " & fileName, vbInformation End Sub - Gán macro này cho một Button (Insert → Shapes → Button) trên sheet
BANGKE01.
2. Sử dụng Power Query để nhập dữ liệu tự động
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng (POS) hoặc ERP, dữ liệu thường được xuất ra file CSV/Excel. Power Query cho phép:
– Kết nối tới nguồn dữ liệu (CSV, SQL Server, API).
– Tự động lọc, chuyển đổi, và nạp vào sheet DULIEU.
– Đặt lịch Refresh mỗi ngày hoặc mỗi khi mở file.
3. Kiểm soát phiên bản
- Lưu file trên OneDrive hoặc SharePoint.
- Bật Version History để theo dõi mọi thay đổi.
- Đặt Permission: chỉ cho phép kế toán chỉnh sửa sheet
DULIEU, các bộ phận khác chỉ xem.
4. Đối chiếu với sổ kế toán
- Sử dụng hàm VLOOKUP hoặc XLOOKUP để so sánh số liệu trên Bảng Kê 01 với sổ cái.
- Ví dụ:
excel =XLOOKUP("Doanh thu", SOTAI!A:A, SOTAI!B:B, "Không tìm thấy") - Nếu sai lệch > 5%, hiển thị cảnh báo bằng
Conditional Formatting.
VI. Quy Trình Kiểm Tra và Nộp Bảng Kê 01
1. Kiểm tra nội bộ
| Bước | Nội dung | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|
| 1 | Đối chiếu doanh thu/chi phí với sổ kế toán | Kế toán trưởng |
| 2 | Kiểm tra công thức tính thuế (đúng thuế suất, giảm trừ) | Kiểm toán nội bộ |
| 3 | Rà soát chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi) | Trưởng phòng tài chính |
| 4 | Xác nhận tổng số tiền thuế phải nộp | Giám đốc tài chính |
| 5 | Lưu bản sao lưu file trên server | IT hỗ trợ |
2. Nộp Bảng Kê 01 qua Cổng Thuế
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống e-Portal của Tổng Cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn).
- Bước 2: Chọn “Kê khai thuế” → “Bảng Kê 01 TNDN”.
- Bước 3: Tải lên file PDF (đã xuất từ Excel) hoặc nhập trực tiếp dữ liệu từ file Excel (nếu hệ thống hỗ trợ).
- Bước 4: Kiểm tra lại tổng số thuế, sau đó “Gửi” và “Xác nhận”.
- Bước 5: Lưu lại Mã số hồ sơ và Biên lai nộp thuế để lưu trữ.
3. Lưu trữ và bảo quản
- Lưu trữ điện tử: Tối thiểu 10 năm trên máy chủ nội bộ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Lưu trữ bản cứng: Nếu doanh nghiệp có quy định, giữ bản in kèm chứng từ gốc trong kho lưu trữ an toàn.
- Sao lưu định kỳ: Tối thiểu mỗi tuần một lần, lưu trên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ backup đám mây.
VII. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Bảng Kê 01 Và Cách Tránh
| Sai lầm | Hậu quả | Giải pháp |
|---|---|---|
| Nhập sai ngày giao dịch (đưa giao dịch của tháng sau vào tháng hiện tại) | Sai số doanh thu, thuế phải nộp | Kiểm tra ngày bằng hàm =TEXT(A2,"mm/yyyy") và lọc trước khi tổng hợp. |
| Không phân biệt doanh thu chịu/không chịu GTGT | Tính thuế GTGT sai | Tạo cột “Loại GTGT” và áp dụng công thức IF để tự động phân loại. |
| Bỏ qua chi phí không được khấu trừ (ví dụ: chi phí cá nhân) | Thu nhập chịu thuế bị tăng, nộp thuế quá mức | Kiểm tra danh sách chi phí được pháp luật cho phép khấu trừ, đánh dấu các chi phí không hợp lệ. |
| Thiếu chứng từ gốc | Rủi ro bị kiểm tra, phạt | Đặt quy trình “Kiểm tra chứng từ trước khi nhập” và lưu trữ chứng từ theo chuẩn ISO. |
| Không cập nhật thuế suất mới (ví dụ: thuế suất TNDN giảm từ 20% xuống 10% cho doanh nghiệp công nghệ) | Tính thuế sai, gây mất lợi nhuận | Theo dõi thông báo của cơ quan thuế, cập nhật công thức =IF(LoạiDoanhNghiep="Công nghệ",10%,20%). |
VIII. Các Công Cụ Hỗ Trợ Bổ Sung
| Công cụ | Mô tả | Lợi ích |
|---|---|---|
| Power BI | Dùng để trực quan hoá dữ liệu Bảng Kê 01 (biểu đồ doanh thu, chi phí, thuế) | Giúp quản lý nhanh chóng nắm bắt xu hướng tài chính. |
| Google Sheets | Cho phép cộng tác thời gian thực, không cần cài đặt Office | Phù hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, làm việc từ xa. |
| Zoho Books / QuickBooks | Phần mềm kế toán tích hợp sẵn mẫu Bảng Kê 01 | Tự động đồng bộ dữ liệu, giảm tải công việc nhập liệu. |
| Macro Recorder | Ghi lại các thao tác lặp lại trong Excel | Dễ dàng tạo macro mà không cần viết code. |
| Add‑in “Kutools for Excel” | Cung cấp hơn 300 tính năng nâng cao (batch insert, merge cells, v.v.) | Tiết kiệm thời gian khi xử lý dữ liệu lớn. |
IX. Lời Kết
Việc lập Bảng Kê 01 TNDN không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quản trị tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất hoạt động, dự báo dòng tiền và tối ưu hoá chi phí. Sử dụng Excel – một công cụ linh hoạt, phổ biến và ít tốn kém – là lựa chọn hợp lý cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bằng cách thực hiện đúng quy trình thu thập chứng từ → nhập dữ liệu → kiểm tra → tổng hợp bằng công thức và PivotTable → xuất file PDF → nộp qua Cổng Thuế, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro sai sót, tăng tính minh bạch và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của cơ quan thuế.
Hãy đầu tư thời gian xây dựng mẫu Excel chuẩn, đào tạo nhân viên kế toán và áp dụng các công cụ tự động hoá (macro, Power Query) để quy trình Bảng Kê 01 trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Khi mọi con số đã được chuẩn hoá và lưu trữ một cách có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Chúc doanh nghiệp của bạn luôn thành công và khai báo thuế đúng, đủ, đúng hạn!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.