Excel là một trong những công cụ phần mềm phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, trường học và cả trong công việc cá nhân. Dù bạn là một nhân viên văn phòng, một sinh viên, một nhà quản lý hay một người làm tự do, việc nắm vững các công thức Excel cơ bản sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết về các công thức Excel cơ bản, cách sử dụng chúng, kèm theo ví dụ thực tế và một số mẹo hữu ích để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc hằng ngày.
Có thể bạn quan tâm: Cài Đặt Ngày Tháng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
1. Tổng Quan Về Công Thức Excel
1.1. Công thức là gì?
Công thức trong Excel là một dãy các toán tử, hàm và tham chiếu ô, được viết bắt đầu bằng dấu bằng (=). Khi bạn nhập công thức vào một ô, Excel sẽ tính toán và trả về kết quả dựa trên các giá trị và hàm được sử dụng.
1.2. Cấu trúc cơ bản của một công thức
- Dấu bằng (=): Bắt đầu mọi công thức.
- Tham chiếu ô: Ví dụ
A1,B2:C5,$A$1(tham chiếu tuyệt đối),A$1(cột tương đối, hàng tuyệt đối). - Toán tử:
+(cộng),-(trừ),(nhân),/(chia),^(lũy thừa),&(nối chuỗi). - Hàm: Ví dụ
SUM(),AVERAGE(),IF(),VLOOKUP(),COUNTIF()…
1.3. Phân loại công thức
- Công thức tính toán đơn giản: Dùng các toán tử cơ bản để thực hiện các phép tính cộng, trừ, nhân, chia.
- Công thức hàm: Sử dụng các hàm tích hợp sẵn của Excel để thực hiện các phép tính phức tạp hơn như tổng, trung bình, đếm, tìm kiếm.
- Công thức mảng (Array Formula): Xử lý nhiều giá trị cùng lúc, thường dùng trong các phiên bản Excel mới (Office 365, Excel 2026) thay vì công thức mảng truyền thống.
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cài Đặt Vntool Cho Excel 2026: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
2. Các Công Thức Cơ Bản Nhất
2.1. Công thức cộng, trừ, nhân, chia
| Công thức | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
=A1+B1 | Cộng giá trị ô A1 và B1 | Nếu A1=10, B1=5 → Kết quả = 15 |
=A1-B1 | Trừ giá trị ô B1 khỏi A1 | Nếu A1=10, B1=5 → Kết quả = 5 |
=A1B1 | Nhân giá trị ô A1 và B1 | Nếu A1=10, B1=5 → Kết quả = 50 |
=A1/B1 | Chia giá trị ô A1 cho B1 | Nếu A1=10, B1=5 → Kết quả = 2 |
=A1^B1 | Lũy thừa A1 mũ B1 | Nếu A1=2, B1=3 → Kết quả = 8 |
Mẹo: Khi sao chép công thức xuống hoặc sang các cột khác, Excel sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu ô (tham chiếu tương đối). Nếu muốn giữ cố định một ô, hãy dùng dấu $ (tham chiếu tuyệt đối). Ví dụ: =$A$1+B1 sẽ luôn tham chiếu tới ô A1.
2.2. Hàm SUM (Tổng)
Cú pháp: =SUM(number1, number2, ...)
number1, number2, …có thể là các số, ô, hoặc dải ô.- Dải ô thường được viết dạng
A1:A10.
Ví dụ:
– =SUM(A1:A10) → Tính tổng các giá trị từ A1 tới A10.
– =SUM(A1, B1, C1) → Tổng ba ô riêng lẻ.
– =SUM(A1:A5, C1:C5) → Tổng hai dải ô không liên tiếp.
2.3. Hàm AVERAGE (Trung bình)
Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2, ...)
Ví dụ:
– =AVERAGE(B1:B10) → Tính trung bình cộng của các giá trị trong cột B từ B1 đến B10.
– =AVERAGE(A1, A2, A3, 100) → Trung bình của ba ô và một số cố định.
2.4. Hàm COUNT và COUNTA
- COUNT: Đếm số ô chứa giá trị số.
=COUNT(A1:A10)→ Đếm số ô có số trong dải A1:A10.- COUNTA: Đếm số ô không rỗng (bao gồm cả văn bản).
=COUNTA(A1:A10)→ Đếm số ô có bất kỳ dữ liệu nào.
2.5. Hàm MIN và MAX
- MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất.
=MIN(C1:C20)- MAX: Tìm giá trị lớn nhất.
=MAX(C1:C20)
2.6. Hàm IF (Nếu)
Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
logical_test: Điều kiện cần kiểm tra (ví dụ:A1>10).value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
Ví dụ:
– =IF(A1>50, "Đạt", "Không đạt") → Nếu A1 > 50, trả về “Đạt”, ngược lại “Không đạt”.
– =IF(B2="Nam", "Anh", "Chị") → Kiểm tra giới tính.
Mở rộng: Lồng nhiều hàm IF để kiểm tra nhiều điều kiện (IF lồng nhau) hoặc sử dụng hàm IFS trong Excel mới.
2.7. Hàm CONCATENATE (Nối chuỗi) và toán tử &
- CONCATENATE:
=CONCATENATE(text1, text2, ...) - & (toán tử nối):
=A1 & " " & B1
Ví dụ:
– =CONCATENATE("Họ: ", A2, ", Tên: ", B2)
– =A2 & " - " & B2 → Nối giá trị ở A2 và B2 với dấu gạch ngang.
Lưu ý: Từ Excel 2026 trở đi, hàm
CONCATvàTEXTJOINđã thay thếCONCATENATEvới tính năng mạnh hơn.
2.8. Hàm TODAY và NOW
- TODAY(): Trả về ngày hiện tại (không có thời gian).
- NOW(): Trả về ngày và thời gian hiện tại.
Ví dụ:
– =TODAY() → 22/06/2026
– =NOW() → 22/06/2026 14:35
2.9. Hàm LEFT, RIGHT, MID (Lấy ký tự)
- LEFT(text, num_chars): Lấy n ký tự đầu từ bên trái.
=LEFT(A1, 3)→ Lấy 3 ký tự đầu của ô A1.- RIGHT(text, num_chars): Lấy n ký tự cuối.
=RIGHT(A1, 2)→ Lấy 2 ký tự cuối.- MID(text, start_num, num_chars): Lấy n ký tự bắt đầu từ vị trí
start_num. =MID(A1, 4, 5)→ Bắt đầu từ ký tự thứ 4, lấy 5 ký tự.
2.10. Hàm ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN
- ROUND(number, num_digits): Làm tròn số.
=ROUND(3.14159, 2)→ 3.14- ROUNDUP(number, num_digits): Làm tròn lên.
=ROUNDUP(3.14159, 2)→ 3.15- ROUNDDOWN(number, num_digits): Làm tròn xuống.
=ROUNDDOWN(3.14159, 2)→ 3.14
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cài Vba Cho Excel 2026: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
3. Các Hàm Thống Kê Nâng Cao
3.1. Hàm SUMIF và SUMIFS
- SUMIF(range, criteria, sum_range): Tính tổng các ô trong
sum_rangethỏa mãncriteriatrênrange. =SUMIF(A1:A10, ">50", B1:B10)→ Tổng các giá trị trong B1:B10 tương ứng với A1:A10 > 50.- SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, …): Đa điều kiện.
=SUMIFS(C1:C20, A1:A20, "Nam", B1:B20, ">100")→ Tổng C khi A là “Nam” và B > 100.
3.2. Hàm COUNTIF và COUNTIFS
- COUNTIF(range, criteria): Đếm số ô thỏa mãn điều kiện.
=COUNTIF(D1:D100, "Hoàn thành")- COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, …): Đếm với nhiều điều kiện.
=COUNTIFS(A1:A100, "Nam", B1:B100, ">30")
3.3. Hàm AVERAGEIF và AVERAGEIFS
- AVERAGEIF(range, criteria, average_range): Trung bình có điều kiện.
=AVERAGEIF(E1:E50, ">80", F1:F50)- AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, …): Trung bình đa điều kiện.
=AVERAGEIFS(G1:G100, H1:H100, "Ký túc xá", I1:I100, "<=2026")
3.4. Hàm LARGE và SMALL
- LARGE(array, k): Giá trị lớn thứ k.
=LARGE(A1:A20, 1)→ Giá trị lớn nhất.=LARGE(A1:A20, 3)→ Giá trị lớn thứ ba.- SMALL(array, k): Giá trị nhỏ thứ k.
=SMALL(A1:A20, 1)→ Giá trị nhỏ nhất.
3.5. Hàm RANK (hoặc RANK.EQ, RANK.AVG)
- RANK.EQ(number, ref, order): Xếp hạng.
=RANK.EQ(C5, C$1:C$20, 0)→ Xếp hạng giảm dần (0 hoặc bỏ qua).=RANK.EQ(C5, C$1:C$20, 1)→ Xếp hạng tăng dần.
4. Hàm Tìm Kiếm Và Tham Chiếu
4.1. VLOOKUP (Vertical Lookup)
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
lookup_value: Giá trị cần tìm.table_array: Dải dữ liệu chứa cột tìm và cột trả về.col_index_num: Số thứ tự cột trả về trongtable_array.range_lookup: FALSE (chính xác) hoặc TRUE (xấp xỉ).
Ví dụ:
Bạn có bảng danh sách nhân viên:
| A (Mã NV) | B (Tên) | C (Phòng) |
|---|---|---|
| NV001 | An | Kinh doanh |
| NV002 | Bình | Marketing |
| NV003 | Chi | HR |
Công thức: =VLOOKUP("NV002", A2:C4, 2, FALSE) → Trả về “Bình”.
Lưu ý:
VLOOKUPchỉ tìm kiếm từ trái sang phải. Nếu cần tìm ở bên trái, dùngINDEX-MATCH.
4.2. HLOOKUP (Horizontal Lookup)
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Chi Tiết Cài Đặt Microsoft Word Và Excel Trên Các Hệ Điều Hành Phổ Biến
Tương tự VLOOKUP nhưng tìm theo hàng ngang.
Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
4.3. INDEX và MATCH
- INDEX(array, row_num, column_num): Trả về giá trị tại vị trí.
- MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type): Trả về vị trí (số thứ tự) của giá trị trong mảng.
Kết hợp: =INDEX(B2:B10, MATCH("An", A2:A10, 0))
Giải thích: MATCH tìm vị trí của “An” trong cột A, sau đó INDEX trả về giá trị tương ứng trong cột B.
4.4. XLOOKUP (Excel 365/2026)
Cú pháp: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, if_not_found, match_mode, search_mode)
- Thay thế VLOOKUP/HLOOKUP, hỗ trợ tìm ngược, tìm từ dưới lên, và trả về giá trị mặc định nếu không tìm thấy.
Ví dụ: =XLOOKUP("NV003", A2:A4, C2:C4, "Không tìm thấy") → Trả về “HR”.
5. Các Hàm Văn Bản (Text Functions)
| Hàm | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| LEN(text) | Độ dài chuỗi | =LEN("Excel") → 5 |
| TRIM(text) | Xóa khoảng trắng thừa đầu/cuối | =TRIM(" Hello ") → “Hello” |
| UPPER(text) | Chuyển thành chữ hoa | =UPPER("excel") → “EXCEL” |
| LOWER(text) | Chuyển thành chữ thường | =LOWER("EXCEL") → “excel” |
| PROPER(text) | Viết hoa chữ đầu mỗi từ | =PROPER("nguyen van a") → “Nguyen Van A” |
| TEXT(value, format_text) | Định dạng số thành chuỗi | =TEXT(A1, "dd/mm/yyyy") |
| VALUE(text) | Chuyển chuỗi thành số | =VALUE("123") → 123 |
| SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, instance_num) | Thay thế chuỗi | =SUBSTITUTE(A1, "2026", "2026") |
| FIND(find_text, within_text, start_num) | Tìm vị trí (phân biệt hoa thường) | =FIND("@", "example@mail.com") → 8 |
| SEARCH(find_text, within_text, start_num) | Tìm vị trí (không phân biệt hoa thường) | =SEARCH("@", "example@mail.com") → 8 |
6. Hàm Ngày Tháng (Date Functions)
| Hàm | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| DATE(year, month, day) | Tạo ngày từ các thành phần | =DATE(2026,6,22) → 22/06/2026 |
| YEAR(serial_number) | Lấy năm | =YEAR(TODAY()) → 2026 |
| MONTH(serial_number) | Lấy tháng | =MONTH(TODAY()) → 6 |
| DAY(serial_number) | Lấy ngày | =DAY(TODAY()) → 22 |
| DATEDIF(start_date, end_date, unit) | Khoảng cách ngày | =DATEDIF(A1, B1, "d") → số ngày |
| EDATE(start_date, months) | Thêm (hoặc trừ) tháng | =EDATE(A1, 3) → ngày sau 3 tháng |
| EOMONTH(start_date, months) | Ngày cuối tháng | =EOMONTH(A1, 0) → ngày cuối tháng của A1 |
| WORKDAY(start_date, days, holidays) | Ngày làm việc tiếp theo | =WORKDAY(A1, 5) → 5 ngày làm việc sau A1 |
| NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays) | Số ngày làm việc giữa hai ngày | =NETWORKDAYS(A1, B1) |
7. Hàm Điều Kiện Nâng Cao
7.1. IFS (Excel 2026 trở lên)
Cú pháp: =IFS(logical_test1, value_if_true1, logical_test2, value_if_true2, …)
- Thay thế chuỗi IF lồng nhau, dễ đọc hơn.
Ví dụ:
=IFS(A1>90, "Xuất sắc", A1>80, "Giỏi", A1>70, "Khá", TRUE, "Cần cải thiện")
7.2. SWITCH (Excel 2026 trở lên)
Cú pháp: =SWITCH(expression, value1, result1, value2, result2, …, default)
- Thay thế cho nhiều IF khi so sánh một biểu thức với các giá trị cố định.
Ví dụ:
=SWITCH(B2, "A", "Xuất sắc", "B", "Giỏi", "C", "Khá", "D", "Trung bình", "Không xác định")
8. Công Thức Mảng (Array Formulas)
8.1. Khái niệm
Công thức mảng cho phép thực hiện tính toán trên một dải ô và trả về một hoặc nhiều kết quả. Trước Excel 365, để nhập công thức mảng, bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter. Từ Excel 365, các công thức mảng động (Dynamic Array) đã tự động mở rộng.
8.2. Ví dụ công thức mảng truyền thống
Tính tổng các giá trị lớn hơn 50 trong dải A1:A10:
=SUM(IF(A1:A10>50, A1:A10, 0))
Sau khi nhập, nhấn Ctrl+Shift+Enter.
8.3. Công thức mảng động (Dynamic Array) trong Excel 365
FILTER: Lọc dữ liệu thỏa điều kiện.
=FILTER(A1:B10, B1:B10>50)
Kết quả sẽ trả về toàn bộ các hàng mà cột B > 50.
UNIQUE: Lấy danh sách các giá trị duy nhất.
=UNIQUE(C1:C20)
SORT: Sắp xếp dữ liệu.
=SORT(A1:B10, 2, -1) // Sắp xếp giảm dần theo cột 2
SEQUENCE: Tạo dãy số.
=SEQUENCE(5,1,1,2) // 1,3,5,7,9
9. Những Mẹo Và Thủ Thuật Khi Sử Dụng Công Thức
9.1. Kiểm tra lỗi công thức
- #DIV/0! – Chia cho 0. Dùng
IFERRORđể xử lý:excel =IFERROR(A1/B1, "Không hợp lệ") - #N/A – Không tìm thấy giá trị. Dùng
IFNAhoặcIFERROR. - #VALUE! – Kiểu dữ liệu không phù hợp (ví dụ: cộng chuỗi với số). Kiểm tra lại kiểu dữ liệu hoặc dùng
VALUE().
9.2. Sử dụng $ để cố định tham chiếu
- $A$1: Cả cột và hàng cố định.
- A$1: Chỉ hàng cố định (khi sao chép sang cột khác).
- $A1: Chỉ cột cố định (khi sao chép sang hàng khác).
9.3. Đặt tên cho dải ô (Named Ranges)
- Chọn dải ô →
Formulas→Define Name.
Ví dụ: Đặt tênSales2025cho dảiB2:B13. Sau đó dùng=SUM(Sales2025)thay vì=SUM(B2:B13)– dễ đọc, dễ bảo trì.
9.4. Sử dụng hàm LET (Excel 365)
Cú pháp: =LET(name1, name_value1, name2, name_value2, …, calculation)
Cho phép gán biến tạm thời, giảm lặp lại và cải thiện tốc độ tính toán.
Ví dụ:
=LET( total, SUM(A1:A10), avg, total/COUNT(A1:A10), IF(avg>50, "Tốt", "Trung bình")
)
9.5. Kiểm tra tham chiếu vòng (circular reference)
Nếu công thức của một ô lại tham chiếu tới chính ô đó (hoặc tới một chuỗi ô tạo vòng), Excel sẽ báo lỗi. Kiểm tra trong Formulas → Error Checking → Circular References.
9.6. Tối ưu hiệu suất
- Tránh dùng quá nhiều công thức mảng lớn trên toàn bảng tính.
- Dùng
Table(Insert → Table) để tự động mở rộng công thức khi thêm dữ liệu. - Khi có nhiều công thức tính toán phức tạp, cân nhắc tạo cột phụ trợ (helper column) để chia nhỏ.
10. Ứng Dụng Thực Tế: 5 Bài Tập Thực Hành
Bài tập 1: Tính lương nhân viên
Bạn có bảng:
| A (Mã NV) | B (Tên) | C (Giờ làm) | D (Giá/giờ) |
|---|---|---|---|
| NV001 | An | 160 | 12 |
| NV002 | Bình | 150 | 13 |
| NV003 | Chi | 170 | 11 |
Yêu cầu: Tính lương thực nhận (giờ làm giá/giờ) và áp dụng thuế 10% nếu lương > 1800.
Công thức:
– Lương gộp: =C2D2
– Lương thực nhận: =IF(C2D2>1800, C2D20.9, C2D2)
Bài tập 2: Xếp hạng điểm thi
Bảng điểm:
| A (Tên) | B (Điểm) |
|---|---|
| An | 85 |
| Bình | 92 |
| Chi | 78 |
| Dũng | 88 |
Yêu cầu: Xếp hạng giảm dần, nếu điểm bằng nhau thì cùng hạng.
Công thức: =RANK.EQ(B2, $B$2:$B$5, 0)
Bài tập 3: Tính ngày hết hạn bảo hành
Ngày mua trong cột A, thời gian bảo hành (tháng) trong cột B.
Công thức: =EDATE(A2, B2)
Bài tập 4: Lọc danh sách khách hàng mua trên 500$ trong tháng
Dữ liệu: Cột A = Tên khách, Cột B = Tổng tiền mua.
Công thức mảng động: =FILTER(A2:B20, B2:B20>500)
Bài tập 5: Tạo mã sản phẩm tự động
Mã sản phẩm gồm: “SP” + năm (4 chữ số) + số thứ tự 3 chữ số.
Giả sử năm trong ô A2, số thứ tự trong B2.
Công thức: =CONCATENATE("SP", TEXT(A2,"0000"), TEXT(B2,"000"))
Hoặc dùng = "SP" & TEXT(A2,"0000") & TEXT(B2,"000").
11. Tổng Kết
Việc nắm vững các công thức Excel cơ bản không chỉ giúp bạn thực hiện các phép tính nhanh chóng mà còn mở ra cánh cửa cho việc phân tích dữ liệu sâu hơn, tạo báo cáo tự động và tối ưu quy trình làm việc. Từ những công thức đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia, tới các hàm thống kê, hàm tìm kiếm và công thức mảng, mỗi công cụ đều có vai trò quan trọng trong việc xử lý và biến dữ liệu thành thông tin có giá trị.
Những điểm cần nhớ:
1. Bắt đầu với dấu = để Excel nhận diện công thức.
2. Sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) khi cần cố định ô.
3. Khai thác các hàm mới như XLOOKUP, FILTER, SORT, SEQUENCE trong Excel 365 để tăng năng suất.
4. Kiểm tra lỗi bằng IFERROR, IFNA để tránh các thông báo lỗi làm gián đoạn báo cáo.
5. Đặt tên dải ô và sử dụng Table để công thức luôn cập nhật khi dữ liệu thay đổi.
Cuối cùng, việc luyện tập thường xuyên là chìa khóa để thành thạo Excel. Hãy áp dụng các công thức đã học vào các dự án thực tế, thử nghiệm các tình huống khác nhau và dần dần mở rộng kiến thức bằng cách khám phá các hàm nâng cao hơn. Khi bạn đã thành thạo các công thức cơ bản, việc học các hàm thống kê phức tạp, Power Query hay Power Pivot sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Chúc bạn thành công trong hành trình chinh phục Excel và nâng cao hiệu suất làm việc!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.