Các Hàm Thường Dùng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Thực Tế

Bởi

Excel là một trong những công cụ phần mềm văn phòng mạnh mẽ và phổ biến nhất hiện nay. Ngoài khả năng tạo bảng tính, vẽ biểu đồ, Excel còn sở hữu một kho tàng các hàm (functions) giúp người dùng thực hiện các phép tính phức tạp, xử lý dữ liệu, và tự động hoá công việc. Tuy nhiên, với hàng trăm hàm có sẵn, người mới bắt đầu thường cảm thấy bối rối và không biết nên học từ đâu. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và giới thiệu chi tiết các hàm thường dùng trong Excel, phân loại theo từng nhóm chức năng, kèm theo ví dụ thực tế, lưu ý khi sử dụng và một số mẹo tối ưu hoá công việc. Mục tiêu là giúp bạn nắm vững những hàm cốt lõi, từ đó tự tin áp dụng chúng vào các bài toán thực tế trong công việc và học tập.

Có thể bạn quan tâm: Cách Vẽ Chart Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Mục lục bài viết

1. Tổng quan về hàm trong Excel

1.1. Định nghĩa và cấu trúc của một hàm

Trong Excel, hàm là một công thức được lập trình sẵn, thực hiện một tác vụ cụ thể như tính tổng, tìm trung bình, tra cứu dữ liệu, xử lý chuỗi ký tự, v.v. Cấu trúc chung của một hàm bao gồm: 

=HÀM(đối_số_1, đối_số_2, …, đối_số_n)
  • Dấu “=”: Bắt đầu mọi công thức trong Excel.
  • Tên hàm: Viết bằng chữ in hoa (không bắt buộc nhưng giúp dễ đọc).
  • Đối số (arguments): Các giá trị, ô tham chiếu, dải ô hoặc công thức con mà hàm cần để thực hiện. Đối số có thể là bắt buộc hoặc tùy chọn.

1.2. Cách nhập và sao chép hàm

  • Nhập trực tiếp vào ô: =SUM(A1:A10)
  • Sử dụng thanh công thức (Formula Bar) để chỉnh sửa.
  • Khi sao chép công thức, Excel tự động điều chỉnh tham chiếu ô dựa trên kiểu tham chiếu (tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp).

1.3. Kiểu tham chiếu ô

  • Tham chiếu tương đối: A1 – thay đổi khi công thức được sao chép.
  • Tham chiếu tuyệt đối: $A$1 – không thay đổi khi sao chép.
  • Tham chiếu hỗn hợp: $A1 hoặc A$1 – chỉ cố định một phần (cột hoặc hàng).

Có thể bạn quan tâm: Cách Làm Excel Cơ Bản: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Người Mới Bắt Đầu

2. Các hàm tính toán cơ bản

2.1. Hàm SUM (tổng)

Cú pháp: =SUM(number1, number2, …)
– Mục đích: Cộng tổng các số hoặc dải ô.
– Ví dụ: =SUM(B2:B10) tính tổng giá trị trong cột B từ hàng 2 đến 10.

2.2. Hàm AVERAGE (trung bình)

Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2, …)
– Mục đích: Tính giá trị trung bình cộng.
– Lưu ý: Bỏ qua các ô trống và ô chứa lỗi.

2.3. Hàm COUNT và COUNTA

  • COUNT: Đếm số ô chứa số. =COUNT(A1:A20)
  • COUNTA: Đếm số ô không trống (bao gồm cả văn bản). =COUNTA(A1:A20)

2.4. Hàm MIN và MAX

  • MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất. =MIN(C1:C15)
  • MAX: Tìm giá trị lớn nhất. =MAX(C1:C15)

2.5. Hàm ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN

  • ROUND: Làm tròn tới số chữ số chỉ định. =ROUND(D2, 2) (làm tròn 2 chữ số thập phân).
  • ROUNDUP: Luôn làm tròn lên.
  • ROUNDDOWN: Luôn làm tròn xuống.

2.6. Hàm MOD (phần dư) và QUOTIENT (phép chia nguyên)

  • MOD: =MOD(15,4) trả về 3.
  • QUOTIENT: =QUOTIENT(15,4) trả về 3 (phần nguyên).

2.7. Hàm POWER và SQRT

  • POWER: =POWER(2,3) trả về 8.
  • SQRT: =SQRT(25) trả về 5.

Có thể bạn quan tâm: Cách Chuyển Đổi File Csv Sang Excel Nhanh Chóng Và Hiệu Quả: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Dùng Mọi Trình Độ

3. Hàm thống kê và phân tích dữ liệu

3.1. Hàm MEDIAN (trung vị)

=MEDIAN(range) trả về giá trị trung vị trong dải ô. Rất hữu ích khi dữ liệu có ngoại lệ (outlier).

3.2. Hàm MODE (giá trị xuất hiện nhiều nhất)

  • MODE.SNGL: Trả về giá trị mode duy nhất. =MODE.SNGL(E1:E30)
  • MODE.MULT: Trả về mảng các giá trị mode (dùng trong công thức mảng).

3.3. Hàm STDEV.P và STDEV.S (độ lệch chuẩn)

  • STDEV.P: Độ lệch chuẩn cho toàn bộ tập hợp dân số.
  • STDEV.S: Độ lệch chuẩn mẫu.

3.4. Hàm VAR.P và VAR.S (phương sai)

Tương tự như STDEV, nhưng trả về giá trị phương sai.

3.5. Hàm PERCENTILE.EXC và PERCENTILE.INC

  • PERCENTILE.EXC: Tính phần trăm loại trừ các giá trị đầu và cuối.
  • PERCENTILE.INC: Bao gồm toàn bộ dữ liệu.

3.6. Hàm RANK.EQ và RANK.AVG

  • RANK.EQ: Xếp hạng giá trị, nếu trùng nhau trả về cùng một vị trí.
  • RANK.AVG: Nếu trùng, trả về vị trí trung bình.

4. Hàm logic

4.1. IF (nếu)

Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
– Ví dụ: =IF(F2>1000, "Lớn", "Nhỏ")

4.2. IFERROR và IFNA

  • IFERROR: Trả về giá trị thay thế khi công thức trả về lỗi. =IFERROR(A1/B1, 0)
  • IFNA: Chỉ bắt lỗi #N/A.

4.3. AND, OR, NOT

  • AND: =AND(condition1, condition2, …) trả về TRUE nếu tất cả đúng.
  • OR: =OR(condition1, condition2, …) trả về TRUE nếu ít nhất một đúng.
  • NOT: Đảo ngược giá trị logic.

4.4. SWITCH (Excel 2026 trở lên)

Cho phép thay thế lồng nhau của IF.
=SWITCH(value, match1, result1, match2, result2, …, default)

4.5. IFS (Excel 2026 trở lên)

Cho phép nhiều điều kiện mà không cần lồng nhau.
=IFS(condition1, result1, condition2, result2, …)

5. Hàm tra cứu và tham chiếu

5.1. VLOOKUP (tìm kiếm dọc)

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

  • lookup_value: Giá trị cần tìm.
  • table_array: Bảng dữ liệu (cột đầu tiên phải chứa lookup_value).
  • col_index_num: Số thứ tự cột trả về (bắt đầu từ 1).
  • range_lookup: FALSE để tìm chính xác, TRUE cho xấp xỉ.

Lưu ý: VLOOKUP chỉ tìm từ trái sang phải, không thể tra cứu ngược.

5.2. HLOOKUP (tìm kiếm ngang)

Tương tự VLOOKUP nhưng dọc và ngang hoán đổi.

5.3. INDEX + MATCH (kết hợp)

  • INDEX trả về giá trị tại vị trí xác định trong một dải.
  • MATCH trả về vị trí tương đối của một giá trị trong dải.

Công thức mẫu:
=INDEX(B2:B100, MATCH(E2, A2:A100, 0))

  • Ưu điểm: Có thể tra cứu ngược, hiệu suất cao hơn VLOOKUP khi dải dữ liệu lớn.

5.4. XLOOKUP (Excel 365, 2026)

Công thức mới, thay thế VLOOKUP và HLOOKUP.

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, if_not_found, match_mode, search_mode)

  • match_mode: 0 (chính xác), -1 (nhỏ hơn), 1 (lớn hơn).
  • search_mode: 1 (tìm từ trên xuống), -1 (tìm ngược).

5.5. FILTER (Excel 365)

Lọc dữ liệu dựa trên điều kiện.

=FILTER(array, include, if_empty)

Ví dụ: =FILTER(A2:C100, B2:B100="Hoàn thành") trả về các dòng có trạng thái “Hoàn thành”.

5.6. SORT và SORTBY

  • SORT: Sắp xếp dải dữ liệu.
  • SORTBY: Sắp xếp dựa trên một dải phụ trợ.

5.7. UNIQUE (Excel 365)

Trả về danh sách các giá trị duy nhất trong dải.

=UNIQUE(A2:A50)

6. Hàm xử lý chuỗi ký tự

6.1. CONCAT, TEXTJOIN và CONCATENATE

  • CONCAT: Nối các chuỗi, không hỗ trợ ngăn cách. =CONCAT(A2, B2)
  • TEXTJOIN: Nối chuỗi với ký tự phân cách, có thể bỏ qua ô trống. =TEXTJOIN(", ", TRUE, A2:A10)
  • CONCATENATE (cũ): =CONCATENATE(A2, " - ", B2)

6.2. LEFT, RIGHT, MID

  • LEFT(text, num_chars): Lấy ký tự bên trái.
  • RIGHT(text, num_chars): Lấy ký tự bên phải.
  • MID(text, start_num, num_chars): Lấy ký tự từ vị trí bất kỳ.

6.3. LEN và TRIM

  • LEN: Độ dài chuỗi. =LEN(A2)
  • TRIM: Loại bỏ khoảng trắng thừa. =TRIM(A2)

6.4. SUBSTITUTE và REPLACE

  • SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, instance_num): Thay thế một chuỗi con.
  • REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text): Thay thế dựa trên vị trí.

6.5. FIND và SEARCH

  • FIND: Tìm vị trí của chuỗi con (phân biệt hoa thường).
  • SEARCH: Không phân biệt hoa thường.

6.6. TEXT (định dạng số thành chuỗi)

=TEXT(value, format_text)

Ví dụ: =TEXT(TODAY(),"dd/mm/yyyy") trả về ngày hiện tại dưới dạng chuỗi “22/06/2026”.

7. Hàm ngày tháng

7.1. TODAY và NOW

Các Hàm Thường Dùng Trong Excel
Các Hàm Thường Dùng Trong Excel

Có thể bạn quan tâm: Công Thức Excel Hàm If: Hướng Dẫn Chi Tiết, Ứng Dụng Thực Tiễn Và Mẹo Tối Ưu

  • TODAY(): Trả về ngày hiện tại (không có thời gian).
  • NOW(): Trả về ngày và thời gian hiện tại.

7.2. DATE, YEAR, MONTH, DAY

  • DATE(year, month, day): Tạo ngày từ các thành phần.
  • YEAR(date), MONTH(date), DAY(date): Trích xuất thành phần.

7.3. DATEDIF (không hiển thị trong danh sách hàm nhưng vẫn hoạt động)

Tính khoảng cách giữa hai ngày.

=DATEDIF(A2, B2, "d") trả về số ngày giữa A2 và B2. Các mã “d”, “m”, “y”, “ym”, “md”, “yd” cho các kiểu tính.

7.4. NETWORKDAYS và WORKDAY

  • NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays): Số ngày làm việc (không kể cuối tuần và ngày nghỉ).
  • WORKDAY(start_date, days, holidays): Ngày làm việc sau một số ngày làm việc.

7.5. EOMONTH (End of Month)

=EOMONTH(start_date, months) trả về ngày cuối cùng của tháng, cách start_date n tháng.

7.6. WEEKDAY và WEEKNUM

  • WEEKDAY(date, return_type): Số thứ tự ngày trong tuần (1‑7).
  • WEEKNUM(date, return_type): Số tuần trong năm.

8. Hàm tài chính

8.1. PV (Present Value) – Giá trị hiện tại

=PV(rate, nper, pmt, fv, type)

8.2. FV (Future Value) – Giá trị tương lai

=FV(rate, nper, pmt, pv, type)

8.3. NPV (Net Present Value) – Giá trị hiện tại ròng

=NPV(rate, value1, value2, …)

8.4. IRR (Internal Rate of Return) – Lãi suất nội bộ

=IRR(values, guess)

8.5. PMT – Thanh toán định kỳ cho khoản vay

=PMT(rate, nper, pv, fv, type)

8.6. RATE – Tỷ lệ lãi suất

=RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess)

Những hàm trên thường được sử dụng trong phân tích tài chính, lập kế hoạch ngân sách, và mô phỏng đầu tư.

9. Hàm mảng (Array Functions) – Excel 365

9.1. SEQUENCE

Tạo dải số tuần tự.

=SEQUENCE(rows, columns, start, step)

Ví dụ: =SEQUENCE(5,1,10,2) trả về {10;12;14;16;18}.

9.2. FILTER (đã giới thiệu) – Kết hợp với các hàm mảng để tạo báo cáo động.

9.3. UNIQUE (đã giới thiệu) – Rút gọn danh sách.

9.4. SORT, SORTBY – Sắp xếp dữ liệu mảng.

9.5. LET – Định nghĩa biến trong công thức, giúp công thức ngắn gọn và nhanh hơn.

=LET(x, A1:A10, y, B1:B10, SUM(xy))

9.6. LAMBDA – Tạo hàm tùy chỉnh trong Excel (từ 2026).

=LAMBDA(a,b, a+b) tạo hàm cộng hai số, sau đó lưu dưới tên tùy chỉnh.

10. Các mẹo và lưu ý khi sử dụng hàm

10.1. Tránh lồng quá nhiều hàm

Quá nhiều hàm lồng nhau làm công thức khó đọc và giảm hiệu suất. Hãy dùng LET để tách các phần tính toán thành biến trung gian.

10.2. Kiểm tra lỗi với IFERROR/IFNA

Khi công thức có khả năng trả về lỗi (VD: VLOOKUP không tìm thấy), bọc bằng IFERROR để trả về giá trị mặc định, tránh #N/A lan ra các ô tính.

10.3. Sử dụng định dạng bảng (Table)

Khi dữ liệu được chuyển thành Table (Ctrl+T), các công thức có thể sử dụng structured references như Column1 thay vì $A$2:$A$100, giúp công thức tự mở rộng khi thêm dòng.

10.4. Tối ưu hoá VLOOKUP với cột chỉ mục

Nếu VLOOKUP phải tra cứu trên dải rộng, hãy tạo một cột chỉ mục (index column) để giảm kích thước dải tra cứu, hoặc chuyển sang XLOOKUP/INDEX-MATCH.

10.5. Kiểm tra kiểu dữ liệu

Đối với các hàm ngày tháng, đảm bảo ô chứa ngày thực sự là kiểu ngày (Number), không phải chuỗi. Dùng =DATEVALUE để chuyển chuỗi thành ngày nếu cần.

10.6. Sử dụng tính năng “Evaluate Formula”

Trong tab Formulas → Evaluate Formula giúp bạn xem từng bước tính toán của công thức, rất hữu ích khi gỡ lỗi.

11. Ứng dụng thực tế – 5 ví dụ hoàn chỉnh

11.1. Báo cáo doanh thu theo khu vực

Giả sử có bảng Sales:

A (Region)B (Product)C (Date)D (Quantity)E (Unit Price)
NorthA01/01/20261015,000
SouthB03/01/2026520,000
……………

Mục tiêu: Tính doanh thu (Quantity Unit Price) cho mỗi khu vực và hiển thị top 3 khu vực.

Bước 1: Thêm cột Revenue (F) = =D2E2.

Bước 2: Dùng PivotTable hoặc hàm SUMIFS:

=SUMIFS(F:F, A:A, "North") – tính doanh thu của khu vực North.

Bước 3: Để lấy top 3, dùng SORT + UNIQUE: 

=LET( rev, SUMIFS(F:F, A:A, UNIQUE(A:A)), region, UNIQUE(A:A), sorted, SORTBY(CHOOSE({1,2}, region, rev), rev, -1), INDEX(sorted, SEQUENCE(3), {1,2})
)

Công thức trên trả về một mảng 3×2: khu vực và doanh thu tương ứng, sắp xếp giảm dần.

11.2. Kiểm tra hạn sử dụng sản phẩm

Bảng Products có cột ExpirationDate (cột D). Muốn đánh dấu “Sắp hết hạn” nếu còn dưới 30 ngày.

=IF(D2 - TODAY() <= 30, "Sắp hết hạn", "Còn đủ")

Nếu muốn tô màu tự động, áp dụng Conditional Formatting với công thức trên.

11.3. Tính lãi suất vay ngân hàng

Giả sử: Lãi suất 5%/năm, thời gian vay 3 năm, số tiền vay 500,000, trả góp hàng tháng.

Công thức tính khoản thanh toán hàng tháng (PMT):

=PMT(5%/12, 312, -500000)

Kết quả sẽ là số tiền phải trả mỗi tháng (kèm dấu âm vì là dòng tiền ra).

11.4. Tự động tạo mã khách hàng

Mã khách hàng gồm: “KH” + năm + số thứ tự 4 chữ số.

Giả sử cột A chứa ngày đăng ký (Date). 

=LET( yr, TEXT(A2, "yyyy"), seq, TEXT(ROW(A2)-1, "0000"), "KH"&yr&seq
)

Khi sao chép xuống, mã sẽ tự động tăng.

11.5. Phân tích độ lệch chuẩn doanh thu tháng

Bảng MonthlySales: cột A = Tháng, cột B = Doanh thu.

  • Trung bình: =AVERAGE(B:B)
  • Độ lệch chuẩn: =STDEV.S(B:B)
  • Độ lệch chuẩn phần trăm: =STDEV.S(B:B)/AVERAGE(B:B)

Sau đó dùng Conditional Formatting để tô màu các tháng có doanh thu thấp hơn trung bình – 1STDEV.

12. Kết luận

Các hàm trong Excel không chỉ là công cụ tính toán mà còn là “ngôn ngữ” giúp bạn biến dữ liệu thô thành thông tin có giá trị. Bằng việc nắm vững các hàm cơ bản (SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP), các hàm nâng cao (XLOOKUP, FILTER, LET, LAMBDA) và biết cách kết hợp chúng một cách hợp lý, bạn sẽ:

  1. Tiết kiệm thời gian: Tự động hoá các tác vụ lặp lại.
  2. Giảm sai sót: Thay vì tính toán thủ công, công thức sẽ luôn chính xác (miễn là công thức được thiết kế đúng).
  3. Nâng cao khả năng phân tích: Thực hiện các phân tích thống kê, tài chính, và báo cáo động chỉ với vài công thức.

Hãy bắt đầu thực hành ngay: tạo một bảng dữ liệu mẫu, áp dụng các hàm đã học, và dần dần mở rộng phạm vi ứng dụng. Khi gặp khó khăn, hãy dùng tính năng Help (F1), Insert Function (fx), hoặc tìm kiếm trực tuyến – cộng đồng Excel luôn sẵn sàng chia sẻ kiến thức.

Chúc bạn thành công trong việc khai thác sức mạnh của Excel và trở thành “siêu nhân” dữ liệu trong công việc!

⚠️
LƯU Ý QUAN TRỌNG: Miễn trừ trách nhiệm: Mặc dù chúng tôi luôn nỗ lực để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của thông tin, nhưng các quy định về giáo dục và tuyển sinh có thể thay đổi theo thời gian. BigSchool không chịu trách nhiệm về bất kỳ sai sót nào hoặc kết quả phát sinh từ việc sử dụng thông tin trên trang này. Độc giả nên liên hệ trực tiếp với nhà trường hoặc cơ quan chức năng để có thông tin mới nhất. Ngoài ra, BigSchool tuyệt đối không bán sản phẩm, khóa học hay cung cấp dịch vụ được nhắc đến trong bài.

Viết một bình luận