Có thể bạn quan tâm: Tạo Gantt Chart Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
Giới thiệu chung
Trong môi trường văn phòng hiện đại, việc sử dụng các phím tắt (shortcut keys) là một trong những cách hiệu quả nhất để tăng tốc độ làm việc, giảm thiểu sai sót và giảm áp lực cho mắt khi phải liên tục di chuyển chuột. Đặc biệt, hai phần mềm phổ biến nhất trong bộ Office – Microsoft Word và Microsoft Excel – đều có hàng chục, thậm chí hàng trăm phím tắt được tích hợp sẵn, phục vụ cho mọi nhu cầu từ soạn thảo văn bản, chỉnh sửa định dạng, đến xử lý dữ liệu, tính toán và tạo báo cáo. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết các phím tắt quan trọng nhất cho Word và Excel, phân loại theo chức năng, kèm theo một số mẹo sử dụng thực tế giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ này.
Có thể bạn quan tâm: Hàm So Sánh Lớn Nhỏ Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Tới Z
1. Các phím tắt cơ bản trong Microsoft Word
1.1. Phím tắt di chuyển con trỏ
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| ← / → | Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự |
| Ctrl + ← / Ctrl + → | Nhảy qua một từ |
| Home | Đưa con trỏ về đầu dòng |
| End | Đưa con trỏ về cuối dòng |
| Ctrl + Home | Đưa con trỏ về đầu tài liệu |
| Ctrl + End | Đưa con trỏ về cuối tài liệu |
| Page Up / Page Down | Lên/xuống một màn hình |
| Ctrl + Page Up / Ctrl + Page Down | Chuyển qua các tab (section) trong tài liệu (đối với Word 2026 trở lên) |
1.2. Phím tắt chọn văn bản
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Shift + ← / Shift + → | Chọn ký tự bên trái/phải |
| Ctrl + Shift + ← / Ctrl + Shift + → | Chọn một từ |
| Shift + Home / Shift + End | Chọn từ vị trí hiện tại tới đầu/cuối dòng |
| Ctrl + Shift + Home / Ctrl + Shift + End | Chọn từ vị trí hiện tại tới đầu/cuối tài liệu |
| Ctrl + A | Chọn toàn bộ nội dung tài liệu |
| Ctrl + Shift + L | Bật/tắt chế độ liệt kê (bulleted list) nhanh |
1.3. Phím tắt định dạng văn bản
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + B | In đậm (Bold) |
| Ctrl + I | In nghiêng (Italic) |
| Ctrl + U | Gạch chân (Underline) |
| Ctrl + Shift + > | Tăng kích thước chữ |
| Ctrl + Shift + < | Giảm kích thước chữ |
| Ctrl + Shift + K | Chuyển thành chữ thường (lowercase) |
| Ctrl + Shift + A | Chuyển thành chữ hoa (uppercase) |
| Ctrl + Shift + L | Tạo/dừng danh sách gạch đầu dòng |
| Ctrl + E | Canh giữa (Center) |
| Ctrl + L | Canh trái (Left) |
| Ctrl + R | Canh phải (Right) |
| Ctrl + J | Canh đều (Justify) |
1.4. Phím tắt thao tác với đoạn văn
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + M | Thụt lề đoạn (Increase Indent) |
| Ctrl + Shift + M | Thu hẹp lề đoạn (Decrease Indent) |
| Ctrl + T | Tạo lề treo (Hanging Indent) |
| Ctrl + Shift + N | Áp dụng kiểu Normal (định dạng mặc định) |
| Ctrl + 1 | Đặt khoảng cách dòng đơn |
| Ctrl + 2 | Đặt khoảng cách dòng đôi |
| Ctrl + 5 | Đặt khoảng cách 1.5 dòng |
| Ctrl + Q | Xóa định dạng đoạn (đặt lại về mặc định) |
1.5. Phím tắt thao tác với tài liệu
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + N | Tạo tài liệu mới |
| Ctrl + O | Mở tài liệu có sẵn |
| Ctrl + S | Lưu tài liệu |
| F12 | Lưu tài liệu với tên mới (Save As) |
| Ctrl + P | In tài liệu |
| Ctrl + W hoặc Ctrl + F4 | Đóng tài liệu hiện tại |
| Ctrl + F | Mở hộp tìm kiếm |
| Ctrl + H | Mở hộp thay thế (Replace) |
| Ctrl + G hoặc F5 | Đi tới vị trí (Go To) – trang, mục, chú thích… |
| Alt + Shift + C | Thêm hoặc xóa bình luận (Comment) |
| Ctrl + Alt + I | Chèn ảnh |
| Ctrl + Alt + T | Chèn bảng |
1.6. Phím tắt đặc biệt cho người dùng nâng cao
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Alt + Shift + D | Chèn ngày hiện tại |
| Alt + Shift + T | Chèn giờ hiện tại |
| Ctrl + Shift + F | Mở hộp Font (phông chữ) |
| Ctrl + Shift + P | Mở hộp Font Size (cỡ chữ) |
| Ctrl + Alt + V | Mở hộp Paste Special |
| Ctrl + Shift + C | Sao chép định dạng (Format Painter) |
| Ctrl + Shift + V | Dán định dạng đã sao chép |
| Alt + F9 | Hiển thị/ẩn mã trường (field codes) |
| F7 | Kiểm tra chính tả và ngữ pháp |
| Shift + F7 | Mở từ điển đồng nghĩa (Thesaurus) |
| Ctrl + Alt + K | Mở cửa sổ ký hiệu (Symbol) |
Có thể bạn quan tâm: Cách Chuyển File Excel Sang Google Sheet: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
2. Các phím tắt quan trọng trong Microsoft Excel
2.1. Di chuyển và chọn ô
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Arrow Keys | Di chuyển ô lên, xuống, trái, phải |
| Ctrl + Arrow | Nhảy tới ô cuối cùng trong vùng dữ liệu (trước khi gặp ô trống) |
| Home | Về ô đầu tiên của hàng hiện tại (cột A) |
| Ctrl + Home | Về ô A1 (đầu trang tính) |
| Ctrl + End | Đến ô cuối cùng có dữ liệu (dòng và cột cuối) |
| Page Up / Page Down | Lên/xuống một màn hình |
| Alt + Page Up / Alt + Page Down | Lên/xuống một màn hình theo chiều ngang |
| Shift + Arrow | Chọn ô liền kề |
| Ctrl + Shift + Arrow | Chọn toàn bộ vùng dữ liệu tới ô cuối cùng |
| Shift + Space | Chọn toàn bộ hàng hiện tại |
| Ctrl + Space | Chọn toàn bộ cột hiện tại |
| Ctrl + A | Chọn toàn bộ bảng (nếu đang trong dữ liệu) hoặc toàn bộ sheet (nếu không có dữ liệu) |
2.2. Thao tác với dữ liệu
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + C | Sao chép |
| Ctrl + X | Cắt |
| Ctrl + V | Dán |
| Ctrl + Alt + V | Dán đặc biệt (Paste Special) |
| Ctrl + D | Sao chép nội dung ô trên xuống (Fill Down) |
| Ctrl + R | Sao chép nội dung ô bên trái sang phải (Fill Right) |
| Ctrl + ; | Chèn ngày hiện tại |
| Ctrl + Shift + ; | Chèn giờ hiện tại |
| Ctrl + ` (dấu huyền) | Hiển thị/ẩn công thức |
| F2 | Chỉnh sửa nội dung ô (Enter edit mode) |
| Alt + Enter | Tạo ngắt dòng trong cùng một ô |
| Ctrl + Shift + L | Bật/tắt bộ lọc (AutoFilter) |
| Ctrl + T | Tạo bảng (Table) từ vùng dữ liệu đã chọn |
| Ctrl + Shift + K | Xóa nội dung ô (Clear contents) |
| Ctrl + – (minus) | Xóa hàng hoặc cột (sau khi chọn) |
| Ctrl + Shift + + (plus) | Chèn hàng hoặc cột mới |
2.3. Định dạng và tính toán nhanh
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + B | In đậm |
| Ctrl + I | In nghiêng |
| Ctrl + U | Gạch chân |
| Ctrl + 1 | Mở hộp Format Cells |
| Alt + H, O, I | Tự động điều chỉnh độ rộng cột |
| Alt + H, O, A | Tự động điều chỉnh chiều cao hàng |
| Ctrl + Shift + $ | Định dạng tiền tệ |
| Ctrl + Shift + % | Định dạng phần trăm |
| Ctrl + Shift + # | Định dạng ngày |
| Ctrl + Shift + @ | Định dạng thời gian |
| Ctrl + Shift + ^ | Định dạng khoa học |
| F4 | Lặp lại hành động cuối cùng (ví dụ: áp dụng định dạng) |
| Alt + = | Tự động chèn hàm SUM cho vùng dữ liệu phía trên |
| Ctrl + Shift + Enter | Nhập công thức mảng (Array formula) |
| Ctrl + ` | Hiển thị công thức thay vì kết quả |
| Ctrl + Shift + U | Mở rộng thanh công thức (formula bar) |
2.4. Quản lý workbook và worksheet
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + N | Tạo workbook mới |
| Ctrl + O | Mở workbook |
| Ctrl + S | Lưu workbook |
| F12 | Lưu với tên mới (Save As) |
| Ctrl + P | In |
| Ctrl + W hoặc Ctrl + F4 | Đóng workbook hiện tại |
| Ctrl + Tab | Chuyển qua các sheet mở trong cùng một workbook |
| Ctrl + Page Up / Page Down | Chuyển sang sheet trước/sau |
| Alt + Shift + F1 | Tạo sheet mới |
| Alt + H, O, R | Đổi tên sheet hiện tại |
| Ctrl + Shift + F3 | Tạo tên vùng (named range) từ các tiêu đề |
| Ctrl + F3 | Mở Trình quản lý tên (Name Manager) |
2.5. Phím tắt giúp tăng năng suất
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + Shift + L | Bật/tắt bộ lọc (AutoFilter) nhanh |
| Ctrl + Space + Shift + Space | Chọn toàn bộ sheet (cả hàng và cột) |
| Ctrl + Shift + O | Chọn các ô chứa comment |
| Alt + F1 | Tạo biểu đồ nhanh dựa trên dữ liệu đã chọn |
| F11 | Tạo biểu đồ mới trong một sheet riêng |
| Ctrl + ` | Chuyển đổi nhanh giữa hiển thị giá trị và công thức |
| Ctrl + Shift + K | Xóa nội dung ô mà không xóa định dạng |
| Ctrl + Alt + V, T | Dán chỉ văn bản (Values) |
| Ctrl + Alt + V, F | Dán chỉ công thức (Formulas) |
| Ctrl + Alt + V, P | Dán định dạng (Formats) |
| Ctrl + 9 / Ctrl + Shift + 9 | Ẩn/hiện hàng |
| Ctrl + 0 / Ctrl + Shift + 0 | Ẩn/hiện cột (trong một số phiên bản) |
3. Cách học và áp dụng phím tắt một cách hiệu quả
3.1. Bắt đầu với “5 phím tắt vàng”
Đối với người mới, việc học quá nhiều phím tắt cùng lúc có thể gây rối. Hãy tập trung vào 5 phím tắt quan trọng nhất trong mỗi phần mềm:
- Word:
Ctrl + B,Ctrl + I,Ctrl + U,Ctrl + C/V/X,Ctrl + S. - Excel:
Ctrl + C/V/X,Ctrl + Z(hoàn tác),Ctrl + S,Ctrl + Arrow,Alt + =.
Sau khi đã thành thạo, dần dần mở rộng sang các phím tắt nâng cao hơn.
3.2. Sử dụng tính năng “Customize Keyboard”
Có thể bạn quan tâm: Tạo Đường Link Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Trong Word và Excel, bạn có thể tùy chỉnh hoặc tạo phím tắt mới cho các lệnh thường dùng bằng cách vào File → Options → Customize Ribbon → Customize Keyboard. Điều này giúp bạn gán một phím tắt ngắn gọn cho các macro hoặc lệnh tùy chỉnh.
3.3. Ghi chú và luyện tập hàng ngày
- Sticky notes: Dán một tờ giấy ghi các phím tắt quan trọng ở gần màn hình làm nhắc nhở.
- Flashcards: Tạo thẻ học (có mặt trước là chức năng, mặt sau là phím tắt) và luyện tập trong 5‑10 phút mỗi ngày.
- Thực hành trong công việc thực tế: Khi thực hiện một công việc thường ngày (ví dụ: nhập dữ liệu, soạn báo cáo), cố gắng áp dụng ít nhất một phím tắt mới.
3.4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Có một số ứng dụng và tiện ích giúp hiển thị phím tắt khi nhấn Alt (ví dụ: KeyCue, CheatSheet trên macOS, Shortcut Manager). Cài đặt và bật chúng sẽ giúp bạn luôn “nhìn thấy” các phím tắt khả dụng.
3.5. Đánh giá lại mỗi tháng
Mỗi tháng, bạn nên dành 15‑20 phút để xem lại các phím tắt đã học, loại bỏ những phím không cần thiết và bổ sung những phím mới phù hợp với công việc hiện tại.
4. Một số mẹo nâng cao cho người dùng chuyên nghiệp
4.1. Tạo macro và gán phím tắt
Trong Word và Excel, macro (VBA) cho phép tự động hoá các thao tác lặp đi lặp lại. Khi macro đã được ghi, bạn có thể gán một phím tắt riêng cho nó:
Sub InsertDateTime() Selection.TypeText Text:=Format(Now, "dd/mm/yyyy hh:mm")
End Sub
Sau khi lưu macro, vào File → Options → Customize Ribbon → Keyboard shortcuts, chọn macro và đặt phím tắt (ví dụ Ctrl + Shift + D). Khi cần chèn ngày giờ, chỉ cần nhấn phím tắt là xong.
4.2. Sử dụng “Quick Access Toolbar” (QAT)
Cả Word và Excel đều có thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) cho phép bạn thêm các lệnh thường dùng. Bạn có thể kéo các lệnh này lên QAT và sau đó gán phím tắt Alt + 1, Alt + 2, … để kích hoạt nhanh.
4.3. Phím tắt cho việc làm việc với bảng (Table) trong Word
- Alt + A, T – Chèn bảng.
- Alt + J, L, C – Thêm cột.
- Alt + J, L, R – Thêm hàng.
- Alt + J, L, D – Xóa hàng hoặc cột.
- Alt + Shift + →/← – Di chuyển cột sang phải/trái.
4.4. Phím tắt cho PivotTable trong Excel
- Alt + N, V – Tạo PivotTable.
- Alt + Shift + = – Tự động tính tổng cho vùng dữ liệu đã chọn.
- Alt + D, P – Mở “PivotTable Analyze” (trong các phiên bản mới).
4.5. Phím tắt “Navigation Pane” trong Word
- Ctrl + F – Mở khung tìm kiếm.
- Ctrl + H – Mở khung thay thế.
- Ctrl + G – Mở khung “Go To” để di chuyển tới tiêu đề, hình ảnh, bảng…
5. Kết luận
Việc nắm vững các phím tắt trong Microsoft Word và Excel không chỉ giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn mà còn giảm thiểu lỗi do việc di chuyển chuột quá nhiều. Bằng cách bắt đầu với những phím tắt cơ bản, sau đó dần dần mở rộng sang các phím tắt nâng cao, tùy chỉnh và sử dụng macro, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, tăng năng suất đáng kể.
Hãy áp dụng những gợi ý trong bài viết, luyện tập thường xuyên và không ngừng cập nhật các phím tắt mới khi Microsoft cập nhật phiên bản. Khi phím tắt trở thành thói quen, bạn sẽ ngạc nhiên trước mức độ nhanh chóng và chính xác trong việc soạn thảo tài liệu, xử lý dữ liệu và tạo báo cáo – những kỹ năng không thể thiếu trong thời đại số hiện nay.
Chúc bạn thành công trên con đường trở thành “siêu nhân” trong việc sử dụng Word và Excel!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.