Có thể bạn quan tâm: Tài Liệu Học Excel Văn Phòng: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao Để Trở Thành Chuyên Gia

Mục lục bài viết

Mở Đầu

Excel là một trong những công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ và phổ biến nhất hiện nay. Trong quá trình làm việc, chúng ta thường phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến định dạng ngày giờ: nhập liệu sai định dạng, chuyển đổi múi giờ, tính toán thời gian, thống kê dữ liệu theo ngày tháng, v.v. Việc đổi ngày giờ trong Excel không chỉ giúp dữ liệu trở nên thống nhất, dễ đọc mà còn hỗ trợ các công thức tính toán chính xác hơn.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, từ những kiến thức cơ bản nhất đến các kỹ thuật nâng cao, giúp bạn tự tin xử lý mọi tình huống liên quan đến ngày giờ trong Excel. Nội dung sẽ bao gồm:

Hiểu cơ bản về định dạng ngày giờ trong Excel.
Cách nhập và chỉnh sửa ngày giờ.
Sử dụng hàm chuyển đổi ngày giờ (DATE, TIME, TEXT, DATEVALUE, TIMEVALUE, …).
Đổi định dạng hiển thị (Custom Format).
Xử lý múi giờ và chuyển đổi UTC.
Tính toán thời gian (cộng, trừ, tính khoảng cách, tính tổng giờ làm).
Các mẹo nhanh và thủ thuật nâng cao (Power Query, VBA).
Giải đáp các câu hỏi thường gặp.

Hãy cùng khám phá từng phần chi tiết dưới đây.

Có thể bạn quan tâm: Cách Tắt Chế Độ Read‑only Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

1. Kiến Thức Cơ Bản Về Ngày Giờ Trong Excel

1.1. Excel Lưu Trữ Ngày Giờ Dưới Dạng Số Thực

Excel không lưu trữ ngày giờ dưới dạng chuỗi ký tự mà sử dụng số thực:

Phần nguyên đại diện cho ngày, bắt đầu từ ngày 0 = 0/1/1900 (trong hệ thống Windows) hoặc 0 = 12/30/1899 (trong hệ thống Macintosh).
Phần thập phân đại diện cho thời gian trong ngày, trong đó 0.5 = 12:00 PM, 0.25 = 6:00 AM, 0.75 = 6:00 PM, …

Ví dụ: Số 44561,75 tương đương ngày 31/12/2026 18:00 (vì 0.75 ngày = 18 giờ).

1.2. Kiểm Tra Kiểu Dữ Liệu

Khi nhập một ô và nhấn Ctrl + ` (dấu huyền) hoặc vào Formulas → Show Formulas, bạn có thể thấy công thức hoặc giá trị thực tế.
Để kiểm tra giá trị nội bộ của một ô, chọn ô và chuyển định dạng sang General. Nếu ô chứa ngày giờ, bạn sẽ thấy số thực.

1.3. Định Dạng Ngày Giờ Mặc Định

Excel cung cấp một số định dạng mặc định:

Định dạng	Ký hiệu hiển thị	Ví dụ
Short Date	dd/mm/yyyy	24/06/2026
Long Date	dddd, mmmm dd, yyyy	Thursday, June 24, 2026
Time	h:mm AM/PM	3:45 PM
24-Hour Time	hh:mm	15:45

Bạn có thể thay đổi định dạng này bằng cách vào Home → Number → Number Format.

Có thể bạn quan tâm: Trừ Tháng Năm Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Cách Nhập Và Chỉnh Sửa Ngày Giờ

2.1. Nhập Ngày Giờ Đúng Cách

Định dạng ngày: dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy tùy vào cài đặt hệ thống. Để tránh nhầm lẫn, nên nhập dưới dạng yyyy-mm-dd (ISO 8601) — Excel luôn nhận ra.
Định dạng thời gian: hh:mm, hh:mm:ss, hh:mm AM/PM.
Kết hợp ngày và giờ: yyyy-mm-dd hh:mm:ss (ví dụ 2026-06-24 14:30:00).

2.2. Sửa Đổi Định Dạng Khi Nhập Sai

Nếu dữ liệu đã nhập dưới dạng text (chuỗi), chúng ta có thể:

Sử dụng Text to Columns:
Chọn cột, vào Data → Text to Columns → Delimited → Next → Next → Column data format: Date → MDY/DYMD/YMD → Finish.
Excel sẽ chuyển chuỗi thành ngày thực.
Dùng hàm DATEVALUE và TIMEVALUE:
=DATEVALUE(A2) chuyển chuỗi ngày thành số ngày.
=TIMEVALUE(A2) chuyển chuỗi thời gian thành phần thập phân.
Kết hợp: =DATEVALUE(A2) + TIMEVALUE(A2) để có ngày giờ đầy đủ.

2.3. Xử Lý Dữ Liệu Nhập Thủ Công

Nếu dữ liệu được nhập theo định dạng không chuẩn (ví dụ 24-06-2026 14h30), ta cần làm sạch:

=DATE(MID(A2,7,4), MID(A2,4,2), LEFT(A2,2)) + TIMEVALUE(SUBSTITUTE(MID(A2,12,5),"h",":"))

Công thức trên tách ngày và giờ, chuyển sang định dạng chuẩn.

3. Các Hàm Đổi Ngày Giờ Cơ Bản

3.1. Hàm DATE và TIME

=DATE(year, month, day) → trả về số ngày.
=TIME(hour, minute, second) → trả về phần thập phân của ngày.

Ví dụ: =DATE(2026,6,24) + TIME(14,30,0) cho kết quả 2026-06-24 14:30:00.

3.2. Hàm TEXT

Dùng để định dạng hiển thị ngày giờ dưới dạng chuỗi:

=TEXT(A2, "dd/mm/yyyy hh:mm")

Kết quả là chuỗi "24/06/2026 14:30".

3.3. Hàm DATEVALUE và TIMEVALUE

=DATEVALUE(text) → chuyển chuỗi ngày thành số ngày.
=TIMEVALUE(text) → chuyển chuỗi thời gian thành phần thập phân.

Lưu ý: TEXT phải ở định dạng nhận dạng được của hệ thống; nếu không, hàm sẽ trả về lỗi #VALUE!.

3.4. Hàm YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND

Lấy từng thành phần của ngày giờ:

=YEAR(A2) // Năm
=MONTH(A2) // Tháng
=DAY(A2) // Ngày
=HOUR(A2) // Giờ
=MINUTE(A2) // Phút
=SECOND(A2) // Giây

Bạn có thể kết hợp lại để tạo ngày mới:

=DATE(YEAR(A2)+1, MONTH(A2), DAY(A2))

3.5. Hàm NETWORKDAYS và WORKDAY

Tính số ngày làm việc giữa hai ngày (bỏ qua cuối tuần và ngày lễ):

=NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays)
=WORKDAY(start_date, days, holidays)

4. Đổi Định Dạng Hiển Thị (Custom Format)

4.1. Truy Cập Vào Custom Format

Chọn ô → Home → Number → More Number Formats → Custom.
Nhập mã định dạng tùy chỉnh.

4.2. Các Mã Định Dạng Thông Dụng

Mã	Mô tả	Ví dụ
`dd`	Ngày có 2 chữ số	`04`
`d`	Ngày không có 0 phía trước	`4`
`mmmm`	Tên tháng đầy đủ	`June`
`mmm`	Tên tháng rút gọn	`Jun`
`mm`	Tháng số (2 chữ số)	`06`
`yyyy`	Năm 4 chữ số	`2026`
`yy`	Năm 2 chữ số	`26`
`hh`	Giờ 24h	`14`
`hh` (AM/PM)	Giờ 12h	`02`
`mm` (phần phút)	Phút	`30`
`ss`	Giây	`45`
`AM/PM`	Hiển thị AM hoặc PM	`PM`
`$-en-USdddd`	Tên ngày trong tuần (tiếng Anh)	`Thursday`

Ví dụ: Định dạng dd-mmm-yyyy hh:mm:ss AM/PM sẽ hiển thị 24-Jun-2026 02:30:00 PM.

4.3. Định Dạng Điều Kiện (Conditional Formatting)

Bạn có thể thay đổi màu nền dựa trên giá trị ngày:

Chọn vùng dữ liệu.
Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula.
Nhập công thức, ví dụ =A2<TODAY() để tô màu các ngày đã qua.

5. Xử Lý Múi Giờ Và Chuyển Đổi UTC

5.1. Khái Niệm Múi Giờ

UTC (Coordinated Universal Time) là chuẩn thời gian quốc tế.
Các múi giờ địa phương là UTC + offset (ví dụ: Việt Nam = UTC+7).

5.2. Chuyển Đổi Giữa Các Múi Giờ

Giả sử cột A chứa ngày giờ UTC và bạn muốn chuyển sang UTC+7:

=A2 + TIME(7,0,0)

Nếu muốn chuyển ngược lại (UTC+7 → UTC):

=A2 - TIME(7,0,0)

5.3. Sử Dụng Hàm `DATEADD` trong Power Query

Nếu làm việc với dữ liệu lớn, Power Query (Get & Transform) cung cấp hàm DateTime.AddZone:

DateTime.AddZone(DateTimeUTC, 7) // Thêm 7 giờ

5.4. Tự Động Xác Định Múi Giờ Từ Tên Thành Phố

Có thể bạn quan tâm: Tài Liệu Vba Excel Pdf: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Bạn có thể xây dựng bảng tra cứu:

Thành phố	Múi giờ (UTC)
Hà Nội	+7
New York	-5
London	0
Tokyo	+9

Sau đó dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP để lấy offset và cộng vào ngày giờ.

=A2 + TIME(VLOOKUP(B2, Table_MuiGio, 2, FALSE),0,0)

6. Tính Toán Thời Gian

6.1. Cộng và Trừ Ngày Giờ

Cộng: =A2 + TIME(2,30,0) → cộng 2 giờ 30 phút.
Trừ: =A2 - 5 → trừ 5 ngày.

6.2. Tính Khoảng Cách Ngày Giờ

=DATEDIF(start_date, end_date, "d") // Số ngày nguyên
=DATEDIF(start_date, end_date, "h") // Số giờ nguyên
=DATEDIF(start_date, end_date, "m") // Số tháng nguyên
=DATEDIF(start_date, end_date, "y") // Số năm nguyên

Lưu ý: DATEDIF là hàm ẩn, không xuất hiện trong danh sách hàm.

6.3. Tính Tổng Giờ Làm Việc

Giả sử cột A là giờ bắt đầu, cột B là giờ kết thúc, cả hai đều là thời gian trong ngày:

=SUMPRODUCT((B2:B100 - A2:A100) 24) // Tổng giờ (đơn vị giờ)

Nếu làm việc qua ngày (đêm qua ngày), dùng công thức:

=SUMPRODUCT(((B2:B100 + (B2:B100 < A2:A100))1 - A2:A100) 24)

6.4. Tính Lương Dựa Trên Thời Gian

= (B2 - A2) 24 HourlyRate

Trước tiên, (B2 - A2) 24 chuyển thời gian sang số giờ, sau đó nhân với mức lương giờ.

7. Mẹo Nhanh Và Thủ Thuật Nâng Cao

7.1. Sử Dụng Power Query Để Đổi Định Dạng Lô

Nếu bạn có hàng ngàn bản ghi ngày giờ không đồng nhất, Power Query giúp làm sạch nhanh:

Data → Get Data → From Table/Range.
Chọn cột ngày giờ, vào Transform → Data Type → Date/Time.
Nếu cần chuyển múi giờ, dùng Add Column → Custom Column và công thức DateTime.AddZone(YourColumn, 7).

Sau khi hoàn thành, nhấn Close & Load để đưa dữ liệu trở lại Excel.

7.2. VBA Đổi Định Dạng Tự Động

Nếu bạn thường xuyên phải đổi định dạng, một macro VBA có thể tiết kiệm thời gian.

Sub ConvertDateTime() Dim rng As Range, cell As Range Set rng = Selection ' Chọn vùng cần chuyển đổi For Each cell In rng If IsDate(cell.Value) Then cell.Value = CDate(cell.Value) ' Chuyển sang Date cell.NumberFormat = "dd/mm/yyyy hh:mm" End If Next cell
End Sub

7.3. Sử Dụng Hàm `LET` (Excel 365) Để Tối Ưu Công Thức

=LET( txt, A2, d, DATEVALUE(LEFT(txt,10)), t, TIMEVALUE(MID(txt,12,8)), d + t
)

Hàm LET giúp lưu trữ các phần tạm thời, làm công thức rõ ràng và nhanh hơn.

7.4. Đánh Dấu Thời Gian Bằng Đơn Vị Thập Lượng

Đôi khi bạn cần đổi thời gian sang phút hoặc giây để tính toán:

Phút: = (A2 - INT(A2)) 1440 (1440 phút trong một ngày).
Giây: = (A2 - INT(A2)) 86400.

7.5. Kiểm Tra Lỗi Nhập Liệu

Sử dụng Data Validation để đảm bảo người dùng chỉ nhập ngày hợp lệ:

Chọn ô → Data → Data Validation.
Allow: Date → Data: between → Start date: =TODAY()-365 → End date: =TODAY()+365.

8. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

8.1. Tại sao một số ngày hiển thị là `#########`?

Đây là dấu hiệu cột không đủ rộng để hiển thị toàn bộ nội dung ngày giờ. Kéo rộng cột hoặc định dạng lại.

8.2. Excel không nhận dạng ngày tháng khi nhập `2026/06/24`?

Do cài đặt định dạng khu vực (Region) của hệ thống có thể là MM/DD/YYYY. Để chắc chắn, nhập dưới dạng 2026-06-24 (ISO) hoặc thay đổi Control Panel → Region → Short date.

8.3. Làm sao để chuyển ngày tháng dạng `24-06-2026` thành ngày thực?

Text to Columns → Delimited → Next → Next → Date: DMY → Finish.
Hoặc dùng công thức: =DATE(MID(A2,7,4), MID(A2,4,2), LEFT(A2,2)).

8.4. Tôi có dữ liệu thời gian dưới dạng `14h30` (với chữ “h”). Làm sao chuyển?

=TIMEVALUE(SUBSTITUTE(A2,"h",":"))

Sau đó, định dạng ô thành hh:mm.

8.5. Cách tính tổng thời gian vượt quá 24 giờ (ví dụ 35:45)?

Định dạng ô Custom: h:mm để hiển thị giờ vượt quá 24.
Công thức: =SUM(A2:A10) → Định dạng h:mm.

8.6. Làm sao tính ngày cuối cùng của tháng?

=EOMONTH(A2,0) // 0 = tháng hiện tại, 1 = tháng kế tiếp

8.7. Tôi muốn tính số ngày giữa hai ngày nhưng không tính ngày cuối cùng?

=DATEDIF(start_date, end_date, "d") - 1

8.8. Excel tự động chuyển ngày sang số (ví dụ `01/01/2026` → `43831`). Làm sao ngăn?

Định dạng ô Text trước khi nhập.
Hoặc nhập dấu ' trước ngày: '01/01/2026.

9. Kết Luận

Việc đổi ngày giờ trong Excel không chỉ là thay đổi định dạng hiển thị mà còn bao gồm việc:

Hiểu cách Excel lưu trữ ngày giờ dưới dạng số thực.
Nhập dữ liệu đúng chuẩn, chuyển đổi từ text sang date/time khi cần.
Sử dụng các hàm mạnh mẽ (DATE, TIME, TEXT, DATEVALUE, TIMEVALUE, DATEDIF, NETWORKDAYS, …).
Định dạng hiển thị tùy chỉnh và áp dụng conditional formatting để trực quan hoá dữ liệu.
Xử lý múi giờ, tính toán thời gian, và tổng hợp giờ làm việc.
Tận dụng Power Query và VBA để tự động hoá quy trình cho dữ liệu lớn.

Bằng việc nắm vững các kiến thức và kỹ thuật trên, bạn sẽ có thể xử lý mọi tình huống ngày giờ trong công việc, từ báo cáo tài chính, quản lý dự án, đến phân tích dữ liệu thời gian thực. Hãy thực hành trên các ví dụ thực tế, tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn, và dần dần trở thành “bậc thầy” trong việc quản lý ngày giờ trên Excel.

Chúc bạn thành công!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.