Có thể bạn quan tâm: Cách Chụp Ảnh Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Mục lục bài viết

Mở Đầu

Trong môi trường làm việc văn phòng, Excel luôn là công cụ không thể thiếu để xử lý dữ liệu, lập báo cáo và thực hiện các phân tích. Một trong những yêu cầu thường gặp khi tạo báo cáo là gạch chân (underline) các ô, văn bản hoặc toàn bộ cột, hàng để làm nổi bật thông tin quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn còn bối rối khi muốn thực hiện việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt là khi cần áp dụng các kiểu gạch chân phức tạp như gạch chân đôi, gạch chân màu, hay gạch chân tự động theo điều kiện.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, toàn diện và thực tiễn về cách gạch chân trong Excel, bao gồm:

Các cách gạch chân cơ bản thông qua thanh công cụ và phím tắt.
Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để gạch chân tự động.
Tạo gạch chân đôi, gạch chân màu và gạch chân tùy chỉnh bằng cách sử dụng Custom Number Format và Borders.
Áp dụng VBA (Macro) để gạch chân hàng hoặc cột theo tiêu chí riêng.
Mẹo tối ưu hoá quy trình gạch chân trong các bảng dữ liệu lớn.

Hãy cùng khám phá chi tiết từng bước để bạn có thể tự tin thao tác gạch chân trong Excel một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt nhất.

Có thể bạn quan tâm: Cách Chấm Công Trên Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

1. Gạch Chân Cơ Bản – Những Phương Pháp Nhanh Nhất

1.1. Sử Dụng Thanh Công Cụ (Ribbon)

Chọn ô hoặc phạm vi ô cần gạch chân: Bạn có thể kéo chuột để chọn nhiều ô, hoặc nhấn giữ Ctrl để chọn các ô rời rạc.
Truy cập tab “Home” trên thanh Ribbon.
Nhấn vào biểu tượng “U” (Underline) nằm trong nhóm “Font”.
Gạch chân đơn: Nhấn một lần để áp dụng gạch chân đơn.
Gạch chân đôi: Nhấn mũi tên nhỏ bên cạnh biểu tượng “U” → Chọn “Double Underline”.

Lưu ý: Khi ô chứa công thức, gạch chân sẽ chỉ ảnh hưởng tới hiển thị của kết quả, không thay đổi công thức.

1.2. Phím Tắt Nhanh

Gạch chân đơn: Ctrl + U – Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu gạch chân cho ô đang được chọn.
Gạch chân đôi: Không có phím tắt mặc định, nhưng bạn có thể tạo phím tắt tùy chỉnh qua File → Options → Customize Ribbon → Customize… và gán phím tắt cho lệnh “Double Underline”.

1.3. Sử Dụng Menu Ngữ Cảnh (Right‑Click)

Nhấp chuột phải vào ô hoặc phạm vi đã chọn.
Chọn Format Cells… → Tab Font → Tích vào ô Underline (Single hoặc Double).
Nhấn OK để áp dụng.

Có thể bạn quan tâm: Cách Bật Macro Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

2. Gạch Chân Tự Động Với Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)

Khi cần gạch chân các giá trị thỏa mãn một tiêu chí nào đó (ví dụ: các số âm, ngày hết hạn, hay giá trị vượt ngưỡng), Conditional Formatting là công cụ mạnh mẽ.

2.1. Bước Đặt Quy Tắc

Chọn phạm vi dữ liệu (có thể là một cột, một hàng hoặc toàn bộ bảng).
Vào Home → Conditional Formatting → New Rule.
Chọn “Use a formula to determine which cells to format”.

2.2. Công Thức Ví Dụ

Mục Tiêu	Công Thức	Mô Tả
Gạch chân các số âm	`=A1<0`	Nếu ô A1 có giá trị < 0, áp dụng gạch chân.
Gạch chân ngày quá hạn (hôm nay)	`=AND(A1<>"",A1<TODAY())`	Kiểm tra ô không rỗng và ngày < ngày hiện tại.
Gạch chân giá trị lớn hơn 1000	`=A1>1000`	Khi giá trị > 1000.

Sau khi nhập công thức, nhấn Format… → Font → Underline → Chọn “Single” hoặc “Double”. Xác nhận lại và OK.

2.3. Lưu Ý Khi Sử Dụng

Tham chiếu tuyệt đối/ tương đối: Đảm bảo công thức sử dụng đúng kiểu tham chiếu (ví dụ $A$1 cho ô cố định, A1 cho ô tương đối).
Hiệu suất: Đối với bảng dữ liệu có hàng ngàn dòng, quá nhiều quy tắc Conditional Formatting có thể làm chậm Excel. Hãy gộp các quy tắc nếu có thể.

3. Gạch Chân Đôi, Màu Sắc và Kiểu Đặc Biệt

3.1. Gạch Chân Đôi

Như đã đề cập ở mục 1.1, bạn có thể chọn “Double Underline” từ thanh Ribbon. Nếu muốn áp dụng gạch chân đôi cho toàn bộ cột, làm như sau:

Có thể bạn quan tâm: Cách Dùng Hàm If Trong Excel: Hướng Dẫn Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Chọn cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột (ví dụ “B”).
Nhấn Ctrl + 1 để mở Format Cells.
Tab Font → Underline → Double → OK.

3.2. Gạch Chân Màu Sắc

Excel không hỗ trợ trực tiếp gạch chân màu trong phần Font. Tuy nhiên, bạn có thể:

Sử dụng Borders (đường viền) dưới ô: Đặt màu viền dưới ô thành màu mong muốn, tạo cảm giác gạch chân màu.
Sử dụng VBA: Đoạn mã dưới đây sẽ gắn màu gạch chân cho ô đang chọn.

Sub UnderlineColor() With Selection.Font .Underline = xlUnderlineStyleSingle .Color = RGB(255, 0, 0) 'Màu đỏ End With
End Sub

Lưu macro, gán phím tắt (ví dụ Ctrl+Shift+U) và chạy khi cần.

3.3. Gạch Chân Với Định Dạng Số Tùy Chỉnh (Custom Number Format)

Nếu muốn gạch chân toàn bộ nội dung của ô mà không làm thay đổi định dạng phông chữ, bạn có thể sử dụng Custom Number Format kết hợp với ký tự gạch chân Unicode (U+0332). Ví dụ:

Chọn ô hoặc phạm vi.
Nhấn Ctrl + 1 → Tab Number → Custom.
Nhập định dạng:

_( #,##0_);_( (#,##0);_( "-"??_);_(@_)

Sau đó, thêm ký tự gạch chân dưới mỗi ký tự bằng cách sử dụng hàm TEXT kết hợp với SUBSTITUTE. Tuy nhiên, cách này phức tạp và thường không cần thiết trong thực tế.

4. Gạch Chân Bằng VBA – Tự Động Hóa Nhiều Nhiệm Vụ

4.1. Gạch Chân Toàn Bộ Cột Khi Nhập Dữ Liệu

Giả sử muốn gạch chân toàn bộ cột C mỗi khi người dùng nhập giá trị vào cột này.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim rng As Range Set rng = Intersect(Target, Me.Columns("C")) If Not rng Is Nothing Then Me.Columns("C").Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle End If
End Sub

Đặt đoạn mã này vào Sheet Module (ví dụ Sheet1). Khi bất kỳ ô nào trong cột C thay đổi, toàn bộ cột C sẽ được gạch chân.

4.2. Gạch Chân Các Hàng Đủ Điều Kiện

Ví dụ: Gạch chân các hàng có cột “Trạng thái” = “Hoàn thành”.

Sub UnderlineCompletedRows() Dim ws As Worksheet, lastRow As Long, i As Long Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Data") lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row For i = 2 To lastRow 'Giả sử tiêu đề ở hàng 1 If ws.Cells(i, "D").Value = "Hoàn thành" Then ws.Rows(i).Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Else ws.Rows(i).Font.Underline = xlUnderlineStyleNone End If Next i
End Sub

Bạn có thể chạy macro này mỗi khi cập nhật dữ liệu hoặc gán nó cho một nút “Cập nhật”.

4.3. Gạch Chân Với Macro Định Dạng Động (Dynamic Formatting)

Nếu muốn một macro cho phép người dùng chọn màu, kiểu gạch chân và phạm vi:

Sub ApplyCustomUnderline() Dim rng As Range Dim uStyle As XlUnderlineStyle Dim uColor As Long On Error Resume Next Set rng = Application.InputBox("Chọn phạm vi cần gạch chân:", Type:=8) If rng Is Nothing Then Exit Sub uStyle = Application.InputBox("Chọn kiểu gạch chân (1=Single, 2=Double):", Type:=1) If uStyle <> xlUnderlineStyleSingle And uStyle <> xlUnderlineStyleDouble Then uStyle = xlUnderlineStyleSingle uColor = Application.InputBox("Nhập màu (RGB) ví dụ 255,0,0 cho đỏ:", Type:=2) If uColor = "" Then uColor = RGB(0, 0, 0) With rng.Font .Underline = uStyle .Color = uColor End With
End Sub

Macro này mở hộp thoại nhập phạm vi, kiểu gạch chân và màu, giúp người dùng linh hoạt mà không cần viết lại mã.

5. Mẹo Tối Ưu Hóa Khi Gạch Chân Trên Dữ Liệu Lớn

Sử dụng Table (Ctrl + T): Khi dữ liệu được chuyển thành Table, bạn chỉ cần áp dụng định dạng cho cột hoặc cột Header, Excel sẽ tự động áp dụng cho các hàng mới được thêm.
Áp dụng Conditional Formatting thay vì VBA: Đối với các quy tắc đơn giản (ví dụ: gạch chân số âm), Conditional Formatting nhanh hơn và không cần bật macro.
Giảm số lượng quy tắc Conditional Formatting: Gộp các quy tắc giống nhau bằng cách sử dụng hàm OR trong công thức.
Sử dụng Styles: Tạo một Cell Style (Home → Styles → New Cell Style) với gạch chân, sau đó áp dụng nhanh cho các ô cần.
Tắt tính năng “Show Gridlines” nếu muốn gạch chân hiển thị rõ ràng hơn trên màn hình.

6. Tổng Kết

Việc gạch chân trong Excel không chỉ đơn thuần là nhấn một nút “U”. Tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô dữ liệu, bạn có thể:

Sử dụng nhanh các phím tắt và thanh Ribbon cho nhu cầu gạch chân đơn giản.
Áp dụng Conditional Formatting để tự động gạch chân theo điều kiện, giúp báo cáo luôn cập nhật mà không cần thao tác thủ công.
Tận dụng Borders và VBA để tạo các kiểu gạch chân màu sắc, gạch chân đôi, hoặc tự động áp dụng cho toàn bộ hàng/cột dựa trên tiêu chí riêng.
Áp dụng các mẹo tối ưu để giảm tải cho Excel khi làm việc với bảng dữ liệu lớn.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các kỹ thuật gạch chân trong Excel từ cơ bản đến nâng cao, đồng thời có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với công việc của mình. Hãy thử áp dụng ngay và chia sẻ trải nghiệm của bạn để cùng cộng đồng Excel ngày càng hoàn thiện hơn!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.

Cách Gạch Chân Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao