Cách Mở 2 File Excel Cùng Lúc: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Có thể bạn quan tâm: Cách Lấy Ảnh Từ Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Để Trích Xuất Hình Ảnh Một Cách Nhanh Chóng Và Hiệu Quả

Lời mở đầu

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc xử lý dữ liệu bằng Microsoft Excel đã trở thành một kỹ năng không thể thiếu. Đối với những người làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, việc so sánh, tổng hợp hoặc trích xuất thông tin từ nhiều file Excel cùng một lúc là một yêu cầu thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách mở hai (hoặc nhiều hơn) file Excel đồng thời một cách hiệu quả, nhanh chóng và an toàn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, đầy đủ các bước và mẹo hữu ích để mở 2 file Excel cùng lúc, đồng thời giới thiệu một số phương pháp nâng cao giúp tối ưu quy trình làm việc.

Lưu ý: Bài viết được viết dựa trên phiên bản Microsoft Excel 2026 trở lên, nhưng hầu hết các phương pháp vẫn áp dụng được cho các phiên bản cũ hơn hoặc cho Excel trong Office 365.

Có thể bạn quan tâm: Cách Lấy Lại Sheet Bị Xóa Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

1. Tại sao cần mở 2 file Excel cùng lúc?

1.1 So sánh dữ liệu

• Kiểm tra tính nhất quán: Khi bạn có hai báo cáo tài chính từ các phòng ban khác nhau, việc mở đồng thời giúp bạn nhanh chóng so sánh số liệu.
• Đối chiếu dữ liệu: So sánh danh sách khách hàng, sản phẩm, hoặc đơn hàng để phát hiện trùng lặp hay thiếu sót.

1.2 Tổng hợp dữ liệu

• Hợp nhất dữ liệu: Khi cần tổng hợp doanh thu từ các chi nhánh, mở nhiều file cùng lúc giúp bạn sao chép và dán nhanh chóng.
• Tạo báo cáo tổng hợp: Kết hợp các bảng tính để tạo báo cáo tổng quan, biểu đồ, pivot table.

1.3 Tự động hoá và macro

• Viết macro: Các nhà phát triển VBA thường cần mở nhiều workbook để thực hiện các thao tác tự động hoá.
• Sử dụng Power Query: Khi lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, mở các file Excel là bước đầu tiên.

Có thể bạn quan tâm: Cách Lưu Excel Sang Word: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

2. Cách mở 2 file Excel cùng lúc trên Windows

2.1 Phương pháp truyền thống: Double‑click từng file

1. Mở File Đầu Tiên: Tìm file Excel đầu tiên trong File Explorer, double‑click để mở.
2. Mở File Thứ Hai: Quay lại File Explorer, double‑click file thứ hai. Excel sẽ mở một cửa sổ mới (hoặc một tab mới trong cùng một cửa sổ tùy vào cài đặt).

Lưu ý: Nếu Excel được cấu hình để mở các workbook trong cùng một cửa sổ (định dạng “single document interface – SDI”), bạn sẽ thấy các file ở các tab khác nhau. Nếu không, mỗi file sẽ mở trong một cửa sổ riêng biệt.

2.2 Sử dụng “Open With” để mở trong cửa sổ mới

• Nhấp chuột phải vào file Excel muốn mở → Open with → Microsoft Excel.
• Lặp lại cho file thứ hai. Cách này giúp chắc chắn rằng mỗi file mở trong một cửa sổ độc lập.

2.3 Kéo‑thả (Drag‑Drop) vào biểu tượng Excel

1. Mở Excel trước (bạn sẽ thấy một cửa sổ trống).
2. Kéo file thứ nhất từ File Explorer thả vào cửa sổ Excel → file mở.
3. Lặp lại với file thứ hai, kéo thả vào cửa sổ Excel khác (nếu bạn đã mở một cửa sổ mới) hoặc vào cùng một cửa sổ nếu muốn.

2.4 Mở nhiều file cùng lúc bằng “Select Multiple”

1. Mở File Explorer và di chuyển tới thư mục chứa các file.
2. Giữ phím Ctrl và click vào từng file Excel muốn mở (hoặc dùng Shift để chọn một dải file liên tiếp).
3. Nhấn Enter hoặc double‑click một trong các file đã chọn. Tất cả các file sẽ mở đồng thời trong Excel.

2.5 Sử dụng lệnh Run (Windows + R)

• Nhấn Windows + R → nhập excel "C:\Đường dẫn\file1.xlsx" → nhấn Enter.
• Lặp lại lệnh cho file thứ hai trong một cửa sổ Run mới hoặc trong cùng một lệnh: excel "C:\Đường dẫn\file1.xlsx" "C:\Đường dẫn\file2.xlsx".

2.6 Tạo Shortcut trên Desktop

1. Nhấp chuột phải trên Desktop → New → Shortcut.
2. Nhập đường dẫn tới file Excel thứ nhất, ví dụ: "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\EXCEL.EXE" "C:\Data\file1.xlsx".
3. Lặp lại cho file thứ hai.
4. Khi cần mở, chỉ cần double‑click vào hai shortcut.

3. Mở 2 file Excel cùng lúc trên macOS

3.1 Double‑click trong Finder

• Tương tự Windows, double‑click từng file trong Finder để mở đồng thời.

3.2 Sử dụng “Open With” → “Microsoft Excel”

• Nhấp chuột phải (hoặc Ctrl + click) vào file → Open With → Microsoft Excel.

3.3 Kéo‑thả vào biểu tượng Excel trong Dock

• Kéo file Excel vào biểu tượng Excel trên Dock, thả ra → file mở.
• Lặp lại cho file thứ hai.

3.4 Mở qua Terminal

open -a "Microsoft Excel" /Users/username/Documents/file1.xlsx
open -a "Microsoft Excel" /Users/username/Documents/file2.xlsx

Mỗi lệnh sẽ mở một file trong một cửa sổ riêng (hoặc tab tùy cấu hình).

4. Cấu hình Excel để hiển thị các file trong cửa sổ/ tab riêng

Excel cho phép bạn chọn cách hiển thị các workbook:

1. File → Options → Advanced (Windows) hoặc Excel → Preferences → General (macOS).
2. Tìm mục “Show all windows in the taskbar” (Windows) hoặc “Show all windows in the Dock” (macOS).
3. Bật tùy chọn này để mỗi workbook mở trong một cửa sổ riêng, giúp việc so sánh trở nên dễ dàng hơn.

Nếu muốn tabbed view (cùng một cửa sổ, nhiều tab), tắt tùy chọn trên. Khi đó, các file sẽ xuất hiện dưới dạng các tab trong cùng một cửa sổ Excel.

5. Sử dụng Power Query để tải nhiều workbook cùng lúc

Có thể bạn quan tâm: Cách Mã Hóa File Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Power Query (Get & Transform) là công cụ mạnh mẽ cho phép bạn lấy dữ liệu từ nhiều file Excel mà không cần mở chúng thủ công.

5.1 Các bước thực hiện

1. Mở Excel → Tab Data → Get Data → From File → From Workbook.
2. Chọn “Folder” thay vì một file cụ thể.
3. Dẫn đến thư mục chứa các file Excel cần lấy dữ liệu, nhấn OK.
4. Power Query sẽ liệt kê tất cả các file trong thư mục. Bạn có thể filter để chỉ lấy 2 file mong muốn.
5. Chọn Combine → Combine & Load để hợp nhất dữ liệu hoặc Transform Data để tùy chỉnh.

5.2 Ưu điểm

• Không cần mở file: Power Query đọc dữ liệu trực tiếp từ file.
• Tự động cập nhật: Khi file nguồn thay đổi, chỉ cần refresh query.
• Tiết kiệm thời gian: Dễ dàng mở và xử lý hàng chục file cùng lúc.

6. Mở nhiều file Excel bằng VBA (Macro)

Nếu bạn thường xuyên phải mở cùng lúc một nhóm file nhất định, viết một macro sẽ giúp tự động hoá hoàn toàn quá trình.

6.1 Ví dụ mã VBA mở 2 file

Sub OpenTwoWorkbooks() Dim wb1 As Workbook, wb2 As Workbook Dim path1 As String, path2 As String path1 = "C:\Data\Report_Jan.xlsx" path2 = "C:\Data\Report_Feb.xlsx" Set wb1 = Workbooks.Open(Filename:=path1, ReadOnly:=False) Set wb2 = Workbooks.Open(Filename:=path2, ReadOnly:=False) ' Đặt focus vào workbook đầu tiên wb1.Activate
End Sub

• Cách sử dụng: Nhấn Alt + F11 → Insert → Module → dán code → chạy macro (F5 hoặc gán nút lệnh).

6.2 Mở nhiều file dựa trên danh sách trong một sheet

Sub OpenWorkbooksFromList() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range, cell As Range Dim wb As Workbook Set ws = ThisWorkbook.Sheets("FileList") ' Sheet chứa danh sách đường dẫn Set rng = ws.Range("A2:A" & ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row) For Each cell In rng If Dir(cell.Value) <> "" Then Set wb = Workbooks.Open(Filename:=cell.Value, ReadOnly:=False) End If Next cell
End Sub

• Lợi ích: Chỉ cần cập nhật danh sách đường dẫn trong sheet “FileList”, macro sẽ mở tất cả các file có trong danh sách.

7. Các phần mềm và tiện ích hỗ trợ mở nhiều file Excel

7.1 Excel Viewer (đối với người không có Office)

• Cho phép mở và xem nhiều file Excel đồng thời, mặc dù không thể chỉnh sửa.

7.2 LibreOffice Calc

• Mở nhiều file Calc trong các tab, thích hợp khi cần so sánh nhanh mà không muốn cài Office.

7.3 Third‑party tools

8. Các vấn đề thường gặp khi mở nhiều file Excel và cách khắc phục

8.1 Excel chạy chậm hoặc treo

• Nguyên nhân: Quá nhiều workbook mở, mỗi workbook chứa macro nặng hoặc bảng tính tính toán phức tạp.
• Giải pháp:
• Đóng các workbook không cần thiết.
• Tắt tính năng Automatic Calculation (Formulas → Calculation Options → Manual).
• Tăng RAM hoặc sử dụng phiên bản 64‑bit của Office.

8.2 Không thể mở file do “File is locked for editing”

• Nguyên nhân: File đang được mở ở chế độ Read‑Only bởi người khác hoặc một tiến trình khác.
• Giải pháp:
• Đợi người dùng khác đóng file.
• Mở file dưới dạng Read‑Only (File → Open → Read‑Only).
• Kiểm tra và tắt các tiến trình Excel ẩn trong Task Manager.

8.3 Mất định dạng khi copy‑paste giữa các workbook

• Nguyên nhân: Các workbook có cấu hình Theme hoặc Style khác nhau.
• Giải pháp:
• Sử dụng Paste Special → Keep Source Formatting.
• Hoặc sao chép Styles qua Cell Styles trong tab Home.

8.4 Lỗi “Excel cannot open the file because the file format or file extension is not valid”

• Nguyên nhân: File bị hỏng hoặc mở bằng phiên bản Excel quá cũ.
• Giải pháp:
• Mở file bằng Open and Repair (File → Open → chọn file → click mũi tên bên nút Open → Open and Repair).
• Cập nhật Office lên phiên bản mới nhất.

9. Lời khuyên tối ưu hoá workflow khi làm việc với nhiều file Excel

1. Sắp xếp file trong thư mục hợp lý – Tạo một folder riêng cho mỗi dự án, đặt tên file có cấu trúc (VD: ProjectA_Q1_2024.xlsx).
2. Sử dụng naming convention – Giúp tìm kiếm nhanh trong File Explorer hoặc Power Query.
3. Áp dụng tính năng “Group” trong Windows – Chọn nhiều file, chuột phải → Send to → New folder để tạo một thư mục tạm thời.
4. Sử dụng tabbed view nếu bạn thích làm việc trong một cửa sổ duy nhất; bật “Show all windows in the taskbar” nếu muốn mỗi file ở một cửa sổ riêng.
5. Tự động hoá bằng VBA hoặc Power Automate – Đối với công việc lặp đi lặp lại, viết macro hoặc flow sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể.
6. Đặt limit cho tính năng tính toán tự động – Khi mở nhiều file, chuyển sang Manual Calculation cho đến khi cần cập nhật kết quả.
7. Sao lưu định kỳ – Khi làm việc với nhiều workbook, rủi ro mất dữ liệu tăng lên. Sử dụng AutoSave (trong Office 365) hoặc lưu file vào OneDrive/SharePoint.

10. Kết luận

Mở 2 file Excel cùng lúc không phải là một thao tác phức tạp, nhưng hiểu rõ các phương pháp và công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi và tối ưu thời gian. Từ cách đơn giản như double‑click, kéo‑thả, cho tới việc sử dụng Power Query, VBA hay các tiện ích bên thứ ba, bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và môi trường làm việc của mình.

Hãy áp dụng những hướng dẫn trên, kết hợp với những mẹo tối ưu hoá workflow, để trở thành “siêu nhân” xử lý dữ liệu trong Excel. Khi đã thành thạo việc mở và quản lý nhiều workbook đồng thời, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc so sánh, tổng hợp và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong công việc.

Bạn có thắc mắc hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc làm việc với nhiều file Excel? Hãy để lại bình luận phía dưới, chúng tôi rất mong được lắng nghe!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.