Cách Tạo Google Docs Và Google Sheets (excel): Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Có thể bạn quan tâm: Cách Tính Xếp Loại Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Giới thiệu chung về Google Docs và Google Sheets

Google Docs và Google Sheets là hai công cụ văn phòng trực tuyến mạnh mẽ, được tích hợp trong bộ ứng dụng Google Workspace (trước đây gọi là G Suite). Chúng cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu (Docs) và bảng tính (Sheets) một cách nhanh chóng, linh hoạt và an toàn trên đám mây. Với Google Docs, bạn có thể viết báo cáo, thư tín, hợp đồng, hay bất kỳ tài liệu văn bản nào mà không cần phần mềm Microsoft Word. Google Sheets, mặt khác, là phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, hỗ trợ tạo bảng tính, biểu đồ, công thức tính toán và phân tích dữ liệu.

Lợi ích khi sử dụng Google Docs và Google Sheets

1. Lưu trữ trên đám mây: Tất cả tài liệu được lưu trên Google Drive, giúp bạn truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
2. Hợp tác thời gian thực: Nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu hay bảng tính đồng thời, thay đổi ngay lập tức.
3. Tự động lưu và phiên bản lịch sử: Mọi thay đổi đều được tự động lưu và bạn có thể xem lại các phiên bản trước.
4. Miễn phí: Đối với người dùng cá nhân, Google Docs và Sheets hoàn toàn miễn phí, chỉ cần một tài khoản Google.
5. Tích hợp với các công cụ khác: Dễ dàng chèn hình ảnh, video, biểu đồ, Google Forms, và liên kết tới các tài liệu khác trong Google Drive.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào cách tạo Google Docs và Google Sheets (Excel) từ việc đăng ký tài khoản Google, tạo tài liệu mới, cấu hình các cài đặt cơ bản, sử dụng các tính năng nâng cao và tối ưu hoá quy trình làm việc.

Có thể bạn quan tâm: Cách Merge Cell Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Để Tối Ưu Hóa Bảng Tính

1. Chuẩn bị: Đăng ký và đăng nhập tài khoản Google

1.1. Tạo tài khoản Google mới

Nếu bạn chưa có tài khoản Google, hãy thực hiện các bước sau:

1. Truy cập vào trang accounts.google.com/SignUp.
2. Nhập họ và tên, địa chỉ email bạn muốn (hoặc tạo địa chỉ Gmail mới), mật khẩu và xác nhận mật khẩu.
3. Nhấn Tiếp theo và làm theo hướng dẫn để hoàn thiện việc xác thực số điện thoại, thêm thông tin khôi phục tài khoản (email phụ) và chấp nhận các điều khoản dịch vụ.
4. Khi tài khoản đã được tạo, bạn sẽ tự động đăng nhập vào tài khoản Google.

1.2. Đăng nhập vào Google Drive

Google Docs và Sheets đều nằm trong Google Drive, vì vậy:

1. Truy cập drive.google.com.
2. Nếu chưa đăng nhập, nhập email và mật khẩu tài khoản Google vừa tạo.
3. Khi vào giao diện Drive, bạn sẽ thấy một không gian trống hoặc danh sách các tệp đã lưu trước đó.

Có thể bạn quan tâm: Cách Làm List Chọn (dropdown List) Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Cách tạo Google Docs (tài liệu văn bản)

2.1. Tạo tài liệu mới từ giao diện Google Drive

Có hai cách nhanh nhất:

• Cách 1: Sử dụng nút “Mới” (New)
• Nhấn vào nút Mới (New) ở góc trái trên cùng.
• Chọn Google Docs → Tài liệu trống (Blank document) hoặc Từ mẫu (From a template) nếu muốn dùng mẫu có sẵn.

• Một tab mới sẽ mở ra, hiển thị tài liệu Google Docs chưa có tiêu đề.

• Cách 2: Sử dụng phím tắt

• Nhấn Shift + T (trong Google Drive) để mở nhanh một tài liệu trống.

2.2. Đặt tên và lưu tài liệu

Sau khi mở tài liệu mới:

1. Nhấp vào “Untitled document” (Tài liệu chưa đặt tên) ở góc trên bên trái.
2. Nhập tên mới, ví dụ: “Báo cáo tháng 5 2026”.
3. Tên sẽ tự động được lưu và đồng bộ lên Google Drive.

2.3. Cấu trúc và định dạng cơ bản

Google Docs cung cấp đầy đủ các công cụ định dạng như trong Microsoft Word:

• Font chữ, kích thước, màu sắc: Thanh công cụ trên cùng.
• Định dạng đoạn văn: Canh lề, thụt đầu dòng, khoảng cách dòng.
• Danh sách: Bullet và số thứ tự.
• Tiêu đề và phụ đề: Sử dụng các kiểu Heading (Heading 1, Heading 2…) để tạo cấu trúc nội dung và tự động tạo mục lục.
• Chèn: Ảnh, bảng, biểu đồ, liên kết, comment, footnote, equation (công thức toán học).

2.4. Sử dụng mẫu (Template) có sẵn

Google Docs có một thư viện mẫu phong phú:

1. Khi tạo tài liệu mới, chọn “Từ mẫu” (From a template).
2. Duyệt các danh mục: Báo cáo, Hợp đồng, Đơn vị, Kế hoạch, Lịch trình…
3. Chọn mẫu phù hợp, ví dụ “Bản đề xuất dự án” hoặc “Biên bản họp”.
4. Mẫu sẽ được mở ra với các placeholder (vị trí chèn nội dung) mà bạn chỉ cần thay thế bằng thông tin thực tế.

2.5. Chia sẻ và cấp quyền

Google Docs cho phép chia sẻ linh hoạt:

1. Nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải.
2. Nhập địa chỉ email người nhận hoặc tạo link chia sẻ (Copy link).
3. Chọn quyền:
4. Viewer (Xem): Người nhận chỉ được xem.
5. Commenter (Bình luận): Có thể bình luận nhưng không chỉnh sửa.
6. Editor (Chỉnh sửa): Có toàn quyền chỉnh sửa.
7. Nhấn Send (Gửi) hoặc Copy link để gửi link qua messenger, email, v.v.

2.6. Phiên bản lịch sử (Version History)

Mỗi lần bạn lưu, Google Docs tự động tạo phiên bản mới:

1. Vào File > Version history > See version history.
2. Bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản, người thực hiện và thời gian.
3. Có thể đặt tên cho phiên bản (e.g., “Bản dự thảo 1”) để dễ quản lý.
4. Khôi phục phiên bản cũ bằng cách chọn Restore this version.

2.7. Tự động lưu và làm việc offline

• Tự động lưu: Mọi thay đổi đều được lưu ngay lập tức.
• Làm việc offline:
• Cài đặt Google Docs Offline extension (Chrome Web Store).
• Vào Drive > Settings > Offline và bật chế độ offline.
• Khi không có internet, bạn vẫn có thể mở và chỉnh sửa tài liệu; các thay đổi sẽ được đồng bộ khi kết nối lại.

3. Cách tạo Google Sheets (Excel)

3.1. Tạo bảng tính mới từ Drive

• Cách 1: Nút “Mới” (New)
• Nhấn Mới → Google Sheets → Tài liệu trống (Blank spreadsheet) hoặc Từ mẫu (From a template).
• Cách 2: Phím tắt
• Nhấn Shift + S trong Google Drive để mở nhanh một bảng tính trống.

3.2. Đặt tên và lưu

Tương tự Docs, nhấp vào “Untitled spreadsheet” và nhập tên, ví dụ: “Bảng tính doanh thu 2026”.

3.3. Giao diện và công cụ cơ bản

• Thanh công cụ: Font, kích thước, màu nền ô, căn lề.
• Công thức: Nhập dấu “=” để bắt đầu công thức, hỗ trợ hơn 400 hàm (SUM, VLOOKUP, IF, ARRAYFORMULA…).
• Dữ liệu: Thêm, xóa hàng/ cột, định dạng dữ liệu (số, tiền tệ, ngày tháng).
• Biểu đồ: Insert > Chart → Chọn loại biểu đồ (cột, đường, tròn, vùng…) và tùy chỉnh.
• Bảng: Insert > Table để tạo bảng dữ liệu với tính năng lọc và sắp xếp.

3.4. Sử dụng mẫu (Template)

Google Sheets có các mẫu hữu ích:

1. Khi tạo mới, chọn From a template.
2. Danh mục: Ngân sách, Lịch, Đánh giá KPI, Đánh giá dự án, Lập kế hoạch.
3. Chọn “Monthly Budget” để quản lý tài chính cá nhân, hoặc “Project Tracker” để theo dõi tiến độ dự án.

3.5. Công thức và hàm nâng cao

Có thể bạn quan tâm: Cách Sao Chép Công Thức Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

3.5.1. Các hàm cơ bản

3.5.2. Hàm logic

• IF(condition, value_if_true, value_if_false)
• IFS(condition1, value1, condition2, value2, …)

3.5.3. Hàm tra cứu

• VLOOKUP(search_key, range, index, is_sorted)
• HLOOKUP(search_key, range, index, is_sorted)
• INDEX(range, row, column)
• MATCH(search_key, range, search_type)
• XLOOKUP(search_key, lookup_range, return_range, if_not_found) (có trong Google Sheets mới)

3.5.4. Hàm mảng (Array formulas)

• ARRAYFORMULA(expression): áp dụng công thức cho toàn cột/ hàng.
• FILTER(range, condition1, condition2): lọc dữ liệu.
• UNIQUE(range): trả về danh sách các giá trị duy nhất.
• SORT(range, sort_column, is_ascending): sắp xếp.

3.5.5. Hàm ngày tháng

• TODAY(), NOW(), DATE(year, month, day), EDATE(start_date, months), NETWORKDAYS(start, end, holidays).

3.6. Tự động tính toán và tính năng “Conditional Formatting”

• Conditional Formatting: Định dạng ô dựa trên điều kiện (ví dụ: tô đỏ nếu giá trị < 0). Vào Format > Conditional formatting, thiết lập rule và màu.
• Data Validation: Giới hạn giá trị nhập (list, number, date). Vào Data > Data validation.

3.7. Chia sẻ và đồng bộ

• Nhấn Share, nhập email, chọn quyền (Viewer, Commenter, Editor).
• Publish to web: Đưa bảng tính lên web dưới dạng HTML hoặc CSV (File > Publish to the web).

3.8. Kết nối Google Sheets với các nguồn dữ liệu khác

• IMPORTHTML, IMPORTXML, IMPORTDATA, IMPORTRANGE: Kéo dữ liệu từ web hoặc từ các bảng tính khác.
  =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit","Sheet1!A1:C100")
• Google Apps Script: Tự động hoá quy trình (ví dụ: gửi email khi có thay đổi dữ liệu).

3.9. Sử dụng Add-ons (tiện ích mở rộng)

• Supermetrics: Kết nối dữ liệu marketing (Google Analytics, Facebook Ads).
• Power Tools: Tối ưu hoá thao tác (xóa trùng, tách cột).
• Template Gallery: Thêm mẫu chuyên nghiệp.

4. Các bước thực hành: Tạo một dự án mẫu thực tế

4.1. Mục tiêu dự án

Chúng ta sẽ tạo bảng kế hoạch dự án (Project Plan) trong Google Sheets và báo cáo dự án (Project Report) trong Google Docs, đồng thời liên kết chúng để tự động cập nhật.

4.2. Bước 1: Tạo Google Sheet – Project Plan

1. Mở Google Drive, nhấn Mới > Google Sheets > Từ mẫu > Project Tracker.
2. Đổi tên thành “Kế hoạch Dự án 2026”.
3. Trong sheet, tạo các cột:
4. A: Task ID
5. B: Mô tả công việc
6. C: Người phụ trách
7. D: Ngày bắt đầu
8. E: Ngày kết thúc
9. F: Tiến độ (%)
10. G: Ghi chú
11. Nhập dữ liệu mẫu cho 5 công việc.
12. Áp dụng Conditional Formatting cho cột F:
13. Nếu tiến độ < 50% → nền màu đỏ.
14. Nếu 50% ≤ tiến độ < 80% → nền màu vàng.
15. Nếu ≥ 80% → nền màu xanh.
16. Thêm một biểu đồ Gantt đơn giản:
17. Chọn D và E, chèn Chart → loại Bar chart → tùy chỉnh để hiển thị khoảng thời gian.
18. Lưu và chia sẻ với đồng nghiệp (Editor).

4.3. Bước 2: Tạo Google Doc – Project Report

1. Mở Google Drive, nhấn Mới > Google Docs > Từ mẫu > Project Proposal.
2. Đổi tên thành “Báo cáo Tiến độ Dự án 2026”.
3. Sử dụng Heading 1 cho tiêu đề, Heading 2 cho các phần: Tổng quan, Tiến độ hiện tại, Rủi ro, Kế hoạch tiếp theo.
4. Ở phần Tiến độ hiện tại, chúng ta sẽ chèn bảng tính từ Sheet:
5. Đặt con trỏ vào vị trí mong muốn.
6. Vào Insert > Table > From Sheets.
7. Chọn “Kế hoạch Dự án 2026”, đánh dấu các cột B‑F và nhấn Import.
8. Khi dữ liệu trong Sheet thay đổi, bảng trong Docs sẽ tự động cập nhật (bạn chỉ cần click “Update” khi xuất hiện thông báo).

4.4. Bước 3: Tự động gửi báo cáo qua email

Sử dụng Google Apps Script:

1. Trong Google Docs, vào Extensions > Apps Script.
2. Dán đoạn mã sau:

function sendReport() { var doc = DocumentApp.getActiveDocument(); var file = DriveApp.getFileById(doc.getId()); var email = "team@example.com"; var subject = "Báo cáo tiến độ dự án - " + new Date().toLocaleDateString(); var body = "Kính gửi đội ngũ,\n\nVui lòng xem báo cáo tiến độ dự án đính kèm.\n\nTrân trọng."; GmailApp.sendEmail(email, subject, body, { attachments: file.getAs(MimeType.PDF), name: "AutoMailer" });
}

1. Lưu, đặt tên “SendReport”.
2. Chạy hàm sendReport lần đầu để cấp quyền.
3. Thiết lập trigger: Triggers > Add Trigger, chọn hàm sendReport, thời gian “Week timer” → “Every Monday”. Như vậy, báo cáo sẽ tự động gửi mỗi thứ Hai.

4.5. Kiểm tra kết quả

• Khi thay đổi tiến độ trong Sheet, mở Docs → click “Update” → dữ liệu mới xuất hiện.
• Vào Gmail, kiểm tra email nhận được vào thứ Hai, file PDF kèm báo cáo.

5. Mẹo và thủ thuật nâng cao

5.1. Sử dụng phím tắt để tăng tốc

5.2. Tạo mẫu cá nhân (Personal Template)

1. Mở tài liệu mẫu.
2. Vào File > Make a copy → Đặt tên “Mẫu báo cáo tháng”.
3. Di chuyển file vào thư mục “Templates” trong Drive.
4. Khi cần tạo tài liệu mới, mở mẫu và chọn Make a copy.

5.3. Bảo mật dữ liệu

• Thiết lập expiration cho link chia sẻ: Khi chia sẻ link, click “Anyone with the link” → “Viewer” → “Set expiration” (có trong Google Workspace Enterprise).
• Quản lý truy cập: Vào Drive > Right‑click file > “Share” > “Advanced” → “Remove” người không còn cần.

5.4. Đồng bộ với Microsoft Office

• Tải file dưới dạng .docx hoặc .xlsx: File > Download > Microsoft Word/Excel.
• Ngược lại, bạn có thể tải lên file .docx hoặc .xlsx và Google sẽ tự động chuyển đổi sang Docs/Sheets.

5.5. Sử dụng Google Keep để ghi chú nhanh

• Mở Google Keep (cạnh phải của Docs/Sheets) → Tạo ghi chú → Kéo thả vào tài liệu.

6. Tổng kết

Việc tạo Google Docs và Google Sheets (Excel) không chỉ đơn giản là nhấn nút “Mới” mà còn mở ra một hệ sinh thái làm việc hợp tác, tự động hoá và linh hoạt. Từ việc thiết lập tài khoản, tạo tài liệu, cấu hình định dạng, áp dụng công thức, cho đến chia sẻ, quản lý phiên bản và tích hợp với các công cụ khác, bạn đã nắm được toàn bộ quy trình chi tiết.

Những điểm quan trọng cần nhớ:

1. Google Drive là trung tâm – mọi tài liệu đều nằm trong Drive, dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
2. Sử dụng mẫu (templates) để tiết kiệm thời gian và duy trì chuẩn mực tài liệu.
3. Chia sẻ linh hoạt với các quyền Viewer, Commenter, Editor, và luôn kiểm soát quyền truy cập.
4. Công thức và hàm trong Google Sheets mạnh mẽ, hỗ trợ các phân tích dữ liệu phức tạp.
5. Tự động hoá bằng Apps Script và Add‑ons để giảm công việc lặp lại.
6. Lưu trữ và bảo mật luôn được Google đảm bảo, nhưng bạn vẫn cần thiết lập quyền và thời hạn chia sẻ hợp lý.

Với những kiến thức này, bạn có thể bắt đầu xây dựng quy trình làm việc số cho cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp, tận dụng tối đa tiềm năng của Google Docs và Google Sheets. Hãy thử ngay hôm nay, tạo một tài liệu mới, chia sẻ với đồng nghiệp và trải nghiệm sự khác biệt mà công cụ đám mây mang lại!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.