Cách Tắt Share File Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Để Kiểm Soát Quyền Truy Cập

Trong môi trường làm việc hiện đại, Excel không chỉ là công cụ tính toán mà còn là một nền tảng chia sẻ dữ liệu quan trọng giữa các thành viên trong nhóm, phòng ban, hoặc toàn công ty. Việc chia sẻ file Excel giúp tăng cường sự cộng tác, giảm thiểu việc sao chép dữ liệu và đảm bảo mọi người luôn làm việc trên cùng một phiên bản. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc chia sẻ cũng là lựa chọn tốt nhất. Đôi khi, bạn cần tạm dừng hoặc hoàn toàn tắt tính năng chia sẻ để bảo vệ thông tin nhạy cảm, tránh xung đột dữ liệu, hoặc chỉ đơn giản là muốn làm việc cá nhân trên một bản sao riêng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, từng bước một về cách tắt share file Excel, bao gồm các phương pháp trên các phiên bản Excel phổ biến (Excel 2026, 2026, 2026, 2026, Microsoft 365), cách xử lý file đã được chia sẻ qua OneDrive/SharePoint, và một số lưu ý quan trọng để tránh mất mát dữ liệu. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu một số công cụ và thủ thuật nâng cao giúp bạn quản lý quyền truy cập một cách chuyên nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Cách Tạo Khung Cho Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

1. Tổng Quan Về Tính Năng Share trong Excel

1.1. Share là gì?

Share (chia sẻ) trong Excel cho phép người dùng cùng lúc chỉnh sửa một file trên mạng nội bộ hoặc đám mây (OneDrive, SharePoint). Khi file được chia sẻ, các thay đổi của mỗi người dùng sẽ được đồng bộ ngay lập tức, giúp giảm thời gian cập nhật và tránh lỗi phiên bản cũ.

1.2. Khi nào nên tắt Share?

• Dữ liệu nhạy cảm: Khi file chứa thông tin tài chính, nhân sự hoặc bí mật công ty, bạn có thể muốn giới hạn quyền truy cập.
• Xung đột chỉnh sửa: Khi nhiều người chỉnh sửa cùng lúc gây ra lỗi dữ liệu hoặc mất mát thông tin.
• Chuyển sang chế độ offline: Khi bạn muốn làm việc offline mà không muốn các thay đổi tự động đồng bộ.
• Chuẩn bị gửi file: Khi muốn gửi bản sao cuối cùng tới khách hàng, đối tác mà không muốn họ có quyền chỉnh sửa.

Có thể bạn quan tâm: Cách Tính Cột Giảm Giá Trong Excel Một Cách Chi Tiết Và Thực Tiễn

2. Các Yêu Cầu Trước Khi Tắt Share

1. Kiểm tra quyền sở hữu: Chỉ người Owner (chủ sở hữu) của file trên OneDrive/SharePoint mới có quyền tắt chia sẻ cho toàn bộ người dùng. Nếu bạn chỉ là Editor, bạn chỉ có thể rút quyền của mình.
2. Lưu lại mọi thay đổi: Trước khi tắt chia sẻ, hãy lưu (Ctrl + S) và đóng các phiên bản đang mở để tránh mất dữ liệu.
3. Sao lưu dự phòng: Tạo một bản sao (Save As) để lưu trữ tại một vị trí an toàn (ví dụ: ổ cứng nội bộ) trong trường hợp cần khôi phục lại.

Có thể bạn quan tâm: Cách Tích V Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

3. Cách Tắt Share File Excel Trên Các Phiên Bản Desktop

3.1. Excel 2026 – 2026 (Giao diện Ribbon cổ điển)

1. Mở file Excel cần tắt chia sẻ.
2. Vào tab Review (Xem lại) trên Ribbon.
3. Nhấn Share Workbook (Chia sẻ sổ làm việc). Hộp thoại “Share Workbook” xuất hiện.
4. Chuyển tới tab Editing (Chỉnh sửa). Bỏ tích vào “Allow changes by more than one user at the same time” (Cho phép thay đổi bởi nhiều người cùng lúc).
5. Nhấn OK. Excel sẽ yêu cầu lưu lại file. Chọn Yes để lưu.
6. Đóng và mở lại file để các thay đổi có hiệu lực.

Lưu ý: Khi tắt tùy chọn “Allow changes by more than one user”, Excel sẽ chuyển file trở lại chế độ single-user, nghĩa là chỉ một người có thể mở và chỉnh sửa tại một thời điểm.

3.2. Excel 2026 – 2026 – Microsoft 365 (Giao diện “Modern”)

1. Mở file và kiểm tra góc trên bên phải, nếu có nút “Share” (Chia sẻ) hiển thị, nghĩa là file đang được chia sẻ qua OneDrive/SharePoint.
2. Nhấp vào “Share” → “Manage Access” (Quản lý quyền truy cập). Cửa sổ bên phải sẽ hiện danh sách người dùng có quyền.
3. Đối với mỗi người dùng, chọn “Can edit” → “Remove access” (Xóa quyền). Lặp lại cho tới khi danh sách trống.
4. Nếu file được lưu trên OneDrive:
5. Mở OneDrive (trình duyệt hoặc ứng dụng).
6. Tìm file, nhấp chuột phải → “Details” → “Manage Access”.
7. Xóa tất cả các liên kết chia sẻ (Link sharing) và người dùng.
8. Đối với SharePoint:
9. Truy cập SharePoint site → Documents → chọn file → “Manage Access” → “Stop sharing”.
10. Quay lại Excel, nút Share sẽ biến mất, nghĩa là file không còn được chia sẻ.

3.3. Tắt tính năng AutoSave (đối với Microsoft 365)

Khi file được lưu trên OneDrive/SharePoint, AutoSave (tự động lưu) luôn bật. Để ngăn việc tự động đồng bộ:

1. Trên thanh công cụ trên cùng, tắt công tắc AutoSave (ở góc trái).
2. Khi AutoSave tắt, Excel sẽ không đồng bộ các thay đổi tới đám mây cho tới khi bạn Save lại thủ công.

4. Cách Tắt Share File Excel Khi Sử Dụng OneDrive

4.1. Thông qua Giao Diện Web (OneDrive.com)

1. Đăng nhập vào OneDrive.com bằng tài khoản Microsoft.
2. Điều hướng tới thư mục chứa file Excel.
3. Nhấp chuột phải vào file → “Details” (Chi tiết) → “Manage Access”.
4. Trong phần “Links giving access” (Liên kết cho phép truy cập), nhấp vào “X” để xóa các liên kết chia sẻ công cộng.
5. Trong phần “Direct Access” (Truy cập trực tiếp), nhấp vào “Remove” (Xóa) bên cạnh mỗi người dùng.
6. Khi danh sách trống, file đã không còn ai có quyền truy cập ngoại trừ chủ sở hữu.

4.2. Thông qua Ứng Dụng OneDrive trên Máy Tính

1. Mở File Explorer, điều hướng tới thư mục OneDrive (thường ở C:\Users\TênNgườiDùng\OneDrive).
2. Nhấp chuột phải vào file → “Share” → “Manage Access”.
3. Thực hiện các bước tương tự như trên web để xóa quyền.

Mẹo: Nếu bạn không thấy tùy chọn “Manage Access”, có thể bạn không phải là owner. Hãy yêu cầu người sở hữu file thực hiện.

5. Cách Tắt Share File Excel Khi Được Lưu Trên SharePoint

5.1. Sử Dụng Giao Diện SharePoint Online

Có thể bạn quan tâm: Cách Tải Excel Cho Macbook: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Cho Người Mới Bắt Đầu

1. Đăng nhập vào SharePoint Online.
2. Vào Document Library (Thư viện tài liệu) chứa file Excel.
3. Nhấn checkbox bên cạnh file → “Details” (Chi tiết) → “Manage Access”.
4. Xóa mọi link sharing và direct access như các bước trong OneDrive.
5. Nếu muốn ngừng chia sẻ hoàn toàn, chọn “Stop sharing” (Ngừng chia sẻ) trên thanh công cụ.

5.2. Sử Dụng SharePoint Desktop (Explorer View)

1. Mở File Explorer, vào \sharepoint.company.com@SSL\DavWWWRoot\sites\TênSite\Documents.
2. Nhấp chuột phải → “Share” → “Manage Access” → Xóa quyền.

6. Xử Lý Các Phiên Bản Được Chia Sẻ Trước Khi Tắt Share

Khi tắt chia sẻ, các người dùng đã mở file có thể gặp cảnh báo “File is read‑only” (chỉ đọc) hoặc “This file is locked for editing” (được khóa để chỉnh sửa). Để xử lý:

1. Yêu cầu người dùng đóng file: Gửi thông báo qua email hoặc Teams để họ đóng file.
2. Kiểm tra “Locked by”:
3. Vào File → Info → Protect Workbook → “Check for Issues” → “Inspect Document” để xem có người đang mở không.
4. Sao lưu phiên bản hiện tại:
5. Mở File → Info → Version History (Lịch sử phiên bản) để tải về bản sao trước khi tắt chia sẻ.
6. Đặt lại quyền:
7. Nếu cần, mở lại tính năng chia sẻ và mời lại các người dùng sau khi hoàn tất công việc quan trọng.

7. Các Thủ Thuật Nâng Cao Để Quản Lý Quyền Truy Cập

7.1. Sử Dụng “Protected View” và “Mark as Final”

• Protected View: Khi mở file từ nguồn không tin cậy, Excel sẽ tự động mở ở chế độ chỉ đọc. Bạn có thể bật tính năng này để ngăn người dùng vô tình chỉnh sửa.
• Mark as Final: Vào File → Info → Protect Workbook → Mark as Final. Khi bật, Excel sẽ hiển thị thông báo “This workbook is marked as final” và khuyến khích người dùng không chỉnh sửa. Người dùng vẫn có thể “Edit Anyway”, nhưng ít ai làm như vậy.

7.2. Mã Hoá File bằng Password

1. Vào File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password.
2. Nhập mật khẩu và lưu lại. Khi người dùng mở file, họ sẽ phải nhập mật khẩu, điều này đồng thời ngăn không cho người không có quyền chỉnh sửa.

Lưu ý: Không chia sẻ mật khẩu qua email không bảo mật; sử dụng các công cụ quản lý mật khẩu (Password Manager) để chia sẻ an toàn.

7.3. Sử Dụng “Information Rights Management” (IRM)

Nếu công ty có Microsoft 365 Enterprise, bạn có thể kích hoạt IRM để giới hạn:
– In, sao chép, hoặc chuyển tiếp dữ liệu.
– Thời gian truy cập (expire date).

Thực hiện: File → Info → Protect Workbook → Restrict Access → Restricted Permission → Chọn “Do Not Forward” hoặc “Read Only”.

8. Kiểm Tra Lại Quyền Sau Khi Tắt Share

Sau khi thực hiện các bước trên, hãy đảm bảo:

1. Mở file trên một máy khác (hoặc tài khoản khác) để xác nhận không còn quyền chỉnh sửa.
2. Kiểm tra “Version History” để chắc chắn không có thay đổi không mong muốn.
3. Gửi email xác nhận cho các thành viên trong nhóm rằng file đã được tắt chia sẻ và không còn khả năng chỉnh sửa.

9. Các Trường Hợp Đặc Biệt

9.1. File Excel Được Nhúng Trong PowerPoint hoặc Word

Nếu file Excel được chèn dưới dạng Object trong PowerPoint/Word và được chia sẻ, quyền truy cập vẫn dựa trên file gốc. Để tắt chia sẻ:

• Tách file ra: Mở PowerPoint/Word → Object → Convert → Create a new file → Lưu file Excel riêng, sau đó thực hiện các bước tắt share.

9.2. Sử Dụng Excel Online (Excel for the web)

• Khi mở file trên Excel Online, tính năng chia sẻ thường được điều khiển qua OneDrive/SharePoint. Thực hiện các bước tắt share trên OneDrive/SharePoint như đã mô tả.
• Nếu muốn chặn người dùng truy cập vào Excel Online, bạn có thể đặt “View only” trong Manage Access thay vì “Can edit”.

9.3. Khi File Được Mở Bằng VBA Macro

Nếu workbook có macro tự động mở file chia sẻ, hãy:

1. Mở Visual Basic for Applications (VBA) (Alt + F11).
2. Kiểm tra trong ThisWorkbook hoặc các module có đoạn code Workbook.Open hoặc Workbooks.Open trỏ tới đường dẫn chia sẻ.
3. Sửa lại đường dẫn hoặc comment out đoạn code để ngăn việc tự động mở file chia sẻ.

10. Tổng Kết và Những Điều Cần Nhớ

• Tắt share không chỉ là một thao tác “bấm nút”, mà còn liên quan tới việc quản lý quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu, và đảm bảo tính nhất quán trong công việc nhóm.
• Luôn sao lưu file trước khi thay đổi quyền, tránh trường hợp mất dữ liệu quan trọng.
• Khi làm việc với OneDrive/SharePoint, quyền sở hữu và quyền chỉnh sửa là yếu tố quyết định; chỉ owner mới có thể tắt chia sẻ toàn bộ.
• Sử dụng các công cụ Password, IRM, Protected View để tăng cường bảo mật nếu dữ liệu nhạy cảm.
• Kiểm tra lại sau khi tắt share bằng cách đăng nhập tài khoản khác hoặc mở trên máy khác để chắc chắn quyền đã được cập nhật.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có đầy đủ kiến thức để tắt share file Excel một cách an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp. Dù là trong môi trường doanh nghiệp lớn hay làm việc cá nhân, việc kiểm soát quyền truy cập luôn là yếu tố then chốt bảo vệ tài sản trí tuệ và duy trì hiệu suất làm việc. Chúc bạn áp dụng thành công!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.