Cách Gạch Chéo (cross Out) Văn Bản Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Drop‑down List Trong Excel: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Mở đầu

Excel không chỉ là một công cụ để tính toán và phân tích dữ liệu mà còn là một nền tảng đa năng cho việc trình bày, ghi chú và tạo các tài liệu dạng bảng. Một trong những yêu cầu thường gặp khi làm việc với Excel là gạch chéo (cross out) một từ hoặc một đoạn văn bản – ví dụ như để biểu thị một mục đã hoàn thành, một lỗi cần sửa hoặc một thông tin không còn hợp lệ.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các phương pháp gạch chéo từ (cross out word) trong Excel từ những cách đơn giản nhất cho tới các kỹ thuật nâng cao, bao gồm:

1. Sử dụng tính năng Strikethrough (gạch ngang) có sẵn.
2. Áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tự động gạch chéo dựa trên tiêu chí.
3. Tận dụng công thức và hàm để tạo hiệu ứng gạch chéo động.
4. Sử dụng VBA (Macro) để thực hiện gạch chéo hàng loạt hoặc tùy chỉnh sâu.
5. Kết hợp Unicode characters và font đặc biệt để tạo hiệu ứng gạch chéo trong các trường hợp đặc biệt.
6. Những lưu ý, mẹo vặt và lỗi thường gặp khi gạch chéo trong Excel.

Bài viết sẽ cung cấp bước‑bước chi tiết, hình ảnh minh họa (mô tả bằng văn bản vì không thể chèn ảnh) và mã VBA mẫu để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế. Hãy cùng khám phá!

Có thể bạn quan tâm: Tạo Và Sử Dụng Scripting.dictionary Trong Vba Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

1. Sử dụng tính năng Strikethrough (gạch ngang) tiêu chuẩn

1.1. Khái niệm Strikethrough

Strikethrough (gạch ngang) là một kiểu định dạng văn bản mà một đường thẳng được vẽ qua giữa các ký tự, tạo cảm giác “đánh dấu” nội dung. Trong Excel, tính năng này được tích hợp sẵn và rất dễ sử dụng.

1.2. Cách thực hiện nhanh

Bước 1: Chọn ô hoặc phần văn bản cần gạch chéo

• Nhấp chuột vào ô chứa từ hoặc đoạn văn bản muốn gạch chéo.
• Nếu muốn gạch chéo chỉ một phần trong ô (ví dụ: “Apple” trong “Apple, Banana”), bạn cần chỉnh sửa nội dung ô (F2) và bôi đen phần cần gạch chéo.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells

• Phím tắt: Nhấn Ctrl + 1 (hoặc Cmd + 1 trên Mac) để mở nhanh hộp thoại Format Cells.
• Hoặc: Click chuột phải → Format Cells.

Bước 3: Chọn tab “Font”

• Trong tab Font, tìm mục Effects.
• Đánh dấu chọn Strikethrough.
• Nhấn OK.

Mẹo nhanh: Nếu bạn muốn gạch chéo nhanh cho một ô đã chọn, chỉ cần nhấn Ctrl + 5. Đây là phím tắt mặc định cho Strikethrough trong Excel.

1.3. Xóa Strikethrough

• Lặp lại các bước trên và bỏ chọn mục Strikethrough, hoặc dùng lại phím tắt Ctrl + 5.

1.4. Giới hạn của Strikethrough

• Không tự động: Strikethrough là một định dạng tĩnh, không thay đổi khi dữ liệu thay đổi.
• Không áp dụng cho toàn bộ bảng: Đối với hàng ngàn ô, việc thủ công sẽ tốn thời gian.

Vì vậy, khi cần gạch chéo dựa trên tiêu chí (ví dụ: “đánh dấu các mục đã hoàn thành”), chúng ta cần các phương pháp tự động hơn, như Conditional Formatting hoặc VBA.

Có thể bạn quan tâm: Cách Tạo Drop‑down List (select Option) Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để gạch chéo tự động

2.1. Khi nào nên dùng Conditional Formatting?

• Khi muốn tự động gạch chéo các ô dựa trên giá trị, trạng thái hoặc công thức.
• Khi dữ liệu thay đổi thường xuyên và cần cập nhật định dạng một cách linh hoạt.
• Khi muốn áp dụng định dạng đồng loạt cho nhiều ô mà không cần thao tác thủ công.

2.2. Các bước thực hiện

Giả sử chúng ta có một cột “Trạng thái” (cột B) với các giá trị: Hoàn thành, Chưa hoàn thành, Đang thực hiện. Chúng ta muốn gạch chéo tất cả các ô trong cột A nếu trạng thái ở cột B là “Hoàn thành”.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần áp dụng

• Chọn cột A (hoặc vùng A2:A100 nếu có tiêu đề).

Bước 2: Mở Conditional Formatting

• Vào Home → Conditional Formatting → New Rule.

Bước 3: Chọn “Use a formula to determine which cells to format”

• Nhập công thức:
  =$B2="Hoàn thành"
  Giải thích: Dấu $ cố định cột B, còn 2 là dòng đầu tiên của vùng đã chọn; Excel sẽ tự động áp dụng cho các dòng tiếp theo.

Bước 4: Định dạng Strikethrough

• Nhấn Format…, chuyển sang tab Font, tích Strikethrough, rồi OK.

Bước 5: Xác nhận

• Nhấn OK lần nữa để hoàn tất. Bây giờ, khi bạn nhập “Hoàn thành” vào cột B, ô tương ứng ở cột A sẽ tự động gạch chéo.

2.3. Các ví dụ thực tế

2.4. Lưu ý khi dùng Conditional Formatting

• Độ ưu tiên: Nếu có nhiều quy tắc, thứ tự áp dụng quan trọng. Dùng Manage Rules để sắp xếp.
• Hiệu suất: Quá nhiều quy tắc trên một bảng lớn có thể làm chậm Excel.
• Kết hợp với Data Validation: Bạn có thể dùng danh sách thả xuống để người dùng chọn “Hoàn thành”, “Chưa hoàn thành” → tự động gạch chéo.

3. Sử dụng công thức và hàm để tạo hiệu ứng gạch chéo động

Mặc dù Excel không có hàm “Strikethrough”, chúng ta có thể kết hợp hàm TEXT, CHAR và Unicode để tạo một “đánh dấu” giả lập. Đây là cách hữu ích khi xuất dữ liệu sang các phần mềm không hỗ trợ định dạng Excel.

3.1. Sử dụng ký tự Unicode “Combining Long Stroke Overlay”

Unicode có ký tự U+0336 (COMBINING LONG STROKE OVERLAY) – ký tự này được đặt sau mỗi ký tự và sẽ hiển thị một đường gạch chéo trên ký tự đó.

Cú pháp

=TEXTJOIN("",TRUE, MID(A2,ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A2))),1) & UNICHAR(8202)&UNICHAR(822) & UNICHAR(822))

Tuy nhiên, cách đơn giản hơn:

=SUBSTITUTE(A2,"",UNICHAR(822)&"")

Nhưng để thực hiện đúng, chúng ta cần một hàm tùy chỉnh.

3.2. Tạo hàm UDF (User Defined Function) trong VBA

Nếu bạn thường xuyên cần chuyển đổi văn bản sang dạng gạch chéo, hãy tạo một hàm VBA:

Function StrikethroughText(txt As String) As String Dim i As Long, result As String For i = 1 To Len(txt) result = result & Mid(txt, i, 1) & ChrW(&H0336) Next i StrikethroughText = result
End Function

• Cách dùng: Trong ô, nhập =StrikethroughText(A2). Kết quả sẽ là văn bản gạch chéo (hiển thị đúng trong Excel nếu font hỗ trợ Unicode).

3.3. Khi nào dùng cách này?

• Khi xuất dữ liệu sang Word, PowerPoint và muốn giữ nguyên hiệu ứng gạch chéo.
• Khi định dạng không được phép (ví dụ: trong bảng pivot hoặc biểu đồ).
• Khi muốn tạo báo cáo tự động mà không cần thao tác định dạng thủ công.

3.4. Hạn chế

• Không phải mọi font đều hỗ trợ ký tự kết hợp; nếu không, bạn sẽ thấy các ký tự “□” hoặc ký tự lạ.
• Khi sao chép sang các ứng dụng khác (Notepad, Outlook), ký tự có thể không hiển thị đúng.

4. Gạch chéo bằng VBA (Macro) – Tự động hoá hàng loạt

Có thể bạn quan tâm: Tiêu Chuẩn Và Cách Sử Dụng Criteria Range Trong Advanced Filter Của Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

4.1. Khi nào nên dùng VBA?

• Khi cần gạch chéo hàng nghìn ô dựa trên tiêu chí phức tạp.
• Khi muốn tạo nút bấm để người dùng nhanh chóng thực hiện gạch chéo.
• Khi cần xóa gạch chéo một cách đồng loạt.

4.2. Ví dụ 1: Gạch chéo dựa trên giá trị “Hoàn thành”

Sub CrossOutCompleted() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range, cell As Range Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") Set rng = ws.Range("A2:A100") ' Vùng cần gạch chéo For Each cell In rng If ws.Cells(cell.Row, "B").Value = "Hoàn thành" Then cell.Font.Strikethrough = True Else cell.Font.Strikethrough = False End If Next cell
End Sub

• Cách thực hiện: Mở Visual Basic Editor (Alt + F11), chèn Module, dán code trên, chạy macro (F5) hoặc gán vào nút.

4.3. Ví dụ 2: Toggle Strikethrough bằng Click

Nếu bạn muốn người dùng đánh dấu/ bỏ đánh dấu bằng cách click vào ô:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Column = 1 Then ' Chỉ áp dụng cho cột A With Target.Font .Strikethrough = Not .Strikethrough End With End If
End Sub

• Đặt code này trong Sheet Module (ví dụ: Sheet1). Khi người dùng chọn một ô trong cột A, gạch chéo sẽ được bật/tắt tự động.

4.4. Ví dụ 3: Gạch chéo dựa trên Checkbox (Form Control)

1. Thêm Checkbox từ Developer → Insert → Form Controls vào cột.
2. Gán macro sau cho mỗi checkbox (hoặc dùng một macro chung):

Sub ToggleCrossOut() Dim cb As CheckBox Set cb = ActiveSheet.CheckBoxes(Application.Caller) Dim linkedCell As Range Set linkedCell = Range(cb.LinkedCell) linkedCell.Font.Strikethrough = cb.Value = xlOn
End Sub

• Đảm bảo mỗi checkbox LinkedCell trỏ tới ô mô tả (ví dụ: A2, A3,…).

4.5. Bảo mật và chia sẻ

• Khi chia file chứa macro, đặt mức bảo mật: File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings → “Disable all macros with notification”.
• Khi người dùng mở file, họ sẽ được yêu cầu kích hoạt macro.

5. Sử dụng ký tự Unicode và Font đặc biệt

Nếu bạn không muốn thay đổi định dạng ô mà chỉ muốn hiển thị một ký tự gạch chéo như dấu “✗” hoặc “✔”, có thể dùng các ký tự này để biểu thị trạng thái.

5.1. Các ký tự thường dùng

5.2. Cách chèn nhanh

• Alt + mã số: Giữ Alt và nhập mã số trên bàn phím số (có Num Lock). Ví dụ: Alt + 10004 cho ✔.
• Hoặc dùng Insert → Symbol trong Excel, chọn “Unicode (hex)” và nhập mã.

5.3. Kết hợp với Conditional Formatting

Bạn có thể tạo một cột phụ hiển thị ký tự ✔/✘ tự động:

=IF(B2="Hoàn thành","✔","✘")

Sau đó, dùng Conditional Formatting để thay đổi màu sắc (xanh cho ✔, đỏ cho ✘).

6. Các trường hợp đặc biệt và giải pháp

6.1. Gạch chéo trong PivotTable

PivotTable không hỗ trợ trực tiếp định dạng Strikethrough cho giá trị. Giải pháp:

1. Thêm trường tính toán trong nguồn dữ liệu gốc (ví dụ: cột “Ghi chú” với hàm StrikethroughText).
2. Sử dụng Conditional Formatting trên PivotTable (chọn “Values” → “Conditional Formatting → New Rule → Use a formula”) – tuy nhiên, không phải mọi phiên bản Excel cho phép thay đổi font trong PivotTable.

6.2. Gạch chéo trong biểu đồ

Nếu muốn biểu đồ phản ánh các mục đã gạch chéo (ví dụ: loại bỏ dữ liệu đã hoàn thành), bạn có thể:

• Ẩn series: Đánh dấu các điểm dữ liệu cần ẩn bằng cách đặt giá trị thành #N/A (sử dụng hàm IF).
• Hoặc định dạng điểm dữ liệu: Click vào điểm, vào Format Data Point → Fill → No Fill, Border → No Line.

6.3. Gạch chéo trên nhiều sheet cùng lúc

Sử dụng macro để lặp qua tất cả các sheet:

Sub CrossOutAllSheets() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.Range("A2:A100").Font.Strikethrough = True Next ws
End Sub

6.4. Gạch chéo khi xuất sang PDF

Khi Save As → PDF, định dạng Strikethrough được bảo toàn. Tuy nhiên, nếu sử dụng Print to PDF từ một printer driver, đôi khi các đường gạch có thể bị mất nếu driver không hỗ trợ. Giải pháp:

• Kiểm tra preview PDF trước khi lưu.
• Nếu mất, chuyển đổi sang hình ảnh (Copy → Paste Special → Picture) trước khi xuất.

7. Mẹo vặt và thủ thuật nhanh

7.1. Tạo tên hàm GET.CELL để kiểm tra Strikethrough

1. Formulas → Name Manager → New.
2. Đặt tên: IsStrikethrough.
3. Trong Refers to, nhập: =GET.CELL(23,Sheet1!$A$1).
4. Bây giờ, trong ô B2 nhập: =IsStrikethrough → sẽ trả về 1 nếu ô A2 có Strikethrough, 0 nếu không.

Lưu ý: GET.CELL là hàm cũ của Excel 4.0 Macro, nhưng vẫn hoạt động trong các phiên bản hiện đại.

8. Tổng kết

Việc gạch chéo (cross out) từ trong Excel không chỉ là một thao tác thẩm mỹ mà còn là một công cụ mạnh mẽ để quản lý trạng thái, theo dõi tiến độ và truyền đạt thông tin một cách trực quan. Từ cách đơn giản nhất – sử dụng phím tắt Ctrl + 5 – tới các giải pháp nâng cao như Conditional Formatting, UDF VBA, và Unicode combining characters, bạn có thể:

• Tiết kiệm thời gian bằng tự động hoá.
• Đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo.
• Tạo trải nghiệm người dùng thân thiện cho đồng nghiệp và khách hàng.

Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp với quy mô dự án và môi trường làm việc của bạn. Nếu công việc của bạn yêu cầu độ chính xác cao và tự động hoá, hãy cân nhắc đầu tư vào macro VBA. Nếu chỉ cần đánh dấu nhanh, phím tắt và Conditional Formatting là đủ.

Cuối cùng, luôn kiểm tra lại kết quả trên các thiết bị và phần mềm khác (PDF, Word, PowerPoint) để chắc chắn rằng định dạng gạch chéo được duy trì như mong muốn. Chúc bạn thành công trong việc quản lý dữ liệu và tạo báo cáo chuyên nghiệp với Excel!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.