Có thể bạn quan tâm: Cách Tính Tổng 1 Cột Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Mở Đầu
Trong môi trường làm việc với dữ liệu, đặc biệt là trong các báo cáo, thống kê hay quản lý dự án, ngày tháng luôn là một trong những yếu tố quan trọng và thường xuyên xuất hiện. Microsoft Excel – một trong những công cụ bảng tính phổ biến nhất hiện nay – cung cấp khả năng linh hoạt trong việc nhập, hiển thị và xử lý dữ liệu ngày tháng. Tuy nhiên, không ít người dùng gặp khó khăn khi muốn thiết lập định dạng ngày theo kiểu “dd mm yyyy” (ngày – tháng – năm) hoặc khi dữ liệu ngày được nhập không đúng chuẩn, dẫn đến lỗi tính toán, sắp xếp, lọc dữ liệu. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, từ cơ bản đến nâng cao, về cách định dạng ngày “dd mm yyyy” trong Excel, bao gồm:
- Kiến thức nền tảng về kiểu dữ liệu ngày trong Excel.
- Các phương pháp thiết lập định dạng “dd mm yyyy” qua thanh Ribbon, hộp thoại Format Cells và công thức.
- Xử lý dữ liệu ngày nhập không đúng chuẩn, chuyển đổi văn bản sang ngày thực.
- Sử dụng hàm TEXT, DATE, DATEVALUE, và các hàm hỗ trợ khác để tùy biến hiển thị ngày.
- Tự động áp dụng định dạng cho toàn bộ cột hoặc toàn bộ workbook.
- Lưu ý khi làm việc với các khu vực (locale) có định dạng ngày khác nhau.
- Một số mẹo nâng cao: tạo danh sách thả xuống ngày, tính toán khoảng cách ngày, và bảo vệ định dạng ngày trong file chia sẻ.
Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ nắm vững cách làm việc với ngày tháng trong Excel, giảm thiểu lỗi dữ liệu và tăng hiệu quả công việc đáng kể.
Có thể bạn quan tâm: Cố Định Vùng Dữ Liệu Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
1. Kiến Thức Nền Tảng: Excel Nhận Diện Ngày Như Thế Nào?
1.1. Kiểu Dữ Liệu Ngày Trong Excel
Excel không lưu trữ ngày dưới dạng chuỗi ký tự mà lưu dưới dạng số nguyên – số ngày tính từ ngày 1/1/1900 (đối với Windows) hoặc 1/1/1904 (đối với Mac). Ví dụ:
- Ngày 1/1/1900 → 1
- Ngày 2/1/1900 → 2
- Ngày 31/12/2026 → 45254 (tùy vào hệ thống ngày gốc)
Nhờ cách lưu trữ này, Excel có thể thực hiện các phép tính toán ngày (cộng, trừ, so sánh) một cách nhanh chóng.
1.2. Định Dạng Hiển Thị vs. Giá Trị Thực
- Giá trị thực: là số nguyên đại diện cho ngày (và phần thập phân nếu có thời gian).
- Định dạng hiển thị: là cách Excel “đọc” số nguyên đó và hiển thị dưới dạng chuỗi “dd mm yyyy”, “mm/dd/yyyy”, “yyyy-mm-dd”, …
Bạn có thể thay đổi định dạng hiển thị mà không làm thay đổi giá trị thực. Đây là nền tảng để chúng ta có thể tùy chỉnh định dạng ngày một cách linh hoạt.
Có thể bạn quan tâm: Cách Cắt File Excel Thành Ảnh: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
2. Cách Thiết Lập Định Dạng “dd mm yyyy” Qua Giao Diện
2.1. Sử Dụng Ribbon – Tab Home
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu chứa ngày mà bạn muốn định dạng.
- Vào Home → Number group (Nhóm Số).
- Click vào Number Format dropdown (hình mũi tên nhỏ) và chọn Short Date hoặc Long Date.
- Để có định dạng “dd mm yyyy” chính xác, chúng ta cần tùy chỉnh thêm (bước 2.2).
2.2. Mở Hộp Thoại Format Cells
- Chọn ô (hoặc toàn bộ cột) cần định dạng.
- Nhấn Ctrl + 1 (hoặc chuột phải → Format Cells).
- Trong tab Number, chọn Date ở danh sách Category.
- Ở phần Locale (location), chọn Vietnam (Vietnam) hoặc English (United Kingdom) nếu muốn ngày‑tháng‑năm.
- Nếu không có sẵn định dạng “dd mm yyyy”, chuyển sang Custom.
2.3. Định Dạng Tùy Chỉnh (Custom)
Trong Custom, nhập định dạng sau vào ô Type:
dd mm yyyy
dd– ngày với hai chữ số (01‑31).mm– tháng với hai chữ số (01‑12).yyyy– năm với bốn chữ số (2026).
Bạn có thể thêm ký tự phân cách khác như dấu gạch chéo /, dấu gạch ngang -, hoặc dấu chấm . tùy nhu cầu:
dd/mm/yyyy→ 05/08/2026dd-mm-yyyy→ 05-08-2026dd.mm.yyyy→ 05.08.2026
Sau khi nhập, bấm OK. Các ô đã chọn sẽ hiển thị ngày theo định dạng mới.
3. Xử Lý Dữ Liệu Ngày Không Đúng Chuẩn
Trong thực tế, dữ liệu ngày thường được nhập dưới dạng chuỗi văn bản (text) như “2026-08-05”, “05/08/25”, “5 Aug 2026”,… Khi Excel không nhận dạng chúng là ngày, các công thức tính toán sẽ trả lỗi #VALUE!. Dưới đây là một số phương pháp chuyển đổi.
3.1. Sử Dụng Hàm DATEVALUE
DATEVALUE(text) chuyển một chuỗi ngày hợp lệ thành số ngày Excel.
=DATEVALUE("05/08/2026")
Nếu chuỗi ngày ở cột A, công thức trong B1:
=DATEVALUE(A1)
Sau khi công thức trả về số, áp dụng định dạng “dd mm yyyy” như mục 2.
3.2. Khi Dữ Liệu Được Ngăn Cách Bởi Dấu Gạch Ngang Hoặc Dấu Chấm
Giả sử dữ liệu “2026.08.05” (yyyy.mm.dd). Bạn có thể dùng hàm SUBSTITUTE để thay thế dấu chấm thành dấu gạch ngang, sau đó dùng DATEVALUE:
=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,".", "/"))
Hoặc nếu muốn chuyển sang định dạng “dd mm yyyy” ngay trong công thức:
=TEXT(DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,".", "/")), "dd mm yyyy")
3.3. Khi Ngày Được Nhập Dưới Dạng Văn Bản “5 Aug 2026”
Excel thường nhận dạng được dạng này, nhưng nếu không, bạn có thể dùng hàm DATE kết hợp với MID, LEFT, RIGHT để tách ngày, tháng, năm:
Có thể bạn quan tâm: Cột Cuối Cùng Trong Excel: Khám Phá, Sử Dụng Và Tối Ưu Hóa Để Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc
=DATE(RIGHT(A1,4), MONTH(1&MID(A1, FIND(" ",A1)+1,3)), LEFT(A1, FIND(" ",A1)-1))
Sau đó định dạng lại.
3.4. Sử Dụng Text to Columns
- Chọn cột chứa ngày dạng text.
- Vào Data → Text to Columns.
- Chọn Delimited → Next → bỏ chọn mọi delimiter → Next.
- Trong Column data format, chọn Date và chọn DMY (ngày‑tháng‑năm).
- Hoàn tất → Excel sẽ chuyển dữ liệu sang kiểu ngày thực.
4. Sử Dụng Hàm TEXT Để Hiển Thị Ngày “dd mm yyyy”
Khi bạn muốn hiển thị ngày trong một chuỗi kết hợp với văn bản khác, hàm TEXT là công cụ mạnh mẽ.
=TEXT(A1, "dd mm yyyy")
Ví dụ:
="Hôm nay là ngày " & TEXT(TODAY(), "dd mm yyyy")
Kết quả: “Hôm nay là ngày 24 06 2026”.
Lưu ý: Kết quả trả về của hàm TEXT là chuỗi ký tự. Nếu bạn cần tiếp tục thực hiện tính toán ngày, hãy dùng giá trị ngày gốc, không phải chuỗi.
5. Tự Động Áp Dụng Định Dạng Cho Toàn Bộ Cột Hoặc Toàn Workbook
5.1. Định Dạng Cột
- Click vào tiêu đề cột (ví dụ cột B).
- Nhấn Ctrl + 1 → Custom → nhập
dd mm yyyy.
Mọi ô mới nhập vào cột này sẽ tự động nhận định dạng này (miễn là Excel nhận dạng là ngày).
5.2. Định Dạng Toàn Workbook
Nếu muốn mọi ô ngày trong toàn bộ workbook sử dụng cùng một định dạng:
- Mở một sheet mẫu và thiết lập định dạng “dd mm yyyy”.
- Copy (Ctrl + C) toàn bộ sheet (Ctrl + A → Ctrl + C).
- Chuyển sang các sheet khác → Paste Special → Formats (hoặc Ctrl + Alt + V → T).
Hoặc dùng VBA để áp dụng nhanh:
Sub SetDateFormatAllSheets() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.Cells.NumberFormat = "dd mm yyyy" Next ws
End Sub
Chạy macro này sẽ thay đổi định dạng cho mọi ô chứa ngày trong toàn workbook.
6. Lưu Ý Khi Làm Việc Với Các Khu Vực (Locale) Khác Nhau
Excel tự động áp dụng locale (địa phương) dựa trên cài đặt hệ thống hoặc cài đặt ngôn ngữ trong Excel. Điều này ảnh hưởng tới:
- Cách Excel nhận dạng ngày nhập (ví dụ “05/08/2026” có thể được hiểu là 5 tháng 8 hoặc 8 tháng 5).
- Định dạng mặc định khi bạn chọn Short Date.
6.1. Thay Đổi Locale Trong Excel
- File → Options → Advanced.
- Cuộn xuống When calculating this workbook → Use system separators (bỏ tick).
- Thiết lập Decimal separator và Thousands separator nếu cần.
Hoặc:
- File → Options → Language → Thêm ngôn ngữ Vietnamese và đặt làm mặc định.
6.2. Khi Nhập Dữ Liệu Từ Nguồn Ngoài
Nếu dữ liệu ngày được nhập từ file CSV hoặc database có định dạng “mm/dd/yyyy”, bạn nên chuyển đổi ngay khi import:
- Data → From Text/CSV → Trong wizard, ở bước 3, chọn Data Type Detection → Do not detect data types → Sau khi load, áp dụng hàm
DATEVALUEhoặcTEXT TO COLUMNSđể chuẩn hoá.
7. Mẹo Nâng Cao: Tạo Danh Sách Thả Xuống Ngày, Tính Khoảng Cách Ngày, Bảo Vệ Định Dạng
7.1. Danh Sách Thả Xuống Ngày (Data Validation)
- Chuẩn bị một cột chứa dải ngày, ví dụ A2:A100 chứa ngày từ 01/01/2026 đến 31/12/2026 (có thể dùng công thức
=DATE(2026,1,1)+ROW()-2). - Chọn ô muốn có danh sách thả xuống.
- Data → Data Validation → Allow: List → Source: nhập
$A$2:$A$100. - Định dạng các ô trong danh sách (A2:A100) thành “dd mm yyyy”.
Khi người dùng chọn ngày, nó sẽ luôn đúng định dạng.
7.2. Tính Khoảng Cách Giữa Hai Ngày
=DATEDIF(A1, B1, "d") ' số ngày
=DATEDIF(A1, B1, "m") ' số tháng
=DATEDIF(A1, B1, "y") ' số năm
Kết quả có thể được định dạng lại bằng TEXT nếu muốn hiển thị dạng “dd mm yyyy”.
7.3. Bảo Vệ Định Dạng Khi Chia Sẻ File
Khi gửi file cho người khác:
- Lock cells: Chọn toàn bộ sheet → Format Cells → Protection → Locked.
- Mở khóa các ô người dùng cần nhập (ví dụ cột ngày).
- Review → Protect Sheet và đặt mật khẩu.
Điều này ngăn người dùng vô tình thay đổi định dạng ngày.
8. Tổng Kết
Việc định dạng ngày “dd mm yyyy” trong Excel không chỉ là vấn đề thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng tới tính chính xác của các công thức, báo cáo và quyết định kinh doanh. Bằng cách hiểu rõ cách Excel lưu trữ ngày (số nguyên), bạn có thể:
- Thiết lập định dạng hiển thị nhanh chóng qua Ribbon, Format Cells hoặc công thức
TEXT. - Chuyển đổi dữ liệu không chuẩn thành ngày thực bằng
DATEVALUE,TEXT TO COLUMNS, hoặc các hàm chuỗi. - Tự động áp dụng định dạng cho toàn cột, toàn sheet hoặc toàn workbook, thậm chí dùng VBA để tiết kiệm thời gian.
- Xử lý vấn đề locale để tránh nhầm lẫn ngày‑tháng‑năm khi làm việc với dữ liệu quốc tế.
- Tận dụng các công cụ nâng cao như Data Validation, DATEDIF và bảo mật sheet để duy trì tính nhất quán trong môi trường làm việc nhóm.
Hy vọng qua bài viết chi tiết trên, bạn đã nắm vững mọi khía cạnh liên quan tới định dạng ngày “dd mm yyyy” trong Excel. Hãy áp dụng ngay vào dự án của mình, giảm thiểu lỗi dữ liệu, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp, chính xác. Chúc bạn thành công!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.