Có thể bạn quan tâm: Viết Độ C Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Mở Đầu
Ngày tháng là một trong những dữ liệu quan trọng và thường xuyên xuất hiện trong các bảng tính Excel. Việc hiển thị ngày tháng đúng định dạng không chỉ giúp người dùng dễ đọc, dễ hiểu mà còn ảnh hưởng đến các phép tính, lọc dữ liệu và báo cáo. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện về định dạng ngày tháng trong Excel, từ những kiến thức căn bản nhất đến các kỹ thuật nâng cao, giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Có thể bạn quan tâm: Cách Xóa Các Dòng Trống Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
1. Kiến Thức Cơ Bản Về Ngày Tháng Trong Excel
1.1. Excel Lưu Trữ Ngày Tháng Như Thế Nào?
- Giá trị số nguyên: Trong Excel, ngày tháng được lưu trữ dưới dạng một số nguyên đại diện cho số ngày tính từ ngày 1/1/1900 (đối với Windows) hoặc 1/1/1904 (đối với Mac). Ví dụ, ngày 1/1/1900 có giá trị là 1, ngày 2/1/1900 là 2, v.v.
- Phần thập phân: Phần thập phân của số này đại diện cho thời gian trong ngày (giờ, phút, giây). Ví dụ, 0.5 tương đương với 12:00 PM.
1.2. Kiểm Tra Kiểu Dữ Liệu
Để xác định một ô có chứa ngày tháng hay không, bạn có thể:
– Sử dụng hàm ISNUMBER: =ISNUMBER(A1) sẽ trả về TRUE nếu A1 là ngày (vì ngày trong Excel là số).
– Kiểm tra định dạng: Chọn ô → nhấn Ctrl + 1 → tab “Number” → xem mục “Date”.
1.3. Định Dạng Ngày Mặc Định
Khi bạn nhập một giá trị ngày (ví dụ: 12/31/2026), Excel tự động chuyển nó thành định dạng ngày mặc định dựa trên cài đặt vùng (locale) của hệ thống. Đối với người dùng Việt Nam, thường sẽ hiển thị dưới dạng dd/mm/yyyy.
Có thể bạn quan tâm: Cách Tắt “enable Editing” Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết, Nguyên Nhân Và Giải Pháp Thực Tiễn
2. Cách Định Dạng Ngày Tháng Cơ Bản
2.1. Sử Dụng Thanh Ribbon
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần định dạng.
- Vào tab Home → nhóm Number → nhấp vào mũi tên xổ xuống.
- Chọn Short Date (ngày ngắn) hoặc Long Date (ngày dài).
- Short Date:
31/12/2026 - Long Date:
Sunday, December 31, 2026
2.2. Sử Dụng Hộp Thoại Format Cells
- Chọn ô → nhấn
Ctrl + 1(hoặc chuột phải → Format Cells…). - Tab Number → mục Date.
- Trong danh sách Locale (location), chọn Vietnam (Vietnam) hoặc ngôn ngữ mong muốn.
- Chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc tạo Custom.
2.3. Định Dạng Tùy Chỉnh (Custom)
Nếu mẫu có sẵn không đáp ứng nhu cầu, bạn có thể tự tạo:
- Mở Format Cells → Custom.
- Nhập mã định dạng vào ô Type.
Một số mã định dạng thường dùng:
| Mã | Ý nghĩa |
|---|---|
d | Ngày không có số 0 phía trước (1‑31) |
dd | Ngày có số 0 phía trước (01‑31) |
ddd | Tên ngày viết tắt (Mon, Tue…) |
dddd | Tên ngày đầy đủ (Monday, Tuesday…) |
m | Tháng không có số 0 (1‑12) |
mm | Tháng có số 0 (01‑12) |
mmm | Tên tháng viết tắt (Jan, Feb…) |
mmmm | Tên tháng đầy đủ (January, February…) |
yy | Năm 2 chữ số (23) |
yyyy | Năm 4 chữ số (2026) |
h/hh | Giờ (12‑giờ) |
H/HH | Giờ (24‑giờ) |
m/mm (sau giờ) | Phút |
s/ss | Giây |
AM/PM | Định dạng 12‑giờ với chỉ báo sáng/tối |
Ví dụ thực tế:
dd/mm/yyyy→31/12/2026dd-mmm-yy→31-Dec-23dddd, dd mmmm yyyy→Sunday, 31 December 2026yyyy/mm/dd hh:mm:ss→2026/12/31 14:30:45
3. Định Dạng Ngày Tháng Theo Vùng (Locale) Khác
3.1. Tại Sao Cần Đặt Locale?
Khi chia sẻ file Excel với người dùng ở các quốc gia khác, định dạng ngày mặc định có thể gây hiểu lầm (ví dụ: 01/02/2026 có thể là 1/2/2026 hay 2/1/2026). Đặt locale giúp hiển thị ngày đúng chuẩn ngôn ngữ.
3.2. Cách Thực Hiện
- Format Cells → Number → Date.
- Ở mục Locale (location), chọn ngôn ngữ và khu vực mong muốn (ví dụ: English (United States) cho định dạng
mm/dd/yyyy). - Chọn mẫu ngày phù hợp.
3.3. Lưu Ý Khi Đặt Locale
- Không thay đổi giá trị thực tế: Thay đổi locale chỉ thay đổi cách hiển thị, giá trị ngày (số nguyên) không đổi.
- Tương thích: Khi mở file trên máy có locale khác, Excel sẽ tự động chuyển sang locale của máy, vì vậy nên sử dụng Custom Format nếu muốn bảo đảm nhất.
4. Định Dạng Ngày Tháng Kèm Thời Gian
4.1. Khi Nào Cần Định Dạng Kèm Thời Gian?
- Báo cáo bán hàng: Thời gian giao dịch.
- Theo dõi dự án: Thời gian bắt đầu và kết thúc chi tiết.
- Log hệ thống: Ghi lại thời điểm lỗi.
4.2. Mẫu Định Dạng Thông Thường
| Mẫu | Kết quả |
|---|---|
dd/mm/yyyy hh:mm | 31/12/2026 14:30 |
yyyy-mm-dd HH:MM:SS | 2026-12-31 14:30:45 |
dd-mmm-yyyy h:mm AM/PM | 31-Dec-2026 2:30 PM |
dddd, dd mmmm yyyy, h:mm:ss AM/PM | Sunday, 31 December 2026, 2:30:45 PM |
4.3. Thêm Thời Gian Vào Ô Đã Có Ngày
Giả sử ô A1 chứa ngày 31/12/2026. Để thêm thời gian 14:30, bạn có thể:
- Nhập trực tiếp: Gõ
31/12/2026 14:30→ Excel sẽ tự nhận dạng. - Công thức:
=A1 + TIME(14,30,0)→ kết quả là ngày + thời gian.
5. Sử Dụng Hàm Để Chuyển Đổi Định Dạng Ngày
5.1. Hàm TEXT
TEXT(value, format_text) trả về một chuỗi văn bản được định dạng theo format_text.
Ví dụ:
=TEXT(A1, "dd/mm/yyyy")→ trả về"31/12/2026".=TEXT(A1, "dddd, dd mmmm yyyy")→"Sunday, 31 December 2026".
5.2. Hàm DATE, DATEVALUE, TIME, TIMEVALUE
DATE(year, month, day): Tạo ngày từ các thành phần.DATEVALUE(text): Chuyển chuỗi ngày thành số ngày.TIME(hour, minute, second): Tạo thời gian.TIMEVALUE(text): Chuyển chuỗi thời gian thành phần thập phân.
Ví dụ:
=DATE(2026,12,31)→ 31/12/2026.=DATEVALUE("31/12/2026")→ 45204 (số ngày từ 1/1/1900).
5.3. Hàm YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND
Trích xuất các thành phần từ ngày:
=YEAR(A1)→ 2026=MONTH(A1)→ 12=DAY(A1)→ 31=HOUR(A1)→ 14 (nếu có thời gian)
5.4. Kết Hợp Hàm
Có thể bạn quan tâm: Cách Đánh Văn Bản Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Bạn có thể tạo định dạng tùy chỉnh trong công thức:
=TEXT(A1, "dd") & "/" & TEXT(A1, "mm") & "/" & TEXT(A1, "yyyy")
Kết quả: "31/12/2026" dưới dạng văn bản.
6. Định Dạng Ngày Tháng Trong Bảng Pivot
6.1. Thêm Trường Ngày Vào Pivot
- Kéo trường ngày vào khu vực Rows hoặc Columns.
- Excel sẽ tự động nhóm theo Years, Quarters, Months, Days.
6.2. Thay Đổi Định Dạng Nhóm
- Click chuột phải vào một mục nhóm → Group → chọn Months, Years, v.v.
- Để thay đổi hiển thị, click chuột phải → Field Settings → Number Format → Custom và nhập định dạng mong muốn (ví dụ:
mmm-yyyyđể hiển thị “Dec-2026”).
6.3. Lưu Ý Khi Nhóm Ngày
Khi nhóm, Excel sẽ chuyển ngày thành số nguyên đại diện cho ngày đầu của nhóm. Định dạng hiển thị sẽ áp dụng cho toàn bộ nhóm, vì vậy hãy chắc chắn rằng định dạng bạn chọn phù hợp với mức độ chi tiết (tháng, năm, ngày).
7. Định Dạng Ngày Tháng Khi Nhập Dữ Liệu Từ Nguồn Bên Ngoài
7.1. Nhập CSV hoặc Text
- Khi mở file CSV, Excel sẽ tự động nhận dạng các cột ngày dựa trên locale máy tính. Nếu nhận dạng sai, bạn có thể:
- Sử dụng Text Import Wizard (Data → From Text/CSV) → Advanced → chọn Date format (DMY, MDY, YMD).
- Hoặc nhập dưới dạng Text và sau đó chuyển đổi bằng
DATEVALUE.
7.2. Sử Dụng Power Query
Power Query (Get & Transform) cho phép kiểm soát chi tiết hơn:
- Data → Get Data → From Text/CSV.
- Trong Power Query Editor, chọn cột ngày → Data Type → Date.
- Nếu ngày được nhập dưới dạng “dd/mm/yyyy” mà máy tính của bạn là “mm/dd/yyyy”, chọn Using Locale → Date → Vietnamese (Vietnam).
7.3. Xử Lý Ngày Không Hợp Lệ
- #VALUE! xuất hiện khi Excel không nhận dạng ngày.
- Dùng công thức
=IF(ISNUMBER(A1), A1, DATEVALUE(A1))để cố gắng chuyển đổi.
8. Định Dạng Ngày Tháng Trong Báo Cáo và In Ấn
8.1. Định Dạng Động (Dynamic Formatting)
Sử dụng hàm TEXT trong công thức để tạo tiêu đề báo cáo tự động:
="Báo cáo kinh doanh tháng " & TEXT(TODAY(), "mmmm yyyy")
Kết quả: “Báo cáo kinh doanh tháng December 2026”.
8.2. Định Dạng Khi In (Print)
- Page Layout → Print Titles: Đặt tiêu đề cột/row.
- Header/Footer: Vào Insert → Header & Footer, chèn ngày hiện tại bằng &Date hoặc &Time. Bạn cũng có thể tùy chỉnh định dạng bằng cách tạo macro (xem phần 9).
8.3. Định Dạng Đặc Biệt Cho PDF
Khi xuất file Excel sang PDF, định dạng ngày sẽ giữ nguyên như trên màn hình. Đảm bảo rằng Print Area và Scaling được thiết lập hợp lý để ngày không bị cắt.
9. Sử Dụng VBA Để Tự Động Định Dạng Ngày Tháng
9.1. Khi Nào Nên Dùng VBA?
- Khi cần định dạng hàng loạt trên nhiều sheet.
- Khi muốn đặt định dạng tự động mỗi khi người dùng nhập dữ liệu.
- Khi tạo macro để chuẩn hoá mẫu báo cáo.
9.2. Ví Dụ Macro Định Dạng Ngày
Sub FormatDateColumn() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range Dim col As Long ' Đặt sheet hiện tại Set ws = ActiveSheet ' Giả sử cột A chứa ngày col = 1 ' Xác định vùng dữ liệu trong cột A Set rng = ws.Range(ws.Cells(2, col), ws.Cells(ws.Rows.Count, col).End(xlUp)) ' Định dạng ngày dd/mm/yyyy rng.NumberFormat = "dd/mm/yyyy" MsgBox "Định dạng ngày cho cột A đã hoàn tất!", vbInformation
End Sub
9.3. Macro Định Dạng Ngày Với Locale
Sub FormatDateWithLocale() Dim rng As Range Set rng = Selection With rng .NumberFormat = "$-421dd/mm/yyyy;@" ' 421 là mã locale cho tiếng Việt (Vietnam) End With MsgBox "Định dạng ngày theo locale Việt Nam đã áp dụng."
End Sub
9.4. Gán Macro Vào Sự Kiện Worksheet_Change
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim rngDate As Range Set rngDate = Intersect(Target, Me.Columns("B")) ' Giả sử cột B là ngày If Not rngDate Is Nothing Then On Error Resume Next rngDate.NumberFormat = "dd/mm/yyyy" On Error GoTo 0 End If
End Sub
Đoạn code trên sẽ tự động áp dụng định dạng dd/mm/yyyy mỗi khi người dùng nhập hoặc thay đổi giá trị trong cột B.
10. Thực Hành: 10 Bài Tập Thực Tế
| Bài Tập | Mô Tả | Hướng Dẫn |
|---|---|---|
| 1 | Định dạng cột A thành dd-mm-yyyy. | Chọn cột → Ctrl+1 → Custom → nhập dd-mm-yyyy. |
| 2 | Hiển thị ngày tháng năm trong tiêu đề báo cáo, ví dụ: “Báo cáo tháng 07/2026”. | Sử dụng công thức ="Báo cáo tháng " & TEXT(TODAY(),"mm/yyyy"). |
| 3 | Nhập dữ liệu ngày từ file CSV có định dạng mm/dd/yyyy nhưng máy tính dùng dd/mm/yyyy. | Khi import, chọn Using Locale → English (United States) → Date. |
| 4 | Tạo cột tính số ngày giữa ngày đặt hàng và ngày giao hàng. | =DATEDIF(A2,B2,"d"). |
| 5 | Định dạng ngày và thời gian trong cùng một ô: 31/12/2026 23:59. | Custom → dd/mm/yyyy hh:mm. |
| 6 | Trong PivotTable, hiển thị tháng dưới dạng “Tháng 12/2026”. | Field Settings → Number Format → Custom → "\Tháng "mm/yyyy. |
| 7 | Tự động định dạng cột C là ngày khi người dùng nhập dữ liệu (sử dụng VBA). | Thêm macro Worksheet_Change như trên. |
| 8 | Chuyển ngày dạng văn bản “20231231” thành ngày thực. | =DATE(LEFT(A1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2)). |
| 9 | Định dạng ngày hiển thị ngày trong tuần bằng tiếng Việt (ví dụ: “Thứ Hai”). | Custom → $-421dddd, dd/mm/yyyy. |
| 10 | Khi in, hiển thị ngày hiện tại ở footer dưới dạng “Ngày in: 31/12/2026”. | Insert → Header & Footer → Footer → gõ “Ngày in: &Date”. |
11. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Định Dạng Ngày Tháng
| Sai Lầm | Hậu Quả | Cách Khắc Phục |
|---|---|---|
Nhập ngày dưới dạng text (ví dụ: '31/12/2026). | Không thể thực hiện phép tính, lọc. | Xóa dấu ' hoặc sử dụng Data → Text to Columns. |
| Sử dụng định dạng mm/dd/yyyy trên máy tính cài đặt DD/MM/YYYY. | Ngày bị đảo ngược, gây sai lệch dữ liệu. | Đặt locale phù hợp hoặc dùng Custom Format. |
| Không đồng nhất định dạng trong một cột. | Khi lọc, sắp xếp, Excel có thể bỏ qua các ô không đúng định dạng. | Chọn toàn cột → Ctrl+1 → đặt cùng một định dạng. |
Dùng hàm TEXT để hiển thị ngày, sau đó dùng kết quả trong công thức tính ngày. | Kết quả là text, không thể tính toán. | Giữ giá trị ngày gốc dưới dạng số, dùng TEXT chỉ để hiển thị. |
| Định dạng ngày trong PivotTable mà không thay đổi field setting, dẫn tới hiển thị không mong muốn. | Báo cáo sai định dạng, khó đọc. | Trong PivotTable, click phải → Field Settings → Number Format. |
12. Kết Luận
Định dạng ngày tháng trong Excel không chỉ là việc “đổi hình thức” mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến tính chính xác của các phép tính, khả năng lọc, sắp xếp và trình bày dữ liệu. Bằng cách nắm vững:
- Cách Excel lưu trữ ngày (số nguyên + phần thập phân),
- Các công cụ định dạng (Ribbon, Format Cells, Custom),
- Hàm ngày tháng (
TEXT,DATE,YEAR, …), - Kỹ thuật nâng cao (locale, Power Query, VBA),
bạn sẽ có thể làm việc với ngày tháng một cách linh hoạt, chính xác và chuyên nghiệp. Hãy thực hành qua các bài tập thực tế, tránh những sai lầm thường gặp và luôn kiểm tra lại dữ liệu sau khi định dạng để đảm bảo tính toàn vẹn.
Chúc bạn thành công trong việc quản lý và trình bày ngày tháng trong Excel!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.