Có thể bạn quan tâm: Đối Chiếu 2 File Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Mở Đầu
Ngày tháng là một trong những dữ liệu quan trọng nhất trong hầu hết các file Excel, đặc biệt là trong các báo cáo tài chính, thống kê bán hàng, quản lý dự án hay lịch làm việc. Tuy nhiên, không ít người dùng gặp khó khăn khi muốn đổi format ngày trong Excel sao cho phù hợp với yêu cầu của mình hoặc của đối tác. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và thực tiễn nhất về cách thay đổi định dạng ngày trong Excel, bao gồm:
- Giải thích cơ bản về cách Excel lưu trữ ngày tháng.
- Các phương pháp thay đổi format ngày bằng công cụ Format Cells.
- Sử dụng Custom Format để tạo định dạng ngày tùy chỉnh.
- Áp dụng hàm TEXT, DATE, YEAR, MONTH, DAY để chuyển đổi và xử lý ngày.
- Thay đổi định dạng ngày trên toàn bộ cột, hàng hoặc toàn bộ sheet.
- Xử lý các vấn đề thường gặp: ngày hiển thị dưới dạng số, ngày không nhận dạng đúng, ngày theo định dạng quốc tế vs địa phương.
- Mẹo và thủ thuật nâng cao: sử dụng VBA để tự động đổi format ngày, tạo macro, và áp dụng định dạng ngày trong PivotTable.
- Các ví dụ thực tế trong các lĩnh vực như kế toán, bán hàng, quản lý dự án.
Sau khi đọc xong bài viết, bạn sẽ nắm vững mọi cách để đổi format ngày trong Excel một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
Có thể bạn quan tâm: Định Lượng Món Ăn Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
1. Excel Lưu Trữ Ngày Tháng Như Thế Nào?
Trước khi bắt đầu thay đổi định dạng, chúng ta cần hiểu cách Excel lưu trữ ngày tháng. Excel không lưu trữ ngày dưới dạng chuỗi ký tự (text) mà là số nguyên dương biểu thị số ngày tính từ ngày 1/1/1900 (đối với Windows) hoặc 1/1/1904 (đối với Mac). Ví dụ:
- Ngày 1/1/1900 → giá trị số 1.
- Ngày 31/12/2026 → giá trị số 45200 (tùy vào hệ thống ngày tính).
Giờ (time) được lưu dưới dạng phần thập phân của ngày, ví dụ 0.5 tương đương 12:00 PM. Khi bạn nhập một ngày, Excel sẽ tự động chuyển nó thành số này và hiển thị theo định dạng ngày mà ô đang sử dụng. Vì vậy, việc “đổi format ngày” thực chất là thay đổi cách hiển thị của cùng một giá trị số.
Lưu ý: Nếu một ô chứa ngày nhưng hiển thị dưới dạng số (ví dụ 45200), có thể do định dạng ô bị thay đổi thành General hoặc Number. Việc này không làm mất dữ liệu ngày, chỉ cần chuyển lại sang định dạng ngày.
Có thể bạn quan tâm: Định Dạng Văn Bản Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
2. Thay Đổi Định Dạng Ngày Bằng Công Cụ “Format Cells”
2.1. Cách Truy Cập
- Chọn ô (hoặc vùng ô) chứa ngày cần đổi format.
- Nhấn Ctrl + 1 (hoặc click chuột phải → Format Cells).
- Trong hộp thoại Format Cells, chuyển sang tab Number → Date.
2.2. Các Tùy Chọn Định Dạng Ngày Mặc Định
Trong danh sách Locale (location), bạn có thể chọn khu vực (United States, Vietnam, United Kingdom, v.v.) để hiển thị ngày theo chuẩn địa phương. Một số mẫu định dạng phổ biến:
| Mẫu | Kết quả (ngày 15/08/2026) |
|---|---|
| 14‑03‑2001 | 15‑08‑2026 |
| 03/14/2001 | 08/15/2026 |
| 14 March 2001 | 15 August 2026 |
| 03‑14‑01 | 08‑15‑23 |
| dddd, mmmm dd, yyyy | Tuesday, August 15, 2026 |
Bạn chỉ cần chọn mẫu phù hợp và nhấn OK. Tất cả các ô đã chọn sẽ hiển thị ngày theo mẫu mới.
2.3. Đổi Định Dạng Nhanh Bằng Thanh Công Cụ
- Home → Number Format dropdown: Chọn nhanh Short Date (ngày ngắn) hoặc Long Date (ngày dài).
- Ctrl + Shift + #: Đánh dấu nhanh định dạng ngày ngắn (dd‑mm‑yyyy hoặc mm‑dd‑yyyy tùy locale).
3. Tạo Định Dạng Ngày Tùy Chỉnh (Custom Format)
Khi các mẫu có sẵn không đáp ứng nhu cầu, bạn có thể tự tạo Custom Format.
3.1. Cú Pháp Cơ Bản
d– ngày không có số 0 phía trước (1‑31).dd– ngày có số 0 phía trước (01‑31).ddd– tên ngày rút gọn (Mon, Tue…).dddd– tên ngày đầy đủ (Monday, Tuesday…).m– tháng không có số 0 (1‑12).mm– tháng có số 0 (01‑12).mmm– tên tháng rút gọn (Jan, Feb…).mmmm– tên tháng đầy đủ (January, February…).yy– năm 2 chữ số (23).yyyy– năm 4 chữ số (2026).
3.2. Ví Dụ Thực Tế
| Custom Format | Kết quả (15/08/2026) |
|---|---|
dd/mm/yyyy | 15/08/2026 |
mm-dd-yy | 08-15-23 |
dddd, dd mmmm yyyy | Tuesday, 15 August 2026 |
yyyy"年"mm"月"dd"日" | 2023年08月15日 (định dạng tiếng Trung) |
"Ngày "dd" tháng "mm" năm "yyyy | Ngày 15 tháng 08 năm 2026 |
3.3. Cách Áp Dụng
- Chọn ô → Ctrl + 1 → Number → Custom.
- Nhập chuỗi định dạng vào ô Type.
- Nhấn OK.
Nếu muốn áp dụng cho toàn bộ cột, chọn cột (click vào tiêu đề cột) rồi thực hiện các bước trên.
4. Sử Dụng Hàm TEXT Để Chuyển Đổi Ngày Thành Văn Bản
Đôi khi bạn cần đưa ngày vào công thức hoặc kết hợp ngày với chuỗi văn bản. Hàm TEXT cho phép bạn chuyển một giá trị ngày thành chuỗi ký tự theo định dạng tùy ý.
4.1. Cú Pháp
TEXT(value, format_text)
value: ô chứa ngày hoặc một số ngày hợp lệ.format_text: chuỗi định dạng giống như trong Custom Format, nhưng được đặt trong dấu ngoặc kép.
4.2. Ví Dụ
| Công Thức | Kết Quả |
|---|---|
=TEXT(A2, "dd/mm/yyyy") | 15/08/2026 |
=TEXT(A2, "dddd") | Tuesday |
=TEXT(A2, "yyyy-mm-dd") & " - " & B2 | 2026-08-15 – Bảo hiểm |
="Ngày " & TEXT(A2, "dd") & " tháng " & TEXT(A2, "mm") & " năm " & TEXT(A2, "yyyy") | Ngày 15 tháng 08 năm 2026 |
Lưu ý: Kết quả của hàm TEXT luôn là text, vì vậy không thể thực hiện các phép tính ngày (cộng/trừ) trực tiếp trên kết quả này. Nếu cần tính toán, hãy dùng giá trị ngày gốc.
5. Hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY: Tạo Và Tách Thành Phần Ngày
5.1. Hàm DATE
Tạo một ngày mới từ các thành phần năm, tháng, ngày.
=DATE(year, month, day)
Ví dụ: =DATE(2026,8,15) → 15/08/2026.
5.2. Hàm YEAR, MONTH, DAY
Trích xuất từng phần của một ngày.
| Công Thức | Mô tả | Kết quả |
|---|---|---|
=YEAR(A2) | Năm | 2026 |
=MONTH(A2) | Tháng | 8 |
=DAY(A2) | Ngày | 15 |
Bạn có thể kết hợp chúng để đổi cấu trúc ngày. Ví dụ, chuyển ngày mm/dd/yyyy sang dd-mm-yyyy:
=TEXT(DATE(YEAR(A2), MONTH(A2), DAY(A2)), "dd-mm-yyyy")
6. Đổi Định Dạng Ngày Trên Toàn Bộ Cột, Hàng Hoặc Sheet
Có thể bạn quan tâm: Đổi Chấm Phẩy Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
6.1. Đổi Toàn Cột
- Click vào tiêu đề cột (ví dụ “B”).
- Nhấn Ctrl + 1 → Number → Date hoặc Custom.
Tất cả ô trong cột sẽ nhận định dạng mới, kể cả những ô chưa có dữ liệu (định dạng sẽ áp dụng khi nhập ngày sau).
6.2. Đổi Toàn Hàng
Tương tự, click vào số hàng (ví dụ “3”) và thực hiện các bước trên.
6.3. Đổi Toàn Sheet
- Nhấn Ctrl + A hai lần để chọn toàn bộ sheet.
- Thực hiện Format Cells → Date hoặc Custom.
Cảnh báo: Nếu sheet chứa dữ liệu không phải ngày (số, text) nhưng bạn áp dụng định dạng ngày, chúng sẽ hiển thị dưới dạng ngày (có thể gây nhầm lẫn). Hãy chắc chắn rằng chỉ các ô chứa ngày mới được định dạng.
7. Xử Lý Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Đổi Format Ngày
7.1. Ngày Hiển Thị Dưới Dạng Số
- Nguyên nhân: Định dạng ô đã chuyển sang General hoặc Number.
- Cách khắc phục: Chọn ô → Ctrl + 1 → chọn Date hoặc Custom.
7.2. Excel Không Nhận Diện Dữ Liệu Nhập Vào Là Ngày
- Nguyên nhân: Định dạng ngày của hệ thống (locale) không khớp với cách nhập (ví dụ nhập “31/12/2026” trên hệ thống US mặc định MM/DD/YYYY).
- Giải pháp:
- Tạm thời chuyển Regional Settings của Windows sang Vietnam (hoặc ngôn ngữ phù hợp).
- Hoặc nhập ngày dưới dạng text và dùng hàm
DATEVALUEhoặcTEXTđể chuyển:=DATEVALUE("31/12/2026").
7.3. Định Dạng Ngày Quốc Tế vs Địa Phương
- Khi chia sẻ file với người dùng ở quốc gia khác, ngày có thể hiển thị sai nếu họ có locale khác.
- Cách phòng tránh: Sử dụng Custom Format không phụ thuộc vào locale, ví dụ
yyyy-mm-dd.
7.4. Ngày 1900‑02‑29 Không Tồn Tại
Excel có một “bug” lịch: nó cho phép ngày 29/02/1900 tồn tại dù năm 1900 không phải năm nhuận. Điều này hiếm khi ảnh hưởng, nhưng nếu bạn thực hiện tính toán lịch sử dài, hãy cẩn thận.
8. Mẹo Và Thủ Thuật Nâng Cao
8.1. Sử Dụng VBA Để Tự Động Đổi Format Ngày
Nếu bạn thường xuyên phải đổi định dạng cho nhiều sheet, một macro VBA sẽ tiết kiệm thời gian.
Sub ChangeDateFormat() Dim rng As Range ' Đặt phạm vi cần đổi, ví dụ cột A từ A2 tới A1000 Set rng = Worksheets("Sheet1").Range("A2:A1000") rng.NumberFormat = "dd/mm/yyyy" ' Định dạng ngày tùy chỉnh
End Sub
- Cách chạy: Alt + F11 → Insert → Module → dán code → chạy (F5).
Bạn có thể mở rộng để kiểm tra chỉ các ô chứa ngày thực sự (IsDate) trước khi đổi format.
8.2. Định Dạng Ngày Trong PivotTable
Khi tạo PivotTable, các trường ngày thường hiển thị dưới dạng Group (Year, Quarter, Month). Để thay đổi cách hiển thị:
- Click chuột phải vào trường ngày trong PivotTable → Group → bỏ chọn các nhóm không cần.
- Sau khi nhóm lại, click chuột phải → Field Settings → Number Format → chọn Date hoặc Custom.
8.3. Định Dạng Ngày Khi Xuất File CSV
Khi lưu file Excel dưới dạng CSV, Excel sẽ giữ lại giá trị hiển thị (text). Vì vậy, nếu bạn muốn ngày xuất ra dưới dạng yyyy-mm-dd, hãy định dạng trước ô thành Custom yyyy-mm-dd. Khi mở CSV trong Notepad, bạn sẽ thấy ngày ở định dạng mong muốn.
8.4. Sử Dụng Power Query Để Chuyển Đổi Định Dạng Ngày
Power Query (Get & Transform) cho phép bạn biến đổi dữ liệu trước khi tải vào sheet.
- Data → Get Data → From Table/Range.
- Trong Power Query Editor, chọn cột ngày → Transform → Data Type → Date.
- Để thay đổi hiển thị, vào Add Column → Custom Column và dùng công thức
Date.ToText(Ngày, "dd/MM/yyyy").
Sau khi hoàn tất, nhấn Close & Load để đưa dữ liệu đã định dạng vào Excel.
9. Ứng Dụng Thực Tế Trong Các Lĩnh Vực
9.1. Kế Toán – Báo Cáo Tài Chính
- Yêu cầu: Định dạng ngày dd/mm/yyyy cho các giao dịch, đồng thời hiển thị ngày thanh toán dưới dạng dd‑mmm‑yyyy (15‑Aug‑2026).
- Cách làm: Sử dụng Custom Format cho cột ngày giao dịch và TEXT cho ngày thanh toán trong báo cáo tổng hợp.
9.2. Bán Hàng – Quản Lý Đơn Hàng
- Yêu cầu: Xuất báo cáo bán hàng cho đối tác nước ngoài, định dạng ngày chuẩn ISO
yyyy-mm-dd. - Cách làm: Tạo Custom Format
yyyy-mm-ddcho cột ngày đơn hàng; khi xuất CSV, ngày sẽ tự động theo chuẩn ISO, tránh nhầm lẫn.
9.3. Quản Lý Dự Án – Lịch Trình
- Yêu cầu: Hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án trong Gantt Chart, kèm ngày thứ (Monday, Tuesday…).
- Cách làm: Định dạng ô ngày bằng
dddd, dd mmmm yyyy. Khi tạo biểu đồ, Excel sẽ đọc đúng ngày và tự động sắp xếp.
9.4. Nhân Sự – Tính Lương
- Yêu cầu: Tính số ngày làm việc trong tháng, cần tách ngày, tháng, năm để so sánh.
- Cách làm: Dùng hàm YEAR, MONTH, DAY để tách và so sánh; dùng DATE để tạo ngày cuối tháng (
=EOMONTH(A2,0)).
10. Tổng Kết
Việc đổi format ngày trong Excel không chỉ là thay đổi một vài ký tự trên màn hình, mà còn là hiểu rõ cách Excel lưu trữ và xử lý ngày tháng. Khi bạn nắm vững:
- Cách chọn và áp dụng định dạng ngày mặc định và tùy chỉnh.
- Sử dụng hàm TEXT, DATE, YEAR, MONTH, DAY để linh hoạt chuyển đổi và tính toán.
- Giải quyết các vấn đề thường gặp như ngày hiển thị dưới dạng số, lỗi nhận dạng ngày, và xung đột locale.
- Áp dụng VBA, Power Query, PivotTable để tự động hoá quá trình thay đổi định dạng.
Bạn sẽ có thể xử lý mọi tình huống liên quan đến ngày tháng trong Excel một cách chuyên nghiệp, giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất làm việc. Hãy thử áp dụng những kỹ thuật trên vào dự án thực tế của bạn ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!
Chúc bạn thành công trong việc quản lý và định dạng ngày tháng trong Excel!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.