Export Sharepoint List To Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Các Phương Pháp Thực Hành

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, SharePoint đã trở thành nền tảng quản lý tài liệu, danh sách và quy trình làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng cần xuất dữ liệu từ SharePoint List ra Excel để thực hiện phân tích, báo cáo hoặc chia sẻ với những người không có quyền truy cập vào SharePoint. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, bao gồm các phương pháp phổ biến nhất để export SharePoint list to Excel, từ cách sử dụng công cụ tích hợp sẵn của SharePoint, Excel Online, Power Automate, PowerShell, cho tới các công cụ bên thứ ba như ShareGate, SP List Exporter. Chúng ta sẽ đi qua từng bước, giải thích các điều kiện cần thiết, ưu nhược điểm và mẹo tối ưu để làm việc nhanh chóng và chính xác.

Có thể bạn quan tâm: Export Excel Data To Csv: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

1. Tại sao nên Export SharePoint List ra Excel?

1. Phân tích dữ liệu: Excel cung cấp công cụ PivotTable, Power Query, và Power Pivot giúp bạn tổng hợp, phân tích dữ liệu từ danh sách SharePoint một cách mạnh mẽ.
2. Báo cáo và chia sẻ: Nhiều bộ phận vẫn sử dụng Excel làm công cụ báo cáo chính. Việc xuất dữ liệu giúp họ dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.
3. Backup và lưu trữ: Lưu trữ dữ liệu trong tệp Excel có thể giúp phục hồi dữ liệu trong trường hợp mất dữ liệu trên SharePoint.
4. Tự động hoá: Khi dữ liệu được xuất định kỳ, bạn có thể tích hợp vào quy trình tự động hoá (ví dụ: gửi báo cáo qua email, lưu vào hệ thống lưu trữ).

Có thể bạn quan tâm: Cách Export Excel Chart Thành Hình Ảnh: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Thực Hành Từng Bước

2. Các Yêu Cầu Cơ Bản

Có thể bạn quan tâm: Export Attribute Table To Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

3. Phương Pháp 1: Sử Dụng “Export to Excel” Tích Hợp trong SharePoint

3.1 Bước 1: Mở SharePoint List

• Truy cập trang SharePoint của bạn.
• Chọn Site contents (Nội dung trang) > Lists (Danh sách) > Bấm vào tên danh sách muốn xuất.

3.2 Bước 2: Truy Cập Thao Tác

• Ở góc trên bên phải, tìm nút Export to Excel. Nếu bạn không thấy, hãy vào phần All Items và chọn Export trong thanh công cụ.

3.3 Bước 3: Tải File

• Khi bấm, SharePoint sẽ tạo ra một tệp .iqy (Internet Query). Tải tệp này về máy.
• Mở tệp .iqy bằng Excel, Excel sẽ tự động thực hiện truy vấn và lấy dữ liệu vào bảng tính mới.

3.4 Ưu Điểm

• Nhanh chóng: Chỉ vài thao tác.
• Đơn giản: Không cần cài đặt phần mềm bổ sung.

3.5 Nhược Điểm

• Giới hạn dữ liệu: Chỉ xuất dữ liệu gần nhất (có thể bị giới hạn 5000 mục nếu không thiết lập View).
• Không có tùy chỉnh: Không thể chọn cột cụ thể, lọc dữ liệu trước khi xuất.

4. Phương Pháp 2: Sử Dụng Excel Online (Office 365)

4.1 Tạo Workbook Mới

• Mở Excel Online trên Office365.
• Tạo một workbook mới.

4.2 Kết Nối với SharePoint List

• Chọn Data > Get Data > From Online Services > From SharePoint Online List.
• Nhập URL của SharePoint site (không bao gồm danh sách).
• Bấm Next.

4.3 Chọn Danh Sách và Cột

• Excel sẽ hiển thị danh sách các danh sách trên site. Chọn danh sách bạn muốn.
• Bạn có thể chọn cột cụ thể hoặc giữ mặc định.
• Bấm Load để tải dữ liệu vào workbook.

4.4 Lưu và Xuất

• Khi dữ liệu đã tải, bạn có thể thực hiện các thao tác xử lý trong Excel Online.
• Sau khi hoàn thành, tải workbook về máy tính dưới dạng .xlsx.

4.5 Ưu Điểm

• Có thể lọc, chọn cột trước khi tải.
• Cập nhật dữ liệu: Khi dữ liệu nguồn thay đổi, bạn có thể làm mới nguồn dữ liệu trong Excel Online.

4.6 Nhược Điểm

• Yêu cầu đăng nhập: Cần đăng nhập vào Office365.
• Không thể lưu trữ offline: Nếu không kết nối internet, bạn không thể truy cập dữ liệu nguồn.

5. Phương Pháp 3: Sử Dụng Power Automate (Microsoft Flow)

Power Automate cho phép bạn tạo luồng công việc tự động để xuất dữ liệu SharePoint List ra Excel và lưu trữ trong OneDrive, SharePoint hoặc gửi qua email.

5.1 Tạo Flow Mới

• Đăng nhập vào Power Automate (https://flow.microsoft.com).
• Chọn Create > Scheduled Cloud Flow (định kỳ) hoặc Instant Cloud Flow (theo yêu cầu).

5.2 Thêm Trigger

• Nếu định kỳ: Chọn thời gian (hàng ngày, hàng tuần,…).
• Nếu instant: Chọn Manually trigger a flow.

5.3 Thêm Action “Get items” (SharePoint)

• Action: SharePoint > Get items.
• Site Address: URL SharePoint site.
• List Name: Danh sách cần xuất.

5.4 Tạo File Excel (Với Table)

• Trước khi chạy flow, bạn cần tạo một file Excel trên OneDrive hoặc SharePoint có một bảng (Table) với các cột tương ứng.
• Action: Excel Online (Business) > Add a row into a table.
• Chọn Workbook, Table, và map các trường từ SharePoint List đến cột Excel.

5.5 Đẩy Dữ Liệu

• Sử dụng vòng lặp Apply to each để lặp qua từng mục trong danh sách SharePoint.
• Trong vòng lặp, thêm hành động Add a row into a table với giá trị tương ứng.

5.6 Hoàn Tất Flow

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Export Excel Sang Pdf Định Dạng Landscape: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

• Lưu và kiểm tra flow.
• Khi flow chạy, nó sẽ tự động thêm dữ liệu vào bảng Excel.

5.7 Ưu Điểm

• Tự động hoá: Không cần thao tác thủ công.
• Định kỳ: Có thể export hàng ngày, hàng tuần.

5.8 Nhược Điểm

• Phức tạp: Cần hiểu cấu trúc Flow, action, và mapping.
• Giới hạn số lượng items: Nếu danh sách quá lớn, action Get items có thể bị giới hạn 5000 mục (có thể cần pagination).

6. Phương Pháp 4: Sử Dụng PowerShell (PnP PowerShell)

PnP PowerShell là thư viện PowerShell mạnh mẽ cho SharePoint Online, cho phép truy xuất dữ liệu chi tiết.

6.1 Cài Đặt PnP PowerShell

Install-Module -Name SharePointPnPPowerShellOnline -Force

6.2 Kết Nối

Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive

6.3 Truy Vấn Danh Sách

$items = Get-PnPListItem -List "YourListName" -PageSize 2000 | Where-Object { $_.FieldValues'Status' -eq 'Active' }

• -PageSize giúp lấy dữ liệu theo trang, tránh giới hạn 5000 mục.
• Where-Object có thể áp dụng điều kiện lọc.

6.4 Xuất ra CSV

$items | Select-Object @{Name='Title';Expression={$_.FieldValues'Title'}}, @{Name='Created';Expression={$_.FieldValues'Created'}}, @{Name='Modified';Expression={$_.FieldValues'Modified'}} | Export-Csv -Path "C:\Exports\YourList.csv" -NoTypeInformation

• Bạn có thể tùy chỉnh cột và định dạng.

6.5 Ưu Điểm

• Độc lập: Không cần Internet? (có, nhưng ít tiêu thụ).
• Tùy chỉnh linh hoạt: Truy vấn, lọc, tính toán trước khi xuất.

6.6 Nhược Điểm

• Cần biết PowerShell: Nếu không quen, có thể khó hiểu.
• Định dạng CSV: Không hỗ trợ tính năng Excel nâng cao.

7. Phương Pháp 5: Dùng Công Cụ Bên Thứ Ba

7.1 ShareGate

• ShareGate cho phép chuyển dữ liệu giữa SharePoint, OneDrive, và Excel.
• Bạn có thể chọn danh sách, lọc cột, và xuất ra tệp Excel.

7.2 SP List Exporter

• Đây là một add-in Excel dành riêng cho SharePoint Lists.
• Bạn chỉ cần cài add-in, chọn danh sách, và xuất trực tiếp vào workbook.

7.3 Ưu Điểm

• Giao diện người dùng thân thiện.
• Tùy chỉnh dữ liệu: Lọc, sắp xếp, chọn cột.

7.4 Nhược Điểm

• Chi phí: Nhiều công cụ có phí thuê bao.
• Cần cài đặt: Đề nghị kiểm tra bảo mật của công ty trước khi cài.

8. Xử Lý Vấn Đề Khi Export

8.1 Lỗi Định Dạng Dữ Liệu

• Khi xuất, dữ liệu có thể bị mất định dạng (định dạng ngày, số). Giải pháp: Chuyển đổi kiểu dữ liệu trong Excel (Format Cells).

8.2 Giới Hạn 5000 Mục

• SharePoint Online giới hạn truy vấn tối đa 5000 mục. Sử dụng Pagination trong PowerShell hoặc Power Automate, hoặc chia danh sách thành các view nhỏ hơn.

8.3 Quyền Truy Cập

• Nếu gặp lỗi “Access Denied”, kiểm tra lại quyền của tài khoản. Đảm bảo tài khoản có quyền Read hoặc Full Control trên danh sách.

8.4 Lưu Trữ Tệp

• Khi lưu tệp Excel, hãy đặt đường dẫn rõ ràng (ví dụ: /Shared Documents/Exports/). Nên đặt tên tệp chứa ngày tháng để dễ dàng quản lý.

9. Mẹo Tối Ưu Khi Export

1. Sử dụng Power Query: Sau khi xuất dữ liệu, mở Power Query để làm sạch dữ liệu (xóa cột, thay đổi kiểu, filter).
2. Tự Động Hóa Định Dạng: Trong Power Automate, bạn có thể cấu hình Excel Online (Business) > Update a row để tự động thay đổi định dạng.
3. Lưu Trữ Dữ Liệu Lịch Sử: Sử dụng OneDrive hoặc SharePoint library để lưu trữ phiên bản lịch sử của file Excel. Giúp theo dõi thay đổi.
4. Sử Dụng PivotTable: Khi dữ liệu lớn, hãy tạo PivotTable ngay trong workbook để nhanh chóng tổng hợp dữ liệu.
5. Đặt Thông Báo: Trong Power Automate, hãy thêm hành động Send an email để thông báo khi export hoàn thành.

10. Tổng Kết

Việc export SharePoint list to Excel có thể thực hiện qua nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu, kỹ năng và môi trường công ty. Nếu bạn cần một thao tác nhanh chóng và đơn giản, hãy dùng nút “Export to Excel” trong SharePoint. Nếu muốn tự động hoá, lọc dữ liệu và lưu trữ định kỳ, Power Automate hoặc PowerShell là lựa chọn phù hợp. Khi cần tính năng nâng cao và tùy chỉnh dữ liệu, ShareGate hoặc SP List Exporter sẽ hỗ trợ bạn một cách hiệu quả.

Bằng cách hiểu rõ từng phương pháp, bạn có thể chọn giải pháp tối ưu nhất, giảm thiểu thời gian làm việc, tránh lỗi và nâng cao chất lượng báo cáo. Hãy thử nghiệm từng cách và điều chỉnh theo quy trình làm việc thực tế của bạn. Chúc bạn thành công trong việc quản lý dữ liệu SharePoint và Excel!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.