Cách Chèn Ngày Hiện Tại Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Có thể bạn quan tâm: How To Insert Multiple Rows In Excel: A Comprehensive Guide

Mở Đầu

Trong công việc văn phòng, việc quản lý dữ liệu ngày tháng là một trong những nhu cầu phổ biến và quan trọng nhất. Đặc biệt, trong Excel – công cụ bảng tính mạnh mẽ, việc chèn ngày hiện tại (current date) một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi nhập liệu và tạo ra các báo cáo, biểu đồ, hay bảng tính chuyên nghiệp hơn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và thực tế về cách chèn ngày hiện tại trong Excel, bao gồm các phương pháp sử dụng phím tắt, công thức, hàm, định dạng ô, VBA, và các mẹo nâng cao để tự động cập nhật ngày trong các tình huống khác nhau.

Lưu ý: Bài viết được viết bằng tiếng Việt, hướng tới người dùng mới bắt đầu cũng như những người đã có kinh nghiệm sử dụng Excel. Mọi ví dụ đều được minh họa bằng các bước thực tế, kèm theo hình ảnh mô tả (được mô tả bằng văn bản) để bạn dễ dàng theo dõi.

Có thể bạn quan tâm: Cách Chèn Dấu Đánh Dấu (bullet Points) Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Thực Hành

1. Tổng Quan Về Ngày Trong Excel

1.1. Kiểu Dữ Liệu Ngày/Tháng/Năm

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số nguyên tính từ ngày 1/1/1900 (đối với Windows) hoặc 1/1/1904 (đối với Mac). Ví dụ:

• Ngày 1/1/1900 → giá trị số 1
• Ngày 2/1/1900 → giá trị số 2
• Ngày 31/12/2026 → giá trị số 45204 (tùy thuộc vào hệ thống ngày mặc định)

Điều này cho phép Excel thực hiện các phép tính ngày (cộng, trừ, so sánh) một cách dễ dàng.

1.2. Định Dạng Hiển Thị

Mặc dù lưu trữ dưới dạng số, chúng ta luôn định dạng ô để hiển thị dưới dạng ngày (dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy-mm-dd, …). Việc thay đổi định dạng không ảnh hưởng tới giá trị thực tế của ô.

Có thể bạn quan tâm: Cách In Toàn Bộ Trang Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Các Phương Pháp Chèn Ngày Hiện Tại Nhanh Chóng

2.1. Sử Dụng Phím Tắt

Lưu ý: Khi sử dụng phím tắt, ngày/giờ được chèn là giá trị cố định tại thời điểm bạn nhấn phím. Nếu bạn muốn ngày tự động cập nhật mỗi khi mở file, hãy sử dụng công thức (phần 3).

2.2. Sử Dụng Thanh Công Thức (Formula Bar)

Bạn có thể trực tiếp nhập công thức sau vào bất kỳ ô nào:

• =TODAY() → Trả về ngày hiện tại (định dạng ngày) và tự động cập nhật mỗi khi file được mở hoặc tính toán lại.
• =NOW() → Trả về ngày và giờ hiện tại (định dạng ngày giờ) và cũng tự động cập nhật.

Sau khi nhập công thức, bạn có thể định dạng ô để hiển thị chỉ ngày, chỉ giờ, hoặc cả hai tùy ý.

2.3. Sử Dụng Ribbon (Thanh Công Cụ)

1. Chọn ô muốn chèn ngày.
2. Vào tab Home → nhóm Number → nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc phải để mở Format Cells.
3. Chọn Number → Date → chọn định dạng mong muốn → OK.
4. Nhập =TODAY() hoặc =NOW() vào ô.

3. Công Thức Và Hàm Liên Quan Đến Ngày Hiện Tại

3.1. Hàm TODAY()

• Cú pháp: =TODAY()
• Kết quả: Trả về ngày hiện tại, không kèm giờ.
• Đặc điểm: Tự động cập nhật mỗi khi workbook được tính lại (F9) hoặc mở lại.

Ví dụ thực tế

Khi ngày hiện tại qua 30/09/2026, ô B2 sẽ tự động chuyển thành 01/10/2026.

3.2. Hàm NOW()

• Cú pháp: =NOW()
• Kết quả: Trả về ngày và giờ hiện tại (định dạng mặc định là dd/mm/yyyy hh:mm).
• Đặc điểm: Cũng tự động cập nhật, nhưng kèm thời gian.

Sử dụng trong báo cáo thời gian thực

Bạn có thể kết hợp NOW() với hàm TEXT để tạo timestamp (dấu thời gian) dạng chuỗi:

=TEXT(NOW(), "dd/mm/yyyy hh:mm:ss")

Kết quả: "24/06/2026 14:35:12" (giả sử thời gian hiện tại là 14:35:12).

3.3. Hàm DATE() Kết Hợp Với TODAY()

Nếu muốn định dạng ngày theo cấu trúc riêng, bạn có thể dùng:

=DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), DAY(TODAY()))

Mặc dù không cần thiết, nhưng đôi khi giúp khi bạn muốn tách riêng các thành phần ngày, tháng, năm.

3.4. Hàm TEXT() Định Dạng Ngày

=TEXT(TODAY(), "yyyy-mm-dd")

Kết quả: "2026-06-24" – dạng ISO 8601, thích hợp cho hệ thống dữ liệu.

4. Định Dạng Ô Để Hiển Thị Ngày Theo Ý Muốn

Có thể bạn quan tâm: Insert Copied Cells Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

4.1. Định Dạng Mặc Định

• Short Date: dd/mm/yyyy (hoặc mm/dd/yyyy tùy hệ thống).
• Long Date: dddd, mmmm dd, yyyy (ví dụ: “Thursday, June 24, 2026”).

4.2. Tạo Định Dạng Tùy Chỉnh

1. Chọn ô (hoặc vùng ô) chứa công thức TODAY() hoặc NOW().
2. Nhấn Ctrl + 1 (hoặc Right-click → Format Cells).
3. Tab Number → Custom.
4. Nhập định dạng vào ô Type, ví dụ:
5. dd-mmm-yyyy → 24-Jun-2026
6. yyyy/mm/dd → 2026/06/24
7. ddd, dd mmm → Thu, 24 Jun

4.3. Định Dạng Điều Kiện (Conditional Formatting)

Bạn có thể tô màu các ô ngày dựa trên thời gian:

• Ngày quá hạn: Nếu ngày trong ô A2 < TODAY() → tô màu đỏ.
• Ngày sắp tới: Nếu ngày trong ô A2 = TODAY()+7 → tô màu vàng.

Cách thực hiện:

1. Chọn phạm vi (ví dụ A2:A100).
2. Vào Home → Conditional Formatting → New Rule.
3. Chọn Use a formula to determine which cells to format.
4. Nhập công thức, ví dụ: =A2<TODAY().
5. Đặt định dạng (Fill → Red) → OK.

5. Tự Động Cập Nhật Ngày Khi Thêm Dòng Mới (Dynamic Date)

Trong nhiều bảng dữ liệu, bạn muốn ngày tạo tự động điền khi người dùng nhập dữ liệu mới. Có 2 cách phổ biến:

5.1. Sử Dụng Công Thức Mảng (Array Formula) Với IFERROR

Giả sử cột A là Tên sản phẩm, cột B là Ngày tạo.

Trong ô B2 nhập:

=IF(A2<>"", IF(B2="", TODAY(), B2), "")

• Khi A2 có dữ liệu và B2 trống → tự động điền ngày hiện tại.
• Khi A2 rỗng → B2 để trống.

Sau khi nhập công thức, kéo xuống toàn bộ cột B.

5.2. Sử Dụng VBA (Macro) Để Ghi Ngày Khi Nhập

Nếu muốn ngày không thay đổi sau khi đã ghi (tĩnh), bạn cần VBA:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim rng As Range Set rng = Intersect(Target, Me.Range("A:A")) 'Giả sử cột A là cột nhập dữ liệu If Not rng Is Nothing Then Application.EnableEvents = False Dim cell As Range For Each cell In rng If cell.Value <> "" Then If cell.Offset(0, 1).Value = "" Then cell.Offset(0, 1).Value = Date 'Date = TODAY() End If End If Next cell Application.EnableEvents = True End If
End Sub

• Cách đặt mã: Mở VBA (Alt + F11) → Double-click vào Sheet cần (ví dụ Sheet1) → Dán code.
• Khi người dùng nhập bất kỳ giá trị nào vào cột A, ô bên phải (cột B) sẽ tự động nhận ngày hiện tại và không thay đổi khi mở lại file.

Lưu ý: Để macro hoạt động, file phải được lưu dưới dạng .xlsm và người dùng phải bật macro.

6. Các Ứng Dụng Thực Tiễn Của Ngày Hiện Tại

6.1. Tạo Mã Hóa Đơn Tự Động

="HD-" & TEXT(TODAY(),"yyyymmdd") & "-" & TEXT(ROW(A1),"000")

Kết quả: HD-20260624-001, HD-20260624-002, …

6.2. Đếm Ngày Còn Lại Đến Hạn

Giả sử ngày kết thúc trong ô C2, tính số ngày còn lại:

=C2 - TODAY()

Nếu muốn hiển thị “Hết hạn” khi ngày đã qua:

=IF(C2<TODAY(),"Hết hạn", C2-TODAY() & " ngày")

6.3. Tự Động Đánh Dấu Thời Gian Hoàn Thành

Khi người dùng nhập “Hoàn thành” vào cột D, bạn muốn cột E ghi thời gian hoàn thành:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Target, Range("D:D")) Is Nothing Then Application.EnableEvents = False Dim cell As Range For Each cell In Intersect(Target, Range("D:D")) If LCase(cell.Value) = "hoàn thành" Then cell.Offset(0, 1).Value = Now() End If Next cell Application.EnableEvents = True End If
End Sub

6.4. Ghi Nhận Ngày Khi In (Print Date)

Trong Header hoặc Footer của trang in, bạn có thể chèn ngày hiện tại:

• Vào Page Layout → Page Setup → Header/Footer.
• Chọn Custom Header → chèn &Date → sẽ hiển thị ngày in.

7. Các Lưu Ý Khi Sử Dụng Ngày Trong Excel

1. Định Dạng Vùng Ngày: Đảm bảo ô được định dạng là Date hoặc Custom để tránh hiển thị số nguyên.
2. Khu Vực (Region) & Định Dạng Ngày: Khi chia sẻ file với người dùng ở quốc gia khác, ngày có thể hiển thị sai định dạng (mm/dd/yyyy vs dd/mm/yyyy). Hãy dùng định dạng chuẩn ISO (yyyy-mm-dd) để tránh nhầm lẫn.
3. Ngày Tĩnh vs Ngày Động: Sử dụng phím tắt (Ctrl+;) cho ngày tĩnh, công thức TODAY() cho ngày động.
4. Tốc Độ Tính Toán: Khi có quá nhiều công thức TODAY() hoặc NOW() trong một workbook lớn, Excel sẽ tính lại chúng mỗi khi có thay đổi, có thể làm chậm. Hạn chế sử dụng trong bảng tính cực lớn, hoặc dùng VBA để ghi ngày một lần.
5. Công Thức Mảng: Khi dùng công thức mảng (Array) để tự động ghi ngày, cần bật Calculate workbook automatically (File → Options → Formulas → Workbook Calculation).

8. Tổng Kết

Việc chèn ngày hiện tại trong Excel không chỉ là một thao tác đơn giản mà còn mở ra nhiều khả năng tự động hoá, báo cáo, và quản lý dữ liệu hiệu quả. Từ phím tắt nhanh gọn, công thức linh hoạt (TODAY(), NOW()), định dạng tùy chỉnh, đến VBA mạnh mẽ cho các yêu cầu đặc thù, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

8.1. Checklist nhanh

8.2. Khuyến nghị

• Luôn kiểm tra định dạng sau khi chèn ngày để tránh lỗi hiển thị.
• Sử dụng ngày ISO (yyyy-mm-dd) khi chia sẻ file quốc tế.
• Giảm số lượng công thức TODAY() trong workbook lớn để tối ưu hiệu năng.
• Lưu file dưới dạng .xlsm khi có macro, và luôn bật macro khi mở.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn toàn bộ kiến thức cần thiết để chèn và quản lý ngày hiện tại trong Excel một cách chuyên nghiệp. Hãy áp dụng ngay vào công việc của mình và trải nghiệm sự tiện lợi mà Excel mang lại! Nếu còn thắc mắc, hãy để lại bình luận – chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ.

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.