Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel, việc đánh số thứ tự hoặc tạo danh sách có thể là một công việc thường xuyên và quan trọng. Khi cần gán số cho từng dòng một cách tự động, Excel cung cấp nhiều phương pháp linh hoạt, từ công thức đơn giản đến VBA tùy chỉnh. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số 01 trong Excel một cách chi tiết, bao gồm cả cách tạo dãy số có tiền tố “01”, cách tính toán số thứ tự tự động, và những mẹo thực tiễn để tối ưu công việc. Bạn sẽ học được cách:

Đánh số tự động từ 1, 2, 3… với tiền tố “01”.
Tạo dãy số với định dạng số chữ số cố định (ví dụ: 01, 02, … 10, 11…).
Áp dụng công thức và thao tác kéo thả nhanh chóng.
Sử dụng Power Query để tạo dãy số cho dữ liệu lớn.
Viết macro VBA để tự động đánh số cho các bảng dữ liệu phức tạp.
Sử dụng tính năng “Fill Series” của Excel để tạo dãy số.
Tùy chỉnh dãy số theo nhu cầu cụ thể (đổi tiền tố, đổi bước nhảy, đổi định dạng).
Giải quyết các vấn đề thường gặp khi đánh số trong Excel.

Dưới đây là toàn bộ bài viết chi tiết, dài hơn 1500 từ, dành cho những người mới bắt đầu và những người đã có kinh nghiệm muốn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel.

Có thể bạn quan tâm: Làm Sao Để Giữ Nguyên Hàng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Những Mẹo Thủ Thuật

Mục lục bài viết

1. Giới thiệu

Excel được biết đến như một công cụ mạnh mẽ trong việc xử lý dữ liệu, phân tích số liệu và lập báo cáo. Một trong những thao tác thường gặp nhất trong Excel là “đánh số” – tức là gán một số thứ tự cho từng dòng trong bảng tính. Việc đánh số này giúp bạn dễ dàng theo dõi, phân loại và thực hiện các phép tính trên dữ liệu.

Tuy nhiên, khi bạn muốn đánh số bắt đầu bằng “01”, “02”, “03” và tiếp tục cho tới “10”, “11”… thì việc thực hiện thủ công sẽ tốn thời gian và dễ sai sót. Đó là lý do tại sao chúng ta cần một phương pháp tự động, nhanh chóng và chính xác.

Có thể bạn quan tâm: Làm Sao Để Chuyển File Excel Sang Pdf

2. Cách đánh số 01 trong Excel bằng công thức

2.1. Định dạng số bằng công thức

Nếu bạn chỉ muốn hiển thị số thứ tự với tiền tố “0” (để có luôn 2 chữ số), bạn có thể dùng công thức đơn giản:

=TEXT(ROW()-ROW($A$1)+1,"00")

ROW() trả về số dòng hiện tại.
ROW($A$1) trả về số dòng của ô đầu tiên (đặt là 1).
ROW()-ROW($A$1)+1 sẽ tạo một dãy số tăng dần bắt đầu từ 1.
TEXT(...,"00") chuyển số thành chuỗi với định dạng 2 chữ số, tự động thêm “0” trước khi số nhỏ hơn 10.

Ví dụ:
– Đặt công thức này vào ô A2.
– Kéo công thức xuống các ô tiếp theo (A3, A4, …).
Bạn sẽ nhận được dãy số: 01, 02, 03, … 10, 11,…

2.2. Đánh số bắt đầu từ 1 nhưng có tiền tố “0”

Nếu bạn muốn bắt đầu từ 1 nhưng vẫn có tiền tố “0” (tức là “01” là số đầu tiên), công thức trên vẫn đáp ứng nhu cầu. Nếu muốn bắt đầu từ số 0 (tức là “00” là số đầu tiên), bạn chỉ cần điều chỉnh công thức:

=TEXT(ROW()-ROW($A$1),"00")

2.3. Đánh số theo bước nhảy đặc biệt

Giả sử bạn muốn đánh số theo bước nhảy 2 (đánh số 01, 03, 05, …). Bạn có thể thay đổi công thức:

=TEXT((ROW()-ROW($A$1)+1)2-1,"00")

(ROW()-ROW($A$1)+1)2-1 tạo dãy số 1, 3, 5, …

Có thể bạn quan tâm: Làm Sao Lấy Lại File Excel Chưa Lưu: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Các Giải Pháp Khắc Phục

3. Sử dụng tính năng “Fill Series” (Dựng dãy)

Excel có tính năng “Fill Series” rất tiện lợi khi bạn muốn tự động điền dãy số hoặc ngày tháng. Đây là cách thực hiện:

Nhập số đầu tiên (ví dụ: 01) vào ô đầu tiên (A2).
Kéo lưới “điền” (small square) ở góc dưới phải ô A2 xuống các ô dưới.
Khi thả chuột, Excel sẽ tự động nhập dãy số tiếp (02, 03, …).
Nếu cần, bạn có thể thay đổi “Increment” (bước tăng) trong menu “Fill Series” để điều chỉnh dãy số.

Lưu ý: Khi nhập 01 vào ô, Excel thường tự động chuyển thành số 1 (loại bỏ “0” đầu). Để giữ nguyên định dạng 2 chữ số, bạn cần đặt định dạng ô thành “Custom” với kiểu “00”. Khi bạn nhập “01” vào ô đã định dạng “00”, Excel sẽ giữ nguyên “01”.

4. Đánh số trong bảng dữ liệu lớn: Power Query

Khi làm việc với dữ liệu lớn (hàng ngàn dòng), phương pháp sử dụng công thức có thể chậm chạp hoặc gây lỗi. Power Query (trong Excel 2026 trở lên) giúp bạn tạo dãy số một cách nhanh chóng mà không phải làm việc thủ công.

4.1. Tạo bảng dữ liệu

Giả sử bạn có bảng dữ liệu trong cột A. Bạn muốn thêm cột “STT” (số thứ tự) bắt đầu từ “01”.

Chọn vùng dữ liệu.
Vào tab “Data” > “From Table/Range” để tạo bảng Power Query.
Trong Power Query Editor, chọn “Add Column” > “Index Column” > “From 1”.
Đổi tên cột Index thành “STT”.
Định dạng cột “STT” thành “Text” và áp dụng công thức để thêm tiền tố “0”:

powerquery = Table.TransformColumns(#"Previous Step", {"STT", each Text.PadStart(Text.From(_), 2, "0")})

Nhấn “Close & Load” để đưa dữ liệu trở lại Excel.

Bạn sẽ nhận được bảng dữ liệu với cột STT chứa số thứ tự 01, 02, … được tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

Có thể bạn quan tâm: Làm Sao Để Gạch Ngang Chữ Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước

5. Viết macro VBA để tự động đánh số

Nếu bạn thường xuyên thực hiện thao tác đánh số và muốn tự động hoá hoàn toàn, macro VBA là lựa chọn lý tưởng. Dưới đây là ví dụ macro đơn giản:

Sub AutoNumbering() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range Dim i As Long Set ws = ActiveSheet ' Giả sử dữ liệu bắt đầu từ hàng 2, cột A Set rng = ws.Range("A2", ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp)) For i = 1 To rng.Rows.Count rng.Cells(i, 1).Value = Format(i, "00") ' Đánh số 01, 02, ... Next i
End Sub

Cách sử dụng:

Nhấn ALT + F11 để mở Visual Basic Editor.
Chèn một module mới (Insert > Module).
Dán macro trên vào module.
Quay lại Excel, nhấn ALT + F8, chọn AutoNumbering và chạy.

Macro này sẽ tự động điền dãy số 01, 02, … vào cột A, bắt đầu từ hàng 2. Bạn có thể tùy chỉnh phạm vi hoặc cột theo nhu cầu.

6. Đánh số theo lịch, ngày tháng

Ngoài số nguyên đơn giản, bạn cũng có thể đánh số dựa trên ngày tháng, ví dụ như ngày đầu tiên là “01/01/2026” và tiếp tục dần dần. Cách làm:

=TEXT(DATE(2026,1,1)+(ROW()-ROW($A$1)),"dd-mm-yyyy")

DATE(2026,1,1) là ngày bắt đầu.
ROW()-ROW($A$1) tạo dãy số tăng dần (0, 1, 2, …).
TEXT(...,"dd-mm-yyyy") chuyển thành chuỗi ngày tháng.

Bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng tùy ý (ví dụ: mm/yyyy, yyyy-mm-dd, …).

7. Mẹo thực tiễn khi đánh số trong Excel

7.1. Định dạng ô

Để giữ nguyên số 2 chữ số (01, 02, …), hãy đặt định dạng ô thành “Custom” có kiểu “00”.
Sau khi nhập công thức hoặc dữ liệu, Excel sẽ tự động hiển thị đúng định dạng.

7.2. Đánh số trong danh sách thả xuống (Drop‑Down)

Nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống có số thứ tự, hãy đặt danh sách trong một cột riêng, sau đó sử dụng công thức INDIRECT hoặc OFFSET để tạo dữ liệu tham chiếu.

7.3. Đánh số khi có dòng bị xóa

Khi bạn xóa một dòng, dãy số sẽ tự động điều chỉnh nếu bạn dùng công thức ROW(). Nếu bạn dùng giá trị cố định (đã nhập thủ công), bạn cần cập nhật lại dãy số.

7.4. Tránh lỗi khi làm việc với dữ liệu lớn

Khi làm việc với hàng nghìn dòng, tránh sử dụng công thức phức tạp trong mỗi ô (đó có thể làm chậm Excel). Thay vào đó, tạo một cột duy nhất chứa công thức và sao chép giá trị (Copy → Paste Special → Values).
Hoặc, sử dụng Power Query để tạo dãy số một lần duy nhất và nạp lên Excel.

7.5. Đánh số khi có cột tiêu đề

Nếu bảng dữ liệu có tiêu đề ở hàng 1, hãy bắt đầu công thức ở hàng 2 (hoặc hàng 3 nếu có tiêu đề khác). Ví dụ:

=TEXT(ROW()-1,"00")

ROW()-1 sẽ tạo số 1 ở hàng 2, 2 ở hàng 3, v.v.

8. Kết luận

Việc đánh số 01 trong Excel không chỉ đơn giản là nhập số thủ công. Excel cung cấp nhiều công cụ và phương pháp khác nhau để tự động hoá quá trình đánh số, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Dưới đây là tóm tắt các phương pháp chính:

Phương pháp	Ưu điểm	Nhược điểm
Công thức `TEXT(ROW()-ROW($A$1)+1,"00")`	Đơn giản, linh hoạt	Thời gian tính chậm với hàng nghìn dòng
“Fill Series”	Nhanh, dễ sử dụng	Không linh hoạt với dãy số phức tạp
Power Query	Tự động hoá, mạnh mẽ	Cần nắm Power Query
VBA Macro	Tự động hoàn toàn	Cần viết script
Định dạng ô “00”	Giữ nguyên số 2 chữ số	Không tự động tăng dần

Bạn có thể chọn phương pháp phù hợp tùy vào quy mô dữ liệu và tần suất thực hiện. Dù bạn là người mới bắt đầu hay kinh nghiệm, các mẹo và công thức dưới đây sẽ giúp bạn đánh số trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

9. Tham khảo

Microsoft Office Support: “AutoFill in Excel”.
Power Query documentation: “Add Index Column”.
VBA Programming: “Using Loops in VBA”.

Sử dụng các công cụ và phương pháp trên, bạn sẽ hoàn toàn có thể đánh số 01 trong Excel một cách tự động, nhanh chóng, và chính xác. Hãy thử áp dụng ngay trong công việc của mình và cảm nhận sự khác biệt!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.

Làm Sao Để Đánh Số 01 Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Mọi Người Dùng