Có thể bạn quan tâm: Lấy Dữ Liệu Từ Google Sheet Về Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Các Kỹ Thuật Thực Tiễn

Mục lục bài viết

Giới thiệu

Trong môi trường làm việc hiện đại, bảng tính Excel không chỉ là công cụ ghi chú hay tính toán đơn giản mà còn là nền tảng quản lý dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp. Khi một phiên làm việc kéo dài, dữ liệu đã nhập vào thường chưa được lưu trữ ngay lập tức. Nếu máy tính gặp sự cố như mất điện đột ngột, cài sạc, hoặc khởi động lại, có thể mất toàn bộ dữ liệu chưa được lưu. Điều này gây ra nhiều rắc rối, từ mất công sức, thời gian cho tới ảnh hưởng tới quyết định kinh doanh. Vì vậy, việc lấy lại file Excel khi bị mất điện là một kỹ năng thiết yếu mà bất kỳ người dùng Excel nào cũng nên biết.

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước, từ cách khôi phục dữ liệu tạm thời, sử dụng tính năng Recovery, tới việc tìm kiếm các file backup tự động và thủ công. Bạn cũng sẽ được biết những mẹo để phòng ngừa rủi ro trong tương lai.

Có thể bạn quan tâm: Làm Thế Nào Để Lấy Dữ Liệu Theo Điều Kiện Trong Excel: Hướng Dẫn Cụ Thể Và Thực Tiễn

1. Tìm hiểu nguyên nhân mất dữ liệu khi mất điện

Trước khi bắt đầu khôi phục, hãy hiểu rõ nguyên nhân khiến dữ liệu bị mất:

Lỗi phần cứng: Máy tính bị mất điện do ổ cứng hỏng, nguồn điện không ổn định, hoặc cáp nguồn bị gãy.
File chưa lưu: Khi bạn làm việc và không nhấn Ctrl+S, Excel chỉ lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ RAM. Khi mất điện, dữ liệu đó sẽ bị mất.
Tính năng AutoRecover không được bật: Mặc định, Excel bật tính năng AutoRecover, nhưng có thể người dùng vô tình tắt hoặc cấu hình sai.
File bị khóa hoặc hỏng: Nếu file đang được mở trên mạng hoặc sử dụng một phiên bản cũ, có thể gây ra lỗi khi ghi dữ liệu.

Hiểu rõ nguyên nhân giúp bạn chọn phương pháp khôi phục phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: Cách Lấy 2 Số Cuối Của Năm Trong Excel – Hướng Dẫn Chi Tiết Và Ứng Dụng Thực Tế

2. Kiểm tra tính năng AutoRecover

Excel có một tính năng quan trọng giúp tự động lưu trữ phiên làm việc hiện tại trong thư mục tạm thời. Khi máy tính bị mất điện, Excel sẽ tự động khôi phục dữ liệu từ file này khi mở lại.

Bước 1: Mở Excel và vào “File” → “Options”

Trên thanh Ribbon, click vào “File” → “Options”.

Bước 2: Vào “Save”

Trong cửa sổ Options, chọn “Save” từ menu bên trái.

Bước 3: Kiểm tra “Save AutoRecover information every X minutes”

Đảm bảo rằng ô “Save AutoRecover information every X minutes” được tích. Thông thường, giá trị mặc định là 10 phút. Bạn có thể giảm xuống 5 phút nếu làm việc nhiều dữ liệu nhạy cảm.

Bước 4: Xác nhận thư mục AutoRecover

Ghi chú dòng “AutoRecover file location”. Đây là thư mục Excel lưu các file tạm thời. Bạn có thể ghi lại đường dẫn để kiểm tra sau.

Mẹo: Nếu bạn muốn lưu dữ liệu ngay lập tức, hãy nhấn Ctrl+S thường xuyên. Nếu muốn tự động lưu, hãy bật “AutoSave” nếu đang sử dụng Office 365 và lưu trên OneDrive hoặc SharePoint.

3. Khôi phục file từ thư mục AutoRecover

Khi Excel khởi động lại sau khi mất điện, nó thường hiển thị một cửa sổ “Document Recovery” với danh sách các file chưa được lưu. Nếu bạn không thấy cửa sổ này, hãy tự kiểm tra thư mục AutoRecover.

Bước 1: Tìm thư mục AutoRecover

Mở File Explorer và nhập đường dẫn mà bạn đã ghi lại ở Bước 4 trên. Đường dẫn thường như sau:

“`
C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\

“`

Hoặc trên macOS: ~/Library/Application Support/Microsoft/Office/OfficeVersion/Excel AutoRecovery/

Bước 2: Xác định file cần khôi phục

Tìm các file có phần mở rộng .xlsb hoặc .xlsx với tên “AutoRecover Save of …”. Bạn có thể mở chúng bằng Excel (đôi khi có thông báo “File is corrupted, but you can try to recover”).

Bước 3: Mở và lưu lại

Mở file, kiểm tra dữ liệu. Sau đó, lưu lại với tên mới (Ctrl+Shift+S) tránh ghi đè lên file gốc.

Lưu ý: Đôi khi file AutoRecover có thể bị hỏng hoặc không đầy đủ. Trong trường hợp này, hãy thử mở lại với “Open and Repair”.

4. Sử dụng “Open and Repair”

Excel cung cấp một công cụ “Open and Repair” giúp khôi phục file hỏng hoặc chưa lưu.

Bước 1: Mở Excel → File → Open

Chọn “Browse” tới thư mục chứa file gốc đã bị mất dữ liệu.

Bước 2: Chọn “Open and Repair”

Khi chọn file, click nút “Open” → chọn “Open and Repair”.

Bước 3: Chọn “Repair”

Excel sẽ hiển thị hai tùy chọn: “Repair” và “Extract Data”. Chọn “Repair” để cố gắng khôi phục toàn bộ file.

Bước 4: Lưu lại

Khi file mở thành công, lưu lại với tên mới.

Mẹo: Nếu “Repair” không thành công, thử “Extract Data” để lấy dữ liệu bảng tính mà không lưu đồ thị, định dạng.

5. Khôi phục từ các bản sao lưu tự động (AutoSave)

Nếu bạn đang sử dụng Office 365 (hoặc Office 2026+) và lưu file trên OneDrive hoặc SharePoint, tính năng AutoSave sẽ lưu trữ phiên làm việc liên tục. Khi mất điện, bạn có thể khôi phục phiên trước.

Bước 1: Mở file trên OneDrive

Truy cập trang web OneDrive, tìm file bạn đang làm việc.

Bước 2: Chọn “Version History”

Có thể bạn quan tâm: Lấy Giá Trị Sau Ký Tự Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Các Phương Pháp Thực Tế

Bấm chuột phải file → “Version History”.

Bước 3: Xem và khôi phục

Xem danh sách các phiên bản, chọn phiên làm việc trước mất điện. Click “Restore”.

Lưu ý: Nếu file được lưu trong thư mục cục bộ local mà không đồng bộ lên OneDrive, tính năng này sẽ không áp dụng.

6. Khôi phục dữ liệu từ thư mục tạm thời của Windows

Đôi khi, Excel lưu dữ liệu vào thư mục tạm thời của hệ điều hành. Bạn có thể tìm kiếm trong thư mục Temp.

Bước 1: Mở cửa sổ “Run”

Nhấn Windows + R, gõ %temp% và nhấn Enter.

Bước 2: Tìm kiếm file có tên liên quan

Sử dụng thanh tìm kiếm, gõ .xls hoặc .xlsx để lọc file tạm.

Bước 3: Kiểm tra và mở

Mở từng file thử để tìm file Excel đã mất dữ liệu.

7. Khôi phục từ file “.xlk” (Excel backup)

Excel có thể tạo file backup tự động nếu bạn bật tính năng này.

Bước 1: Kiểm tra thư mục gốc

Mở thư mục chứa file gốc, tìm file có phần mở rộng .xlk (Excel backup). File này thường có tên Book1.lnk hoặc Book1.xlk.

Bước 2: Mở và lưu lại

Mở file backup bằng Excel, sau đó lưu lại dưới định dạng .xlsx.

Lưu ý: Tính năng backup tự động có thể chưa được bật. Bạn có thể bật nó bằng cách vào “File” → “Options” → “Advanced” → “Save” → tick “Always create backup”.

8. Khôi phục bằng phần mềm chuyên dụng

Nếu các phương pháp trên không thành công, bạn có thể thử phần mềm khôi phục dữ liệu:

Phần mềm	Đặc điểm	Giá trị
Recuva	Miễn phí, dễ sử dụng	✔
EaseUS Data Recovery	Hỗ trợ nhiều định dạng file	✔
Stellar Phoenix Excel Repair	Đặc thù khôi phục Excel	✔
Disk Drill	Hỗ trợ phân vùng, mạng	✔

Bước 1: Cài đặt và quét

Cài đặt phần mềm, quét ổ đĩa C: hoặc ổ đĩa chứa file gốc.

Bước 2: Lọc kết quả

Lọc theo định dạng .xlsx, .xls.

Bước 3: Khôi phục

Chọn file cần khôi phục, lưu vào ổ đĩa khác (không lưu trữ trên cùng ổ để tránh ghi đè).

Cảnh báo: Việc khôi phục với phần mềm ngoài có thể làm mất dữ liệu đã khôi phục nếu ghi đè lên ổ cứng.

9. Phòng ngừa rủi ro trong tương lai

Mặc dù khôi phục dữ liệu là một kỹ năng quan trọng nhưng ngăn chặn rủi ro trước khi nó xảy ra luôn là giải pháp tốt hơn.

9.1. Sử dụng nguồn điện ổn định

Đặt máy tính trong phòng có ổn định điện, sử dụng bộ UPS (Uninterruptible Power Supply) để giữ nguồn khi mất điện.

9.2. Bật tính năng AutoSave và AutoRecover

Đảm bảo “AutoRecover” được bật và “AutoSave” nếu làm việc trên OneDrive/SharePoint.

9.3. Lưu thường xuyên

Thực hành “Ctrl+S” thường xuyên, đặc biệt khi thêm dữ liệu quan trọng.

9.4. Tạo bản sao lưu định kỳ

Sử dụng phần mềm backup (Acronis, Macrium Reflect) để sao lưu toàn bộ dữ liệu.

9.5. Kiểm tra và bảo trì phần cứng

Thường xuyên kiểm tra ổ cứng (S.M.A.R.T.), nguồn điện, ổ cắm.

10. Kết luận

Losing an Excel file due to a power outage can be a stressful situation, but with the right knowledge and tools, you can recover most of your data. By understanding how Excel’s AutoRecover and AutoSave features work, leveraging “Open and Repair,” searching temporary folders, and using backup files, you can often retrieve your lost work. Additionally, employing preventive measures such as using a UPS, enabling auto-saving, and maintaining regular backups will reduce the risk of data loss in the future.

Hãy nhớ rằng, dữ liệu là tài sản vô giá trong doanh nghiệp. Việc đầu tư thời gian để học cách khôi phục dữ liệu và phòng ngừa rủi ro sẽ giúp bạn tự tin hơn trong công việc và giảm thiểu tổn thất khi gặp sự cố ngoài ý muốn.

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.

Lấy Lại File Excel Khi Bị Mất Điện: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước