Lỗi “excel Found Unreadable Content” – Nguyên Nhân, Cách Khắc Phục Và Phòng Ngừa

Có thể bạn quan tâm: Lọc Từ Khóa Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Mở Đầu

Microsoft Excel là một trong những phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp, giáo dục và cá nhân. Tuy nhiên, dù là phần mềm mạnh mẽ, Excel vẫn không tránh khỏi các lỗi phát sinh trong quá trình lưu, mở hoặc truyền tải tệp tin. Một trong những lỗi thường gặp nhất mà người dùng gặp phải là “Excel found unreadable content” (Excel đã phát hiện nội dung không đọc được). Khi gặp lỗi này, người dùng thường thấy một hộp thoại cảnh báo xuất hiện, kèm theo thông báo rằng Excel không thể mở tệp tin hoặc một số nội dung trong tệp đã bị hỏng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về lỗi “Excel found unreadable content”: từ nguyên nhân gây ra, các cách khắc phục chi tiết, cho tới các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu khả năng gặp lại lỗi này trong tương lai. Nội dung được chia thành các phần chính sau:

1. Giới thiệu chung về lỗi “Excel found unreadable content”.
2. Nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi.
3. Các phương pháp khắc phục cụ thể.
4. Sử dụng công cụ và phần mềm hỗ trợ.
5. Phòng ngừa và thực hành tốt khi làm việc với Excel.
6. Kết luận và lời khuyên cuối cùng.

Có thể bạn quan tâm: Xóa Nội Dung Trong Ô Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

1. Giới Thiệu Chung Về Lỗi “Excel Found Unreadable Content”

1.1. Thông Báo Cảnh Báo Khi Mở File

Khi mở một tệp Excel (.xlsx, .xlsm, .xlsb, .xls) và gặp lỗi, người dùng sẽ nhìn thấy một hộp thoại như sau:

“Excel has stopped working”
“Excel found unreadable content in ‘filename.xlsx’.”
“Do you want to recover as much of the file as possible?”

Hộp thoại này thường kèm theo một nút “Yes” (để Excel cố gắng khôi phục) và “No” (đóng tệp mà không làm gì). Khi nhấn “Yes”, Excel sẽ cố gắng mở file và hiển thị một báo cáo chi tiết về các phần bị hỏng.

1.2. Tác Động Của Lỗi

• Mất dữ liệu: Một hoặc nhiều sheet, công thức, biểu đồ, hoặc macro có thể không được khôi phục.
• Gián đoạn công việc: Khi file quan trọng không mở được, công việc có thể bị trì hoãn.
• Mất thời gian: Việc tìm kiếm nguyên nhân và khôi phục dữ liệu tiêu tốn thời gian và công sức.

Có thể bạn quan tâm: Hàm Lọc Nam Nữ Trong Excel: Cách Tạo, Ứng Dụng Và Mẹo Thực Tế

2. Nguyên Nhân Phổ Biến Gây Ra Lỗi

2.1. Hỏng File Do Lỗi Khi Lưu

• Cắt điện, máy tính treo trong quá trình lưu.
• Lỗi phần mềm (Excel crash) khi ghi dữ liệu.
• Sự cố ổ đĩa (bad sectors) dẫn tới dữ liệu không được ghi đầy đủ.

2.2. Tương Thích Phiên Bản

• Mở file được tạo bằng phiên bản Excel mới trên phiên bản cũ hơn (ví dụ: .xlsx trên Excel 2003 mà không có bộ chuyển đổi).
• Sử dụng tính năng mới (Power Query, Data Model) trong phiên bản cũ không hỗ trợ.

2.3. Định Dạng File Không Đúng

• Đổi đuôi file (đổi .xlsx thành .xls) mà không chuyển đổi nội dung.
• Mở file bằng phần mềm không phải Excel (Google Sheets, LibreOffice) và lưu lại, gây mất cấu trúc XML nội bộ.

2.4. Macro và Add‑ins

• Macro VBA lỗi hoặc macro gây thay đổi cấu trúc file trong khi lưu.
• Add‑ins không tương thích (ví dụ: một add‑in cũ không hỗ trợ định dạng .xlsx).

2.5. Nội Dung Siêu Dữ Liệu (Metadata) Bị Hỏng

• Custom XML parts hoặc Custom UI (định dạng ribbon tùy chỉnh) bị lỗi.
• Embedded objects (Word, PowerPoint, PDF) bị hỏng.

2.6. Virus, Malware hoặc Phần Mềm Bảo Mật

• Quét virus hoặc phần mềm diệt malware có thể làm thay đổi cấu trúc file XML nội bộ.
• Ransomware có thể làm hỏng một phần dữ liệu.

2.7. Lỗi Khi Truyền Tải (Network, Cloud)

• Đồng bộ OneDrive/SharePoint bị gián đoạn.
• Tải lên/tải xuống không hoàn chỉnh (điểm dừng giữa chừng).

3. Các Phương Pháp Khắc Phục Cụ Thể

3.1. Phương Pháp Cơ Bản – Mở và Khôi Phục

1. Nhấn “Yes” khi hộp thoại cảnh báo xuất hiện. Excel sẽ cố gắng mở file và hiển thị danh sách lỗi.
2. Lưu file mới dưới tên khác (File → Save As) ngay sau khi mở thành công. Điều này giúp loại bỏ các thành phần lỗi.

Lưu ý: Nếu Excel không mở được file dù đã nhấn “Yes”, tiếp tục các bước sau.

3.2. Sử Dụng Tính Năng “Open and Repair”

1. Mở Excel → File → Open.
2. Duyệt tới file lỗi, không nhấp đúp để mở.
3. Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút “Open” → chọn “Open and Repair”.
4. Chọn “Repair” để Excel cố gắng khôi phục nội dung. Nếu không thành công, thử “Extract Data” để lấy dữ liệu thô.

3.3. Mở File Bằng Notepad (hoặc Notepad++) và Kiểm Tra XML

Excel file .xlsx là một tập tin ZIP chứa các file XML. Bạn có thể:

1. Đổi đuôi file từ .xlsx thành .zip.
2. Giải nén (bằng WinRAR, 7‑Zip).
3. Mở thư mục xl\worksheets, xl\sharedStrings.xml, xl\workbook.xml bằng Notepad++.
4. Tìm các tag XML không hợp lệ (ví dụ: ký tự đặc biệt không được mã hoá, thẻ không đóng).
5. Sửa lỗi (thường là xóa dòng lỗi) và đóng lại.
6. Nén lại (đảm bảo cấu trúc thư mục không thay đổi) và đổi đuôi lại thành .xlsx.

Cảnh báo: Phương pháp này yêu cầu kiến thức cơ bản về XML. Nếu không chắc, hãy sao lưu file trước khi chỉnh sửa.

3.4. Khôi Phục Bằng Power Query (Excel 2026+)

Có thể bạn quan tâm: Alt + Enter Không Xuống Dòng Trong Excel: Nguyên Nhân, Giải Pháp Và Các Mẹo Thông Minh

Power Query có khả năng import dữ liệu từ file Excel hỏng:

1. Mở Excel mới → Data → Get Data → From File → From Workbook.
2. Chọn file hỏng. Power Query sẽ cố gắng đọc các sheet và hiển thị dữ liệu.
3. Chọn các sheet cần, Load vào workbook mới.

3.5. Sử Dụng Microsoft Office “Open XML SDK”

Nếu bạn có kiến thức lập trình C# hoặc PowerShell, Open XML SDK cho phép:

• Mở file ở mức độ low‑level.
• Kiểm tra và loại bỏ các phần tử hỏng (Custom XML, VML, v.v.).
• Lưu lại file sạch.

Ví dụ PowerShell:

Install-Module -Name Open-Xml-PowerTools
Import-Module Open-Xml-PowerTools $path = "C:\Temp\CorruptFile.xlsx"
$doc = DocumentFormat.OpenXml.Packaging.SpreadsheetDocument::Open($path, $true) # Xóa các CustomXmlParts có lỗi
foreach($part in $doc.CustomXmlParts){ try{ $part.GetXml() } catch{ $part.Delete() }
}
$doc.Close()

Sau khi chạy, thử mở lại file.

3.6. Khôi Phục Bằng Phần Mềm Bên Thứ Ba

Cách dùng chung: Cài đặt, mở phần mềm → Chọn file hỏng → Bắt đầu quét → Lưu file đã khôi phục.

3.7. Khôi Phục Từ Bản Sao Lưu (Backup)

Nếu bạn đã sử dụng OneDrive, SharePoint, Google Drive hoặc sao lưu nội bộ:

1. Khôi phục phiên bản trước (Right‑click file → “Version History”).
2. Tải về phiên bản ổn định và làm việc tiếp tục.

3.8. Khi Lỗi Do Macro hoặc Add‑ins

1. Mở Excel ở Safe Mode: Nhấn Win + R, gõ excel /safe và Enter.
2. Mở file trong Safe Mode → Nếu mở được, nguyên nhân là macro/add‑in.
3. Vô hiệu hoá macro: File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings → Disable all macros.
4. Xóa hoặc sửa macro gây lỗi (Developer → Visual Basic).

3.9. Kiểm Tra Ổ Đĩa và Hệ Thống Tập Tin

• Chạy CHKDSK: Mở Command Prompt (admin) → chkdsk C: /f /r.
• Sử dụng SFC: sfc /scannow để kiểm tra file hệ thống Windows.
• Kiểm tra RAM: Dùng Windows Memory Diagnostic để loại bỏ lỗi phần cứng gây hỏng file.

4. Sử Dụng Công Cụ và Phần Mềm Hỗ Trợ

4.1. Công Cụ Nội Bộ Của Microsoft

• Microsoft Office Configuration Analyzer Tool (OffCAT): Kiểm tra cấu hình Office, phát hiện xung đột add‑in.
• Excel Diagnostics (trong Office 365) – công cụ tự động quét và sửa lỗi file.

4.2. Các Tiện Ích Mã Nguồn Mở

• Open XML SDK (Microsoft) – cho phép lập trình viên thao tác trên file .xlsx.
• xlsx‑repair (Python) – thư viện cho phép đọc và sửa file Excel hỏng.

pip install xlsx-repair
from xlsx_repair import repair repair('corrupt.xlsx', 'repaired.xlsx')

4.3. Dịch Vụ Trực Tuyến

• Online Office Repair (https://www.onlineofficefix.com) – upload file, hệ thống tự động khôi phục.
• Google Drive: Đôi khi mở file trong Google Sheets và tải lại về dưới dạng .xlsx giúp “làm sạch” cấu trúc.

Lưu ý: Khi sử dụng dịch vụ trực tuyến, hãy cân nhắc về bảo mật dữ liệu nhạy cảm.

5. Phòng Ngừa – Thực Hành Tốt Khi Làm Việc Với Excel

5.1. Sử Dụng Định Dạng File Phù Hợp

• Sử dụng .xlsx cho các workbook không có macro.
• Sử dụng .xlsm khi có macro, nhưng luôn đặt macro ở mức “Trusted” và kiểm tra tính bảo mật.

5.2. Thường Xuyên Lưu Và Tạo Bản Sao Lưu

• AutoSave (OneDrive/SharePoint) – bật luôn.
• Tạo bản sao lưu mỗi 10‑15 phút (File → Options → Save → “Save AutoRecover information every X minutes”).
• Sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ đám mây.

5.3. Tránh Mở File Trên Nhiều Thiết Bị Đồng Thời

• Khi mở file trên OneDrive/SharePoint, đảm bảo không có người dùng khác đang chỉnh sửa cùng lúc, tránh xung đột đồng bộ.

5.4. Kiểm Tra Macro và Add‑ins Trước Khi Lưu

• Kiểm tra mã VBA: Đảm bảo không có lỗi biên dịch.
• Vô hiệu hoá add‑ins không cần thiết: File → Options → Add‑ins → Manage → Go… → Uncheck.

5.5. Đảm Bảo Hệ Thống Ổ Đĩa và Nguồn Điện Ổn Định

• Sử dụng UPS (bộ nguồn dự phòng) cho máy tính trong môi trường doanh nghiệp.
• Kiểm tra ổ cứng định kỳ bằng công cụ SMART.

5.6. Kiểm Tra Tính Tương Thích Khi Chia Sẻ

• Khi gửi file cho người dùng khác, xác nhận phiên bản Excel họ đang dùng.
• Nếu người nhận dùng Google Sheets hoặc LibreOffice, cân nhắc xuất file dưới dạng CSV (đối với dữ liệu thuần) để tránh mất cấu trúc.

5.7. Đặt Quy Trình Kiểm Soát Phiên Bản

• Sử dụng hệ thống quản lý phiên bản (Git, SVN) cho các file quan trọng.
• Đặt naming convention: Project_2024-06-24_v01.xlsx, v02… để dễ theo dõi.

6. Kết Luận và Lời Khuyên Cuối Cùng

Lỗi “Excel found unreadable content” là một trong những vấn đề gây phiền toái nhất cho người dùng Excel, nhưng nó không phải là không thể khắc phục. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân (từ hỏng file, không tương thích phiên bản, macro lỗi, đến vấn đề phần cứng), người dùng có thể áp dụng các phương pháp khôi phục từ cơ bản (Open and Repair, Safe Mode) tới nâng cao (Open XML SDK, phần mềm chuyên dụng). Đồng thời, thực hiện các biện pháp phòng ngừa như sao lưu thường xuyên, bật AutoSave, kiểm tra macro và ổ đĩa sẽ giảm thiểu đáng kể khả năng gặp lại lỗi này.

Những Điểm Nhấn Cần Nhớ

1. Luôn thử “Open and Repair” trước khi tìm tới phần mềm bên thứ ba.
2. Sao lưu file trước khi thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trên file hỏng.
3. Kiểm tra phiên bản Excel và môi trường làm việc (OneDrive, SharePoint) khi chia sẻ file.
4. Sử dụng công cụ XML (Notepad++, 7‑Zip) khi bạn có kiến thức về cấu trúc file .xlsx.
5. Đối với file chứa macro, luôn mở ở Safe Mode để xác định nguyên nhân.

Cuối cùng, một môi trường làm việc được quản lý tốt, với quy trình sao lưu, kiểm tra định kỳ và việc đào tạo người dùng về các rủi ro khi làm việc với Excel, sẽ là nền tảng vững chắc để tránh gặp phải lỗi “unreadable content”. Khi gặp phải lỗi, hãy bình tĩnh, áp dụng các bước đã nêu ở trên và bạn sẽ có khả năng hồi phục dữ liệu một cách hiệu quả nhất.

Chúc bạn luôn làm việc suôn sẻ và dữ liệu luôn an toàn!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.