Có thể bạn quan tâm: Cách Định Dạng Dấu Chấm Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Mục lục bài viết

Mở đầu

Excel là một trong những công cụ văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà còn trong giáo dục, nghiên cứu và cá nhân. Tuy nhiên, khi làm việc với các tệp tin Excel, người dùng thường gặp phải một số lỗi khó chịu, trong đó “Sharing Violation” (vi phạm chia sẻ) là một trong những lỗi phổ biến và gây phiền toái nhất. Lỗi này không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn có thể gây mất mát dữ liệu nếu không được xử lý kịp thời.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về lỗi “Sharing Violation” trong Excel, bao gồm:

Định nghĩa và mô tả chi tiết lỗi
Các nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi
Hậu quả và rủi ro khi lỗi không được giải quyết
Các phương pháp khắc phục từ cơ bản đến nâng cao
Cách phòng ngừa lỗi trong tương lai
Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Mục tiêu là giúp bạn không chỉ “sửa chữa” lỗi mà còn hiểu sâu hơn về cơ chế hoạt động của Excel, từ đó nâng cao hiệu suất và độ ổn định khi làm việc với các tệp tin quan trọng.

Có thể bạn quan tâm: Lỗi “excel Has Stopped Working” – Nguyên Nhân, Phân Tích Và Giải Pháp Chi Tiết

1. Sharing Violation là gì?

1.1. Định nghĩa

“Sharing Violation” (vi phạm chia sẻ) là một thông báo lỗi xuất hiện khi một ứng dụng (trong trường hợp này là Microsoft Excel) cố gắng mở, lưu, hoặc ghi dữ liệu vào một tệp tin mà hiện đang bị một tiến trình khác chiếm giữ hoặc đang được sử dụng. Thông báo lỗi thường xuất hiện dưới dạng:

“Sharing violation (0x80070020). The process cannot access the file because it is being used by another process.”

1.2. Cơ chế hoạt động của Windows và Excel

Windows quản lý tài nguyên (file, folder, thiết bị) thông qua các handle (đối tượng đại diện cho một tài nguyên mở). Khi một ứng dụng mở một tệp tin, Windows cấp cho ứng dụng một handle với một cấp quyền (access mode) nhất định, ví dụ:

Read (đọc)
Write (ghi)
Read/Write (đọc và ghi)

Nếu một handle đã được mở với quyền exclusive lock (khóa độc quyền), bất kỳ tiến trình nào khác cố gắng mở cùng một tệp tin sẽ bị từ chối và trả về lỗi “Sharing Violation”. Excel thường mở tệp tin ở chế độ Read/Write nhưng cũng có thể mở ở chế độ Read-Only nếu phát hiện tệp đang được dùng.

1.3. Khi nào lỗi xuất hiện

Khi bạn mở một tệp đang được người khác mở trên mạng (đặc biệt trong môi trường SharePoint, OneDrive, hoặc thư mục chia sẻ trên mạng LAN).
Khi một macro hoặc add‑in trong Excel mở tệp tạm thời và không giải phóng handle đúng cách.
Khi phần mềm bảo mật (antivirus, endpoint protection) quét tệp và giữ lock trong thời gian ngắn.
Khi tệp tin tạm thời (.tmp) được tạo ra trong quá trình lưu và không được xóa.
Khi có một tiến trình nền (ví dụ: đồng bộ hoá OneDrive, Dropbox, Google Drive) đang thao tác trên tệp.

Có thể bạn quan tâm: Lỗi “excel Found Unreadable Content” – Nguyên Nhân, Cách Khắc Phục Và Phòng Ngừa

2. Nguyên nhân phổ biến gây ra Sharing Violation

2.1. Tệp đang mở trên máy khác (Network Share)

Trong môi trường doanh nghiệp, nhiều người thường lưu tệp Excel trên một thư mục chia sẻ (shared folder). Nếu một người mở tệp và người khác cố gắng mở cùng lúc, Excel sẽ thông báo “Sharing Violation” nếu tệp không được bật chế độ Shared Workbook (đối với Excel 2026 trở xuống) hoặc Co‑authoring (đối với Office 365).

2.1.1. Shared Workbook vs. Co‑authoring

Shared Workbook: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tệp, nhưng có giới hạn về tính năng (pivot tables, VBA, etc.).
Co‑authoring: Được hỗ trợ trên Office 365, cho phép đồng thời chỉnh sửa mà không cần bật tính năng cũ. Tuy nhiên, yêu cầu tệp phải lưu trên OneDrive, SharePoint hoặc Teams.

2.2. Macro hoặc VBA giữ lock

Nhiều macro mở tệp tạm thời để thực hiện tính toán hoặc sao chép dữ liệu, nhưng nếu đoạn mã không đóng workbook (Workbooks.Close) hoặc không giải phóng đối tượng (Set obj = Nothing), handle sẽ vẫn tồn tại trong bộ nhớ, dẫn đến lỗi khi người dùng cố gắng lưu lại tệp chính.

Sub Example() Dim wbTemp As Workbook Set wbTemp = Workbooks.Open("C:\Temp\temp.xlsx") ' Thực hiện xử lý... ' Quên đóng workbook ' wbTemp.Close SaveChanges:=True <-- Nên có
End Sub

2.3. Phần mềm bảo mật / Antivirus

Các chương trình diệt virus thường thực hiện real‑time scanning (quét thời gian thực) trên các tệp mới tạo hoặc đang mở. Khi Excel đang ghi dữ liệu, antivirus có thể tạm thời giữ lock để đọc nội dung, gây ra sharing violation.

2.4. Đồng bộ hoá đám mây (OneDrive, Dropbox, Google Drive)

Khi tệp đang được đồng bộ lên đám mây, client của dịch vụ đồng bộ sẽ mở tệp để sao chép lên server, giữ lock trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu người dùng thực hiện lưu (save) trong thời gian này, lỗi sẽ xuất hiện.

2.5. Tệp tạm thời (.tmp) không được xóa

Khi Excel lưu, nó tạo một tệp tạm thời (ví dụ: ~$MyFile.xlsx) để lưu trạng thái hiện tại. Nếu Excel hoặc một tiến trình khác không xóa tệp này sau khi lưu thành công, tệp tạm thời sẽ vẫn tồn tại và gây cản trở cho các thao tác tiếp theo.

2.6. Quyền truy cập (Permission) không đủ

Nếu người dùng không có quyền ghi (write permission) trên thư mục chứa tệp, hệ thống sẽ trả về lỗi “Sharing Violation” vì Excel không thể tạo hoặc ghi file mới. Điều này thường xảy ra khi tệp được lưu trên sharepoint với read‑only permission.

2.7. Tệp bị khóa bởi tiến trình hệ thống (System Process)

Đôi khi, Windows Explorer, Search Indexer, hoặc các tiến trình hệ thống khác (ví dụ: Windows Search) sẽ mở tệp để tạo thumbnail hoặc index nội dung. Khi tiến trình này chưa hoàn thành, Excel sẽ nhận được thông báo lỗi.

3. Hậu quả và rủi ro khi không giải quyết Sharing Violation

Mất thời gian làm việc: Người dùng phải dừng công việc, tìm nguyên nhân, khởi động lại Excel hoặc máy tính.
Rủi ro mất dữ liệu: Nếu người dùng ép buộc lưu (force save) hoặc tắt máy đột ngột, dữ liệu chưa được ghi có thể bị mất.
Xung đột phiên bản: Khi nhiều người cùng làm việc trên cùng một tệp mà không có cơ chế đồng bộ, có thể xuất hiện các phiên bản tệp khác nhau, gây nhầm lẫn.
Ảnh hưởng tới quy trình kinh doanh: Trong môi trường tài chính, kế toán hoặc sản xuất, việc chậm trễ trong cập nhật dữ liệu có thể dẫn tới sai sót trong báo cáo, quyết định sai lầm.
Tăng tải cho bộ phận IT: Các cuộc gọi hỗ trợ, yêu cầu khởi động lại server hoặc kiểm tra log sẽ làm tăng chi phí vận hành.

4. Các phương pháp khắc phục Sharing Violation

4.1. Kiểm tra và đóng các workbook, tiến trình đang mở tệp

Sử dụng Task Manager
Mở Task Manager (Ctrl + Shift + Esc).
Tìm các tiến trình EXCEL.EXE, WINWORD.EXE, hoặc OneDrive.exe có thể đang giữ lock.
Kết thúc (End Task) các tiến trình không cần thiết.
Sử dụng Resource Monitor
Mở Resource Monitor (resmon).
Chuyển tới tab CPU → Associated Handles và nhập tên tệp để xem tiến trình nào đang giữ handle.

4.2. Đóng macro hoặc add‑in gây lỗi

Vào File → Options → Add‑ins.
Tại phần Manage, chọn COM Add-ins và Go.
Bỏ chọn các add‑in không cần thiết, khởi động lại Excel và kiểm tra lại.

Nếu lỗi vẫn tồn tại, mở VBA Editor (Alt + F11) và kiểm tra các macro có Workbook.Open hoặc Workbooks.Open mà không có Close.

4.3. Thực hiện lưu dưới tên mới (Save As)

Khi gặp lỗi, thử Save As với tên mới hoặc lưu vào thư mục khác. Điều này giúp Excel tạo một bản sao mới, tránh lock trên tệp cũ.

Có thể bạn quan tâm: Sửa Lỗi “name Conflict” Trong Excel: Nguyên Nhân, Cách Khắc Phục Và Những Lưu Ý Quan Trọng

4.4. Tạm thời vô hiệu hoá Antivirus

Nếu nghi ngờ antivirus gây ra, vào Settings của phần mềm bảo mật, tạm thời disable real‑time scanning.
Thực hiện lưu lại tệp, sau đó bật lại bảo mật.

Lưu ý: Không nên tắt hoàn toàn phần mềm bảo mật trong môi trường doanh nghiệp; chỉ tắt trong thời gian ngắn và chỉ trên máy cá nhân.

4.5. Dừng đồng bộ hoá đám mây

OneDrive: Click vào biểu tượng OneDrive trên khay hệ thống → Pause syncing (tạm dừng đồng bộ) trong 2–5 phút.
Dropbox/Google Drive: Tương tự, tạm dừng đồng bộ.

Sau khi lưu xong, bật lại đồng bộ.

4.6. Kiểm tra quyền truy cập (Permissions)

File Explorer → Right‑click → Properties → Security.
Đảm bảo người dùng hiện tại có Full control hoặc ít nhất Modify.
Nếu tệp nằm trên SharePoint, kiểm tra Permission Level trong portal SharePoint (Read, Contribute, Edit).

4.7. Xóa tệp tạm thời và file lock

Mở Command Prompt (run as administrator).
Điều hướng tới thư mục chứa file và gõ:

del /f /a "~$MyFile.xlsx"
del /f /a "MyFile.xlsx.tmp"

Hoặc xóa trực tiếp trong Windows Explorer (hiển thị các file ẩn).

4.8. Sử dụng công cụ Unlocker

Unlocker hoặc Process Explorer (của Sysinternals) cho phép bạn:

Xem tiến trình nào đang giữ lock.
Thực hiện Unlock hoặc Kill Process trực tiếp.

Cách dùng Process Explorer:

Mở Process Explorer (procexp.exe).
Nhấn Ctrl + F, nhập tên file.
Double‑click vào kết quả để chuyển tới tiến trình.
Chuột phải → Close Handle.

4.9. Cấu hình lại Excel để sử dụng chế độ Co‑authoring

Nếu môi trường hỗ trợ Office 365:

Lưu tệp lên OneDrive for Business hoặc SharePoint Online.
Đảm bảo tệp có định dạng .xlsx (không phải .xls).
Mở tệp và chia sẻ link cho đồng nghiệp.

Excel sẽ tự động bật Co‑authoring, giảm thiểu sharing violation.

4.10. Khởi động lại máy tính hoặc server

Khi tất cả các phương pháp trên không hiệu quả, việc restart máy tính hoặc restart dịch vụ File Server (nếu tệp nằm trên server) sẽ giải phóng tất cả các handle đang mở.

5. Phòng ngừa lỗi Sharing Violation trong tương lai

5.1. Áp dụng chính sách lưu trữ và chia sẻ tệp

Sử dụng OneDrive/SharePoint cho mọi tệp quan trọng, tránh lưu trên thư mục chia sẻ truyền thống.
Kích hoạt tính năng AutoSave (Office 365) để giảm việc lưu thủ công và tránh xung đột.

5.2. Đào tạo người dùng về làm việc đồng thời

Giải thích cách chia sẻ workbook (Shared Workbook) hoặc cách sử dụng Co‑authoring.
Khuyến khích đóng file khi không sử dụng.

5.3. Quản lý macro và add‑in

Kiểm tra và đánh giá các macro trước khi triển khai.
Đảm bảo mọi đối tượng COM và Workbook được đóng đúng cách.

5.4. Tối ưu cấu hình Antivirus

Thêm exception cho các thư mục chứa tệp Excel quan trọng (nếu chính sách bảo mật cho phép).
Đảm bảo real‑time scanning không làm chậm quá mức.

5.5. Sử dụng phiên bản Excel mới nhất

Các bản cập nhật mới thường cải thiện cơ chế lock và hỗ trợ Co‑authoring tốt hơn.
Đảm bảo cập nhật Office qua Windows Update hoặc Microsoft 365 Admin Center.

5.6. Giám sát và logging

Sử dụng Event Viewer để ghi lại các lỗi 0x80070020 (Sharing Violation).
Thiết lập alert cho admin khi lỗi xuất hiện nhiều lần, nhằm nhanh chóng xác định nguyên nhân.

6. FAQ – Những câu hỏi thường gặp

Q1: Tôi có thể mở tệp Excel đang bị “Sharing Violation” ở chế độ Read‑Only không?

A: Có, khi Excel thông báo lỗi, thường sẽ hiện tùy chọn Open Read‑Only. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể lưu thay đổi vào tệp gốc mà chỉ có thể lưu dưới tên mới.

Q2: Nếu tôi đang làm việc trên một file được lưu trên SharePoint và gặp lỗi, tôi nên làm gì?

A: Đầu tiên, kiểm tra trạng thái đồng bộ của OneDrive/SharePoint. Đảm bảo không có thông báo “Syncing” đang chạy. Nếu vẫn lỗi, thử download file về máy cá nhân, mở và lưu lại, sau đó upload lên lại.

Q3: Có cách nào để tự động giải phóng lock khi Excel “crash” không?

A: Khi Excel gặp sự cố và không tắt đúng cách, Windows sẽ giữ handle trong một thời gian ngắn (thường vài giây). Nếu lock vẫn tồn tại, bạn có thể dùng Process Explorer để đóng handle hoặc khởi động lại máy.

Q4: Lỗi “Sharing Violation” có xuất hiện trên các phiên bản Excel cũ (2007, 2026) không?

A: Có. Các phiên bản cũ không hỗ trợ Co‑authoring và có cơ chế lock chặt chẽ hơn, do đó dễ gặp lỗi này khi tệp được mở trên nhiều máy cùng lúc.

Q5: Có cách nào để kiểm tra xem một file Excel có đang được lock bởi tiến trình nào không?

A: Sử dụng Handle hoặc Process Explorer của Sysinternals. Mở công cụ, nhấn Ctrl + F, nhập tên file, và công cụ sẽ liệt kê các tiến trình giữ handle.

7. Kết luận

Lỗi “Sharing Violation” trong Excel không chỉ là một thông báo lỗi đơn thuần mà còn là dấu hiệu cho thấy có một vấn đề về quản lý tài nguyên, quyền truy cập hoặc tương tác giữa các tiến trình. Hiểu rõ cơ chế hoạt động của Windows và Excel, cùng với việc áp dụng các biện pháp khắc phục và phòng ngừa đúng cách, sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa thời gian gián đoạn công việc và bảo vệ dữ liệu quan trọng.

Những điểm chính cần nhớ:

Kiểm tra tiến trình đang mở tệp và đóng chúng nếu không cần.
Đảm bảo macro và add‑in giải phóng handle đúng cách.
Tạm thời vô hiệu hoá antivirus hoặc đồng bộ đám mây khi cần lưu nhanh.
Sử dụng OneDrive/SharePoint + Co‑authoring để giảm thiểu xung đột.
Thường xuyên cập nhật Office và đào tạo người dùng về quy trình làm việc đồng thời.

Với kiến thức và công cụ đã được trình bày trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ tự tin giải quyết mọi trường hợp “Sharing Violation” một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc ổn định, không bị gián đoạn.

Chúc bạn làm việc suôn sẻ và luôn tránh được những cạm bẫy của lỗi “Sharing Violation” trong Excel!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.