Cách Mở File Csv Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Có thể bạn quan tâm: Số Dòng Trong Excel: Giới Hạn, Cách Tăng, Và Những Điều Bạn Cần Biết

Giới thiệu chung về định dạng CSV

CSV (Comma Separated Values) là một định dạng tệp văn bản đơn giản, trong đó mỗi dòng tương ứng với một bản ghi và các trường dữ liệu được ngăn cách nhau bằng dấu phẩy (hoặc một ký tự phân cách khác như dấu chấm phẩy, tab). Định dạng này được sử dụng rộng rãi trong việc xuất nhập dữ liệu giữa các hệ thống, phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu và các công cụ phân tích. Nhờ tính đơn giản, CSV có thể được mở và chỉnh sửa bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào, nhưng để khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu, hầu hết người dùng sẽ muốn đưa nó vào một bảng tính như Microsoft Excel.

Excel không chỉ cho phép hiển thị dữ liệu mà còn cung cấp các công cụ mạnh mẽ để lọc, sắp xếp, tính toán và biểu đồ hoá. Tuy nhiên, việc mở file CSV trong Excel không phải lúc nào cũng suôn sẻ; có những vấn đề phổ biến như:

• Dữ liệu bị tách sai cột (do ký tự phân cách không phải là dấu phẩy).
• Các giá trị số bị chuyển thành ngày tháng (đặc biệt là các chuỗi số có dạng “00123” hoặc “20210101”).
• Mất dấu ngoặc kép hoặc ký tự đặc biệt.
• Định dạng số thập phân không đúng (dấu phẩy vs dấu chấm).

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước một, giúp bạn mở file CSV trong Excel một cách chính xác, đồng thời giải quyết các vấn đề thường gặp. Chúng tôi sẽ đề cập đến các phương pháp khác nhau trên các phiên bản Excel (Office 365, 2026, 2026, 2026 và các phiên bản cũ hơn), cũng như một số mẹo nâng cao cho người dùng chuyên sâu.

Có thể bạn quan tâm: Niềng Nhôm Excel Chính Hãng: Lựa Chọn Hoàn Hảo Cho Nụ Cười Tự Tin

1. Kiểm tra nội dung file CSV trước khi mở

1.1. Xem qua file bằng Notepad hoặc Notepad++

Trước khi đưa dữ liệu vào Excel, mở file CSV bằng một trình soạn thảo văn bản để xác định:

• Ký tự phân cách: Dấu phẩy (,), chấm phẩy (;), tab (\t), hoặc ký tự khác.
• Dấu bao quanh: Thông thường, các trường chứa ký tự đặc biệt (dấu phẩy, dấu ngoặc kép) sẽ được bao quanh bởi dấu ngoặc kép ("). Ví dụ: "New York, NY".
• Mã hoá ký tự: UTF-8, ANSI, Unicode (UTF-16). Đặc biệt quan trọng đối với tiếng Việt có dấu.

1.2. Xác định định dạng số và ngày tháng

Kiểm tra xem các cột dữ liệu có chứa:

• Số có dấu thập phân (12,34 hoặc 12.34).
• Ngày tháng theo định dạng dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy hoặc yyyy-mm-dd.

Việc biết trước sẽ giúp bạn thiết lập đúng các tùy chọn khi nhập dữ liệu vào Excel.

Có thể bạn quan tâm: Nhập Tên Hàng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Mở file CSV trực tiếp trong Excel

2.1. Cách nhanh: Kéo & Thả hoặc Double Click

Nếu file CSV sử dụng dấu phẩy làm ký tự phân cách và mã hoá là UTF-8 (hoặc ANSI), bạn có thể:

1. Kéo file CSV vào cửa sổ Excel đang mở.
2. Hoặc double click file CSV; nếu Excel được thiết lập làm chương trình mặc định cho loại tệp này, dữ liệu sẽ tự động được tải.

Lưu ý: Phương pháp này dựa vào cài đặt mặc định của Windows (Regional Settings). Nếu máy tính của bạn dùng dấu chấm phẩy (;) làm ký tự phân cách danh sách (đặc trưng ở một số quốc gia châu Âu), Excel sẽ hiểu sai và đưa toàn bộ dữ liệu vào một cột duy nhất.

2.2. Sử dụng lệnh “Open” trong Excel

1. Mở Excel → Tab File → Open.
2. Chọn Browse → Đổi All Excel Files thành All Files (.) để hiển thị file CSV.
3. Chọn file CSV → Nhấn Open.

Nếu dữ liệu hiển thị đúng (các cột được tách ra), bạn có thể lưu lại dưới định dạng .xlsx để tiện chỉnh sửa sau này.

3. Sử dụng “Text Import Wizard” (Trình hướng dẫn nhập văn bản)

Khi Excel không tự động nhận đúng ký tự phân cách, chúng ta cần sử dụng Text Import Wizard để tùy chỉnh.

3.1. Bước 1: Mở Wizard

• Excel 2026 trở lên (Office 365, 2026): Vào Data → Get & Transform Data → From Text/CSV.
• Excel 2026 và các phiên bản cũ hơn: Vào Data → Get External Data → From Text.

3.2. Bước 2: Chọn file và cài đặt mặc định

• Chọn file CSV → Nhấn Import.
• Trong cửa sổ File Origin, chọn 65001: Unicode (UTF-8) nếu file của bạn là UTF-8. Đối với ANSI, chọn Windows (Default).
• Delimiter (Ký tự phân cách): Excel sẽ tự động phát hiện. Nếu không đúng, chọn Comma (dấu phẩy), Semicolon (dấu chấm phẩy), Tab, hoặc Other và nhập ký tự tùy chỉnh.

3.3. Bước 3: Xem trước dữ liệu

Cửa sổ hiển thị bản xem trước giúp bạn kiểm tra:

• Các cột đã được tách đúng chưa.
• Dòng tiêu đề (Header) có đúng không.

Nếu mọi thứ ổn, nhấn Load để đưa dữ liệu vào một sheet mới. Nếu cần chỉnh sửa thêm (chẳng hạn chuyển đổi cột ngày tháng sang định dạng Date), nhấn Transform Data để mở Power Query.

4. Xử lý các vấn đề thường gặp

4.1. Vấn đề: Toàn bộ dữ liệu nằm trong một cột duy nhất

Nguyên nhân: Ký tự phân cách trong file không khớp với cài đặt “List separator” của hệ thống.

Cách khắc phục:

1. Thay đổi cài đặt hệ thống:
2. Windows: Control Panel → Region → Additional Settings → List separator. Thay đổi từ ; sang , (hoặc ngược lại) tùy thuộc vào file CSV.

3. Sau khi thay đổi, khởi động lại Excel và mở lại file.

4. Sử dụng Text Import Wizard (như mục 3) và chọn ký tự phân cách thích hợp.

4.2. Vấn đề: Các số điện thoại hoặc mã số bị mất số 0 đầu

Ví dụ: 00123 hiển thị thành 123.

Giải pháp:

• Khi sử dụng Text Import Wizard, trong Column data format, chọn Text cho cột chứa mã số. Điều này buộc Excel xem dữ liệu như chuỗi ký tự, giữ nguyên số 0 đầu.
• Nếu dữ liệu đã được nhập, thực hiện Format Cells → Number → Custom → Nhập 00000 (số 0 tùy theo độ dài) hoặc chuyển cột sang kiểu Text.

4.3. Vấn đề: Ngày tháng bị chuyển thành số thứ tự (serial number)

Có thể bạn quan tâm: Nối Hai Cột Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Excel lưu ngày tháng dưới dạng số nguyên (số ngày tính từ 1/1/1900). Khi file CSV chứa ngày tháng dạng dd/mm/yyyy và Excel hiểu là mm/dd/yyyy, dữ liệu sẽ sai.

Cách xử lý:

• Trong Text Import Wizard, chọn Date và chỉ định định dạng ngày (DMY, MDY, YMD) cho từng cột.
• Hoặc sau khi nhập, sử dụng Data → Text to Columns → Delimited → Next → Next → trong mục Column data format, chọn Date và định dạng phù hợp.

4.4. Vấn đề: Dấu ngoặc kép bị mất hoặc dữ liệu chứa dấu phẩy bị tách sai

Nếu trường dữ liệu có dấu phẩy bên trong mà không được bao quanh bởi dấu ngoặc kép, Excel sẽ tách sai.

Giải pháp:

• Kiểm tra file CSV bằng Notepad: Đảm bảo các trường chứa dấu phẩy được bao quanh bởi ".
• Khi nhập, trong Text Import Wizard, chọn Text qualifier là ". Điều này sẽ bảo vệ nội dung trong dấu ngoặc kép.

4.5. Vấn đề: Mã hoá ký tự không hiển thị đúng (đặc biệt với tiếng Việt)

Nếu các ký tự Unicode (tiếng Việt có dấu) hiển thị thành dãy ký tự lạ (), nguyên nhân thường là:

• File CSV được mã hoá UTF-8, nhưng Excel mở dưới dạng ANSI.
• Ngược lại, file ANSI nhưng Excel mở dưới dạng UTF-8.

Cách khắc phục:

• Khi mở qua Data → From Text/CSV, trong File Origin chọn 65001: Unicode (UTF-8) hoặc 1252: Western European (Windows) tùy vào mã hoá thực tế.
• Nếu không chắc, mở file bằng Notepad → Save As → chọn Encoding là UTF-8 → lưu lại → mở lại bằng Excel.

5. Sử dụng Power Query để nhập và chuyển đổi dữ liệu CSV

Power Query (còn gọi là Get & Transform) là công cụ mạnh mẽ cho phép bạn:

• Kết nối tới nhiều nguồn dữ liệu (CSV, Excel, Web, Database).
• Thực hiện các bước chuyển đổi (đổi định dạng, tách cột, gộp, lọc) mà không làm thay đổi file gốc.
• Lưu lại “query” để tái sử dụng khi file CSV cập nhật.

5.1. Các bước cơ bản

1. Data → Get Data → From File → From Text/CSV.
2. Chọn file → Nhấn Import.
3. Power Query Editor mở ra, hiển thị bản xem trước.
4. Nếu cần thay đổi ký tự phân cách, nhấn Advanced options và nhập ký tự.
5. Sử dụng các công cụ Split Column, Change Type, Replace Values để xử lý dữ liệu.
6. Khi hoàn tất, nhấn Close & Load → dữ liệu sẽ xuất hiện trong một sheet mới.

5.2. Lưu ý khi sử dụng Power Query

• Refresh: Khi file CSV thay đổi, chỉ cần nhấn Refresh để cập nhật dữ liệu.
• Data Types: Đặt loại dữ liệu đúng ngay trong Power Query để tránh lỗi chuyển đổi sau này.
• Locale: Trong Transform → Data Type → Using Locale để xác định định dạng ngày tháng, số thập phân phù hợp với ngôn ngữ.

6. Lưu file sau khi chỉnh sửa

Sau khi đã mở và chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể lưu lại dưới các định dạng:

• .xlsx (định dạng Excel tiêu chuẩn) – bảo toàn công thức, định dạng, bảng biểu.
• .xlsb (Binary Workbook) – nhanh hơn khi làm việc với file lớn.
• .csv – nếu muốn xuất lại dữ liệu cho hệ thống khác, hãy chú ý:
• Khi lưu, Excel sẽ mặc định dùng dấu phẩy làm ký tự phân cách. Nếu bạn cần dấu chấm phẩy, vào File → Options → Advanced → Use system separators để thay đổi.
• Kiểm tra Encoding: Excel không cho chọn trực tiếp, nhưng nếu bạn lưu dưới CSV UTF-8 (Comma delimited) (.csv), nó sẽ dùng UTF-8.

7. Mở file CSV trên các phiên bản Excel khác nhau

7.1. Excel 365 / 2026

• Hỗ trợ trực tiếp Data → From Text/CSV với giao diện hiện đại.
• Tự động nhận dạng UTF-8, Unicode.
• Power Query tích hợp sẵn.

7.2. Excel 2026

• Cũng có Get & Transform nhưng giao diện hơi cũ.
• Cần bật Power Query nếu không xuất hiện (điều này phụ thuộc vào bản cài đặt).

7.3. Excel 2026 và 2026

• Power Query chưa được tích hợp sẵn; cần tải Power Query Add-in từ Microsoft (đối với 2026 và 2026).
• Khi không có Power Query, bạn phải dùng Data → From Text (Text Import Wizard).

7.4. Excel 2007 và trước đó

• Chỉ có Data → Import External Data → Import Text File.
• Không hỗ trợ UTF-8 tốt; nên chuyển file sang ANSI hoặc Unicode (UTF-16) trước khi mở.

8. Mẹo nâng cao cho người dùng chuyên sâu

8.1. Sử dụng macro VBA để tự động mở CSV

Nếu bạn thường xuyên phải mở các file CSV có cấu trúc giống nhau, viết một macro VBA sẽ tiết kiệm thời gian.

Sub OpenCSV() Dim filePath As String filePath = Application.GetOpenFilename("CSV Files (.csv), .csv") If filePath = "False" Then Exit Sub With ActiveSheet.QueryTables.Add(Connection:="TEXT;" & filePath, Destination:=Range("$A$1")) .TextFileParseType = xlDelimited .TextFileCommaDelimiter = True ' Đổi thành False nếu dùng ; .TextFileSemicolonDelimiter = False .TextFileTabDelimiter = False .TextFileOtherDelimiter = "" ' Nếu dùng ký tự khác .TextFileColumnDataTypes = Array(2, 1, 1) ' 2=Text, 1=General, tùy cột .Refresh BackgroundQuery:=False End With
End Sub

• TextFileColumnDataTypes: Mảng xác định kiểu dữ liệu cho từng cột (1=General, 2=Text, 3=Date,…). Điều này giúp giữ nguyên các số có 0 đầu hoặc ngày tháng.
• Bạn có thể gán macro này vào một nút trên thanh công cụ để truy cập nhanh.

8.2. Tạo một “Custom Data Import” bằng Python + Pandas → Export sang Excel

Đối với người dùng có kiến thức lập trình, sử dụng pandas để đọc CSV, xử lý và lưu lại dưới dạng .xlsx cho phép:

import pandas as pd # Đọc CSV với encoding và separator tùy chỉnh
df = pd.read_csv('data.csv', sep=';', encoding='utf-8') # Xử lý: chuyển cột ngày tháng
df'Ngày' = pd.to_datetime(df'Ngày', format='%d/%m/%Y') # Đảm bảo cột mã số là chuỗi
df'Mã' = df'Mã'.astype(str).str.zfill(5) # Lưu ra Excel
df.to_excel('data_processed.xlsx', index=False)

Sau khi chạy script, mở file data_processed.xlsx trong Excel – mọi định dạng đã được chuẩn hoá.

8.3. Sử dụng công cụ “CSV Splitter” cho file quá lớn

Excel có giới hạn khoảng 1,048,576 hàng. Nếu file CSV lớn hơn, bạn cần:

• Chia file: Sử dụng phần mềm như CSV Splitter, GSplit hoặc lệnh PowerShell:

Get-Content large.csv -ReadCount 1000000 | % { $_ | Set-Content ("part" + $i + ".csv") }

• Sau khi chia, mở từng phần trong Excel hoặc nhập bằng Power Query.

9. Tổng kết

Mở file CSV trong Excel không phải là một thao tác phức tạp nếu bạn nắm rõ:

1. Kiểu ký tự phân cách và mã hoá của file.
2. Cách sử dụng Text Import Wizard hoặc Power Query để tùy chỉnh khi cần.
3. Các vấn đề thường gặp (số 0 đầu, ngày tháng, ký tự đặc biệt) và cách khắc phục.
4. Các công cụ nâng cao như VBA, Python hoặc Power Query để tự động hoá và xử lý dữ liệu lớn.

Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn sẽ có thể nhập dữ liệu CSV vào Excel một cách nhanh chóng, chính xác và sẵn sàng cho các công việc phân tích, báo cáo hoặc chia sẻ với đồng nghiệp. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt!

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.