Trong thời đại số hóa hiện nay, việc xử lý dữ liệu, thống kê và phân tích thông tin đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Microsoft Excel, với những tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, đã lâu nay chiếm vị trí “vua” trong lĩnh vực bảng tính. Tuy nhiên, không phải ai cũng có điều kiện hoặc muốn trả tiền bản quyền cho phần mềm này. Chính vì vậy, nhu cầu tìm kiếm phần mềm Excel miễn phí ngày càng tăng cao. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các phần mềm thay thế Excel miễn phí, đánh giá chi tiết tính năng, ưu nhược điểm, cách cài đặt và hướng dẫn sử dụng cơ bản, giúp bạn lựa chọn được công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Có thể bạn quan tâm: Phím Tắt Merge Cell Excel: Cách Thức Nhanh Gọn Để Gộp Ô Trong Bảng Tính

Mục lục bài viết

1. Tại sao cần một phần mềm Excel miễn phí?

1.1. Giảm chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp

Chi phí bản quyền: Microsoft Office (bao gồm Excel) có giá từ vài trăm đến vài nghìn USD cho mỗi giấy phép, tùy vào phiên bản và quy mô doanh nghiệp.
Chi phí duy trì: Nhiều doanh nghiệp phải trả phí duy trì hàng năm để nhận được các bản cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật.

1.2. Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh

Mã nguồn mở: Nhiều phần mềm miễn phí cho phép người dùng tùy chỉnh, mở rộng tính năng thông qua các plugin hoặc script.
Tương thích đa nền tảng: Một số công cụ có thể chạy trên Windows, macOS, Linux và thậm chí trên trình duyệt web mà không cần cài đặt.

1.3. Đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu

Sinh viên, học sinh: Họ thường không có ngân sách để mua phần mềm trả phí, nhưng vẫn cần công cụ mạnh mẽ để thực hiện các bài tập, dự án.
Nhà nghiên cứu: Khi cần xử lý dữ liệu lớn, các công cụ miễn phí thường hỗ trợ tích hợp với ngôn ngữ lập trình như Python, R.

Có thể bạn quan tâm: Cách Gộp 2 Ô Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

2. Các lựa chọn phần mềm Excel miễn phí phổ biến

2.1. LibreOffice Calc

2.1.1. Giới thiệu chung

LibreOffice là bộ phần mềm văn phòng mã nguồn mở, được phát triển bởi The Document Foundation. Calc là thành phần bảng tính trong bộ LibreOffice, được xem là đối thủ trực tiếp của Microsoft Excel.

2.1.2. Tính năng nổi bật

Tương thích với định dạng Excel: Hỗ trợ mở và lưu file .xlsx, .xls, .ods.
Công cụ phân tích dữ liệu: Hàm thống kê, biểu đồ, bảng pivot.
Macro và scripting: Hỗ trợ macro bằng Python, JavaScript và BASIC.
Tiện ích mở rộng: Hàng trăm extension có sẵn trên Marketplace.

2.1.3. Ưu điểm

Hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở.
Giao diện thân thiện, dễ chuyển đổi từ Excel.
Cập nhật thường xuyên, cộng đồng hỗ trợ lớn.

2.1.4. Nhược điểm

Hiệu năng khi xử lý bảng tính có hàng triệu dòng còn kém hơn Excel.
Một số tính năng nâng cao (như Power Query, Power Pivot) không có sẵn.

2.1.5. Cách cài đặt

Truy cập https://www.libreoffice.org/download/download/
Chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành (Windows, macOS, Linux).
Tải file cài đặt và chạy.
Hoàn tất quá trình cài đặt, mở LibreOffice Calc để bắt đầu.

2.2. Apache OpenOffice Calc

2.2.1. Giới thiệu

Apache OpenOffice (AOO) là một dự án mã nguồn mở khác, xuất phát từ OpenOffice.org. Calc trong AOO tương tự như LibreOffice Calc, nhưng có một số khác biệt về giao diện và cập nhật.

2.2.2. Tính năng chính

Hỗ trợ đa định dạng: .xls, .xlsx, .ods, .csv.
Hàm và biểu đồ: Kho hàm phong phú, hỗ trợ biểu đồ 2D và 3D.
Bảng pivot: Tạo và quản lý bảng pivot để tóm tắt dữ liệu.

2.2.3. Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: Miễn phí, ổn định, tương thích tốt với các file Excel cũ.
Nhược điểm: Cập nhật chậm hơn LibreOffice, cộng đồng nhỏ hơn.

2.2.4. Cài đặt

Tải bản cài tại https://www.openoffice.org/download/
Thực hiện các bước cài đặt giống như LibreOffice.

2.3. Google Sheets (Google Trang tính)

2.3.1. Giới thiệu

Google Sheets là dịch vụ bảng tính trực tuyến thuộc Google Workspace (trước đây là G Suite). Dù không phải là phần mềm cài đặt truyền thống, nhưng nó cung cấp đầy đủ chức năng cơ bản và một số tính năng nâng cao.

2.3.2. Đặc điểm nổi bật

Lưu trữ đám mây: Tất cả dữ liệu được lưu trên Google Drive, truy cập mọi nơi.
Cộng tác thời gian thực: Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa cùng một bảng tính đồng thời.
Tích hợp Google Apps Script: Tự động hoá quy trình bằng JavaScript.
Add‑on: Hàng trăm tiện ích mở rộng từ Marketplace.

2.3.3. Ưu điểm

Hoàn toàn miễn phí (đối với người dùng cá nhân).
Không cần cài đặt, hoạt động trên mọi trình duyệt.
Tự động lưu và phục hồi dữ liệu.

2.3.4. Nhược điểm

Giới hạn số hàng và cột (tối đa 5 triệu ô).
Hiệu năng khi làm việc với tập dữ liệu lớn không bằng Excel.
Một số hàm và tính năng nâng cao chưa được hỗ trợ đầy đủ.

2.3.5. Cách sử dụng

Đăng nhập vào tài khoản Google (gmail.com).
Truy cập https://sheets.google.com.
Nhấn “Blank” để tạo bảng tính mới hoặc “File > Open” để mở file .xlsx.

2.4. WPS Office Spreadsheet

2.4.1. Giới thiệu

WPS Office, do Kingsoft phát triển, cung cấp một bộ công cụ văn phòng miễn phí bao gồm Writer, Presentation và Spreadsheet (tương tự Excel). Phiên bản miễn phí có quảng cáo, nhưng vẫn đủ mạnh cho nhu cầu cá nhân.

2.4.2. Tính năng

Giao diện giống Excel: Thanh ribbon, tab công cụ tương tự.
Hỗ trợ định dạng Excel: .xlsx, .xls, .csv.
Công cụ tính toán: Hàng ngàn hàm, biểu đồ, bảng pivot.
PDF chuyển đổi: Chuyển đổi bảng tính sang PDF nhanh chóng.

2.4.3. Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Giao diện quen thuộc, tốc độ nhanh, hỗ trợ đa nền tảng (Windows, macOS, Android, iOS).
Nhược điểm: Phiên bản miễn phí có quảng cáo, một số tính năng nâng cao (như macro) chỉ có trong bản trả phí.

2.4.4. Cài đặt

Tải tại https://www.wps.com/office-free
Chọn phiên bản phù hợp, cài đặt và khởi động WPS Spreadsheet.

2.5. OnlyOffice Spreadsheet Editor

2.5.1. Giới thiệu

OnlyOffice là một bộ công cụ văn phòng mã nguồn mở, cung cấp phiên bản Desktop, Cloud và tích hợp vào các CMS. Spreadsheet Editor của OnlyOffice hỗ trợ đầy đủ các tính năng bảng tính.

2.5.2. Tính năng

Hỗ trợ Excel: Đọc/ghi file .xlsx, .xls.
Công cụ phân tích: Hàm, biểu đồ, bảng pivot.
Cộng tác: Khi dùng trên nền tảng cloud, có thể cộng tác thời gian thực.
Mở rộng: Hỗ trợ plugin và API.

2.5.3. Ưu điểm

Giao diện hiện đại, tương thích tốt.
Dễ tích hợp vào hệ thống doanh nghiệp nội bộ.

2.5.4. Nhược điểm

Đối với phiên bản Desktop, tính năng cộng tác thời gian thực không mạnh như Google Sheets.
Cộng đồng người dùng chưa lớn bằng LibreOffice.

2.5.5. Cài đặt

Truy cập https://www.onlyoffice.com/download.aspx
Chọn “Desktop Editors” và tải bản cài cho Windows/macOS/Linux.

2.6. Zoho Sheet

2.6.1. Giới thiệu

Zoho Sheet là một phần của bộ công cụ Zoho Office, cung cấp dịch vụ bảng tính trực tuyến miễn phí cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

2.6.2. Đặc điểm

Cộng tác thời gian thực.
Tích hợp với Zoho CRM, Zoho Projects.
Hàm, biểu đồ, bảng pivot.
Automation: Kịch bản tự động hoá bằng Deluge (ngôn ngữ kịch bản của Zoho).

2.6.3. Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Giao diện sạch, tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Zoho khác.
Nhược điểm: Giới hạn lưu trữ và tính năng trong gói miễn phí, phụ thuộc vào internet.

2.6.4. Sử dụng

Đăng ký tài khoản tại https://www.zoho.com/sheet/
Đăng nhập và tạo bảng tính mới.

2.7. EtherCalc (Miễn phí mở nguồn, chạy trên server)

Có thể bạn quan tâm: Phím Tắt “save As” Trong Excel: Cách Sử Dụng, Lợi Ích Và Các Mẹo Nâng Cao

2.7.1. Giới thiệu

EtherCalc là một công cụ bảng tính trực tuyến mã nguồn mở, cho phép người dùng tạo và chia sẻ bảng tính mà không cần đăng ký tài khoản.

2.7.2. Tính năng

Cộng tác thời gian thực.
Không cần đăng nhập: Dễ dàng chia sẻ link.
Hỗ trợ công thức cơ bản.

2.7.3. Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Rất nhanh để khởi tạo và chia sẻ.
Nhược điểm: Thiếu các tính năng nâng cao, không hỗ trợ file Excel phức tạp.

2.7.4. Truy cập

Đến https://ethercalc.org/, tạo một bảng mới và chia sẻ link.

Có thể bạn quan tâm: Nút Quay Lại Trong Excel: Cách Sử Dụng, Tùy Chỉnh Và Ứng Dụng Thực Tiễn

3. So sánh chi tiết các phần mềm (bảng)

Tiêu chí	LibreOffice Calc	Apache OpenOffice Calc	Google Sheets	WPS Spreadsheet	OnlyOffice	Zoho Sheet	EtherCalc
Miễn phí	✅	✅	✅	✅ (có quảng cáo)	✅	✅	✅
Mã nguồn mở	✅	✅	❌	❌	✅	❌	✅
Hỗ trợ .xlsx	✅	✅	✅	✅	✅	✅	❌
Cộng tác thời gian thực	❌	❌	✅	✅ (điều kiện)	✅ (cloud)	✅	✅
Macro	✅ (BASIC, Python)	✅ (BASIC)	✅ (Apps Script)	❌ (trong bản miễn phí)	✅ (JavaScript)	✅ (Deluge)	❌
Giới hạn hàng/ô	1,048,576 hàng x 1024 cột	1,048,576 hàng x 1024 cột	5 triệu ô	1,048,576 hàng x 16384 cột	1,048,576 hàng x 16384 cột	5 triệu ô	1000 hàng (tùy server)
Hệ điều hành	Win, macOS, Linux	Win, macOS, Linux	Web (any)	Win, macOS, Android, iOS	Win, macOS, Linux	Web (any)	Web (any)
Quảng cáo	❌	❌	❌	✅	❌	❌	❌
Cộng đồng hỗ trợ	Lớn	Trung bình	Rộng (Google)	Trung bình	Đang phát triển	Đang phát triển	Nhỏ

4. Hướng dẫn chi tiết sử dụng LibreOffice Calc – Công cụ Excel miễn phí mạnh mẽ nhất

4.1. Giao diện cơ bản

Thanh Ribbon: Giống Excel, chứa các tab như Home, Insert, Data, Formula, Review, View.
Thanh công cụ chuẩn: Lưu, mở, in, undo/redo.
Ô làm việc: Khu vực hiển thị dữ liệu.
Thanh công thức: Nơi nhập công thức, giống Excel.

4.2. Tạo một bảng tính mới

Mở LibreOffice Calc.
Chọn “File > New > Spreadsheet” hoặc nhấn Ctrl+N.
Một bảng trống sẽ xuất hiện, bạn có thể nhập dữ liệu ngay.

4.3. Sử dụng công thức cơ bản

Cộng: =A1+B1
Trung bình: =AVERAGE(A1:A10)
Nếu: =IF(A1>10,"Lớn","Nhỏ")
VLOOKUP: =VLOOKUP(B2;$A$1:$C$10;3;0)

4.4. Tạo biểu đồ

Chọn vùng dữ liệu muốn biểu diễn.
Vào tab Insert > Chart.
Chọn loại biểu đồ (Column, Line, Pie…).
Tùy chỉnh tiêu đề, trục, màu sắc và nhấn Finish.

4.5. Bảng Pivot (Pivot Table)

Chọn dữ liệu.
Vào Data > Pivot Table > Create.
Trong hộp thoại, kéo các trường vào “Row Fields”, “Column Fields”, “Data Fields”.
Nhấn OK để tạo bảng pivot.

4.6. Macro và tự động hoá

Ghi macro: Tools > Macro > Record Macro.
Lưu macro: Lưu dưới dạng .bas (BASIC) hoặc .py (Python).
Chạy macro: Tools > Macro > Run Macro.

4.7. Mở và lưu file Excel

Mở file .xlsx bằng cách File > Open và chọn file.
Khi lưu, chọn định dạng Microsoft Excel 2007‑2026 (.xlsx) để tương thích.

4.8. Thêm extension (tiện ích mở rộng)

Truy cập Tools > Extension Manager.
Nhấn Add và chọn file .oxt đã tải.
Kích hoạt và khởi động lại Calc.

4.9. Mẹo tối ưu hiệu năng

Tắt tính năng “AutoCalculate” khi làm việc với bảng lớn: Tools > Cell Contents > AutoCalculate.
Sử dụng “Data > Filter > Standard Filter” để giảm số dòng hiển thị.
Lưu file dưới dạng .ods để giảm kích thước.

5. Khi nào nên chọn Google Sheets thay vì phần mềm cài đặt?

Công việc nhóm: Khi nhiều người cần chỉnh sửa đồng thời và muốn tránh việc gửi file qua email.
Làm việc trên thiết bị di động: Google Sheets có ứng dụng Android/iOS mượt mà.
Không có quyền cài đặt phần mềm: Trong môi trường doanh nghiệp hạn chế cài phần mềm trên máy tính.
Tích hợp với Google Drive và các dịch vụ Google: Dễ dàng chèn biểu đồ, biểu mẫu, Google Forms.

5.1. Thực hành nhanh: Tạo bảng thời gian công việc

Mở Google Sheets, tạo cột “Ngày”, “Công việc”, “Thời gian (giờ)”.
Sử dụng hàm =SUM(C2:C31) để tính tổng giờ làm việc trong tháng.
Chia sẻ link cho đồng nghiệp để họ nhập công việc của mình.

6. Lưu ý pháp lý và bảo mật khi sử dụng phần mềm miễn phí

Bản quyền: Các phần mềm mã nguồn mở thường có giấy phép GPL, LGPL hoặc Apache. Người dùng có quyền sử dụng, sửa đổi, phân phối lại nhưng phải tuân thủ điều kiện giấy phép.
Bảo mật dữ liệu: Khi dùng dịch vụ đám mây (Google Sheets, Zoho Sheet), dữ liệu được lưu trên server của nhà cung cấp. Nếu dữ liệu nhạy cảm, cần kiểm tra chính sách bảo mật và cân nhắc mã hoá.
Sao lưu dữ liệu: Dù sử dụng phần mềm miễn phí, luôn lưu bản sao dự phòng trên ổ cứng hoặc dịch vụ lưu trữ khác (OneDrive, Dropbox).

7. Kết luận: Lựa chọn phần mềm Excel miễn phí nào cho bạn?

Nếu bạn muốn một giải pháp thay thế đầy đủ tính năng trên máy tính, không phụ thuộc internet → LibreOffice Calc là lựa chọn hàng đầu.
Nếu làm việc chủ yếu trên web, cần cộng tác thời gian thực và không muốn cài đặt → Google Sheets hoặc Zoho Sheet.
Nếu bạn thích giao diện giống Excel và cần làm việc trên nhiều nền tảng, bao gồm di động → WPS Spreadsheet.
Nếu doanh nghiệp bạn muốn tích hợp vào hệ thống nội bộ và có khả năng tùy chỉnh → OnlyOffice hoặc Apache OpenOffice.

Cuối cùng, việc chọn phần mềm phụ thuộc vào yêu cầu chức năng, môi trường làm việc, và độ an toàn dữ liệu. Với những công cụ miễn phí hiện nay, hầu hết người dùng đều có thể thực hiện các công việc từ đơn giản đến trung cấp mà không cần tới Microsoft Excel trả phí. Hãy thử nghiệm, tìm ra công cụ phù hợp và tận dụng tối đa khả năng của chúng để nâng cao năng suất làm việc.

Bài viết trên tổng hợp và cập nhật thông tin đến tháng 6/2026. Các phần mềm có thể cập nhật tính năng mới, vì vậy người dùng nên truy cập website chính thức để có thông tin chi tiết nhất.

Tiến sĩ Lê Thống Nhất

Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.

Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.

Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.