Excel là một trong những công cụ phần mềm phổ biến nhất hiện nay, không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà còn trong giáo dục, nghiên cứu và thậm chí trong cuộc sống hàng ngày. Một trong những sức mạnh thực sự của Excel chính là hệ thống hàm (functions) – những công cụ tính toán và xử lý dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng thực hiện các tác vụ phức tạp chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về tất cả các hàm Excel, từ các hàm cơ bản, trung cấp đến các hàm nâng cao, kèm theo ví dụ thực tế, cách sử dụng, lưu ý và mẹo tối ưu hoá.
Lưu ý: Bài viết được chia thành các phần chính, mỗi phần tập trung vào một nhóm hàm theo tính năng hoặc mục đích sử dụng. Bạn có thể đọc toàn bộ để nắm bắt khái niệm chung, hoặc chỉ tập trung vào những nhóm hàm bạn quan tâm nhất.
Có thể bạn quan tâm: Cách Tạo Qr Code Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
1. Tổng Quan Về Hàm Excel
1.1. Hàm là gì?
- Hàm (Function) trong Excel là một công thức đã được định nghĩa sẵn, thực hiện một phép tính hoặc thao tác trên một hoặc nhiều đối số (arguments). Hàm trả về một giá trị duy nhất hoặc một mảng giá trị.
- Cú pháp chung:
=TênHàm(đối_số1, đối_số2, ...). - Ví dụ:
=SUM(A1:A10)tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A10.
1.2. Cách nhập hàm nhanh
- Bắt đầu bằng dấu “=”.
- Sử dụng thanh công thức (Formula Bar) để nhập và chỉnh sửa.
- Sử dụng “Insert Function” (fx) để tìm kiếm hàm theo danh mục.
- AutoComplete: Khi gõ tên hàm, Excel sẽ gợi ý danh sách hàm tương tự, giúp giảm lỗi chính tả.
1.3. Đối số (Arguments) và kiểu dữ liệu
- Tham chiếu ô (Cell Reference): A1, $A$1, A$1, $A1.
- Giá trị tĩnh (Constant): 10, “Hello”.
- Mảng (Array):
{1,2,3}hoặcA1:C3. - Biểu thức (Expression):
A1B1,IF(C1>10,"Lớn","Nhỏ").
Có thể bạn quan tâm: Tạo Nút Tăng Giảm Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
2. Nhóm Hàm Cơ Bản
2.1. Hàm Tổng hợp (Aggregate Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| SUM | Tính tổng | =SUM(number1, number2, ...) | =SUM(A1:A10) |
| AVERAGE | Tính trung bình | =AVERAGE(number1, ...) | =AVERAGE(B1:B5) |
| COUNT | Đếm số ô chứa số | =COUNT(value1, ...) | =COUNT(C1:C20) |
| COUNTA | Đếm số ô không rỗng | =COUNTA(value1, ...) | =COUNTA(D1:D10) |
| MAX | Giá trị lớn nhất | =MAX(number1, ...) | =MAX(E1:E10) |
| MIN | Giá trị nhỏ nhất | =MIN(number1, ...) | =MIN(F1:F10) |
| MEDIAN | Trung vị | =MEDIAN(number1, ...) | =MEDIAN(G1:G7) |
| MODE.SNGL | Giá trị xuất hiện nhiều nhất (đơn) | =MODE.SNGL(number1, ...) | =MODE.SNGL(H1:H15) |
2.2. Hàm Kiểm tra Điều kiện (Logical Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| IF | Kiểm tra điều kiện, trả về giá trị nếu đúng/ sai | =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) | =IF(I1>50,"Đạt","Không đạt") |
| AND | Kiểm tra nhiều điều kiện đồng thời | =AND(logical1, logical2, ...) | =AND(J1>10, K1<20) |
| OR | Kiểm tra ít nhất một điều kiện đúng | =OR(logical1, logical2, ...) | =OR(L1="Yes", M1="No") |
| NOT | Đảo ngược giá trị logic | =NOT(logical) | =NOT(N1=0) |
| IFERROR | Trả về giá trị thay thế khi gặp lỗi | =IFERROR(value, value_if_error) | =IFERROR(O1/P1, "Lỗi chia 0") |
2.3. Hàm Văn bản (Text Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| CONCAT | Nối chuỗi (Excel 2026+) | =CONCAT(text1, text2, ...) | =CONCAT("Hello"," ", "World") |
| TEXTJOIN | Nối chuỗi với dấu phân cách | =TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, ...) | =TEXTJOIN(", ",TRUE,A1:A5) |
| LEFT | Lấy ký tự bên trái | =LEFT(text, num_chars) | =LEFT("Excel",2) trả về “Ex” |
| RIGHT | Lấy ký tự bên phải | =RIGHT(text, num_chars) | =RIGHT("Excel",3) trả về “cel” |
| MID | Lấy ký tự ở vị trí giữa | =MID(text, start_num, num_chars) | =MID("Excel",2,3) trả về “xce” |
| LEN | Độ dài chuỗi | =LEN(text) | =LEN("Hello") trả về 5 |
| TRIM | Loại bỏ khoảng trắng thừa | =TRIM(text) | =TRIM(" Excel ") trả về “Excel” |
| UPPER | Chuyển thành chữ hoa | =UPPER(text) | =UPPER("excel") trả về “EXCEL” |
| LOWER | Chuyển thành chữ thường | =LOWER(text) | =LOWER("EXCEL") trả về “excel” |
| PROPER | Viết hoa chữ đầu mỗi từ | =PROPER(text) | =PROPER("hello world") trả về “Hello World” |
| SEARCH | Tìm vị trí (không phân biệt hoa thường) | =SEARCH(find_text, within_text, start_num) | =SEARCH("c", "Excel") trả về 3 |
| FIND | Tìm vị trí (phân biệt hoa thường) | =FIND(find_text, within_text, start_num) | =FIND("C", "Excel") trả về lỗi #VALUE! |
2.4. Hàm Ngày tháng (Date & Time Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| TODAY | Ngày hiện tại | =TODAY() | Trả về ngày hôm nay |
| NOW | Ngày và giờ hiện tại | =NOW() | Trả về ngày‑giờ hiện tại |
| DATE | Tạo ngày từ năm, tháng, ngày | =DATE(year, month, day) | =DATE(2026,12,31) |
| YEAR | Lấy năm | =YEAR(serial_number) | =YEAR(TODAY()) |
| MONTH | Lấy tháng | =MONTH(serial_number) | =MONTH(NOW()) |
| DAY | Lấy ngày | =DAY(serial_number) | =DAY(A1) |
| HOUR | Lấy giờ | =HOUR(serial_number) | =HOUR(NOW()) |
| MINUTE | Lấy phút | =MINUTE(serial_number) | =MINUTE(NOW()) |
| SECOND | Lấy giây | =SECOND(serial_number) | =SECOND(NOW()) |
| DATEDIF | Khoảng cách giữa hai ngày | =DATEDIF(start_date, end_date, unit) | =DATEDIF(A1,B1,"d") trả về số ngày |
| WORKDAY | Ngày làm việc tiếp theo, bỏ qua cuối tuần & ngày lễ | =WORKDAY(start_date, days, holidays) | =WORKDAY(TODAY(),5) |
| NETWORKDAYS | Số ngày làm việc giữa hai ngày | =NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays) | =NETWORKDAYS(A1,B1) |
Có thể bạn quan tâm: Tạo Hộp Checkbox Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
3. Nhóm Hàm Tra cứu & Tham chiếu (Lookup & Reference)
3.1. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP
- VLOOKUP: Tìm giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị trong cột chỉ định.
excel =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) range_lookup= FALSE (hoặc 0) cho tìm chính xác.- HLOOKUP: Tương tự VLOOKUP nhưng tìm theo hàng ngang.
excel =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
3.2. Hàm INDEX & MATCH
- INDEX trả về giá trị của ô tại vị trí xác định trong một mảng.
excel =INDEX(array, row_num, column_num) - MATCH trả về vị trí (số thứ tự) của một giá trị trong một dãy.
excel =MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type) - Kết hợp:
=INDEX(return_range, MATCH(lookup_value, lookup_range, 0))– mạnh hơn VLOOKUP vì không giới hạn vị trí cột.
3.3. Hàm XLOOKUP (Excel 365/2026)
- Thay thế VLOOKUP/HLOOKUP, hỗ trợ tìm cả phía trước và phía sau, trả về mặc định khi không tìm thấy.
excel =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, if_not_found, match_mode, search_mode)
3.4. Hàm FILTER (Excel 365)
- Lọc dữ liệu dựa trên điều kiện, trả về mảng động.
excel =FILTER(array, include, if_empty)
3.5. Hàm OFFSET
- Trả về một dải ô cách một ô gốc một số hàng và cột nhất định.
excel =OFFSET(reference, rows, cols, height, width)
3.6. Hàm CHOOSE
- Chọn giá trị từ danh sách dựa trên chỉ số.
excel =CHOOSE(index_num, value1, value2, …)
4. Nhóm Hàm Tài chính (Financial Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| PV | Giá trị hiện tại của một khoản tiền trong tương lai | =PV(rate, nper, pmt, fv, type) | =PV(0.05/12, 60, -200) |
| FV | Giá trị tương lai | =FV(rate, nper, pmt, pv, type) | =FV(0.05/12, 60, -200) |
| PMT | Khoản thanh toán định kỳ | =PMT(rate, nper, pv, fv, type) | =PMT(0.05/12, 60, 5000) |
| NPV | Giá trị hiện tại ròng | =NPV(rate, value1, value2, …) | =NPV(0.08, B2:B10) |
| IRR | Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ | =IRR(values, guess) | =IRR(C2:C12) |
| XIRR | IRR cho các dòng tiền không đều | =XIRR(values, dates, guess) | =XIRR(D2:D10, E2:E10) |
| RATE | Tỷ lệ lãi suất cho một khoản vay | =RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess) | =RATE(60, -200, 5000) |
| CUMIPMT | Tổng lãi trả trong một khoảng thời gian | =CUMIPMT(rate, nper, pv, start_period, end_period, type) | =CUMIPMT(0.05/12, 60, 5000, 1, 12, 0) |
| CUMPRINC | Tổng gốc trả trong một khoảng thời gian | =CUMPRINC(rate, nper, pv, start_period, end_period, type) | =CUMPRINC(0.05/12, 60, 5000, 1, 12, 0) |
5. Nhóm Hàm Thống kê (Statistical Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| STDEV.S | Độ lệch chuẩn mẫu | =STDEV.S(number1, ...) | =STDEV.S(F1:F20) |
| STDEV.P | Độ lệch chuẩn tổng thể | =STDEV.P(number1, ...) | =STDEV.P(G1:G20) |
| VAR.S | Phương sai mẫu | =VAR.S(number1, ...) | =VAR.S(H1:H15) |
| VAR.P | Phương sai tổng thể | =VAR.P(number1, ...) | =VAR.P(I1:I15) |
| PERCENTILE.EXC | Phần trăm vị (exclude) | =PERCENTILE.EXC(array, k) | =PERCENTILE.EXC(J1:J100,0.9) |
| PERCENTILE.INC | Phần trăm vị (include) | =PERCENTILE.INC(array, k) | =PERCENTILE.INC(K1:K100,0.9) |
| QUARTILE.EXC | Quartile (exclude) | =QUARTILE.EXC(array, quart) | =QUARTILE.EXC(L1:L50,3) |
| QUARTILE.INC | Quartile (include) | =QUARTILE.INC(array, quart) | =QUARTILE.INC(M1:M50,3) |
| RANK.EQ | Xếp hạng (bằng) | =RANK.EQ(number, ref, order) | =RANK.EQ(N1, N$1:N$20,0) |
| RANK.AVG | Xếp hạng (trung bình) | =RANK.AVG(number, ref, order) | =RANK.AVG(O1, O$1:O$30,1) |
| CORREL | Hệ số tương quan | =CORREL(array1, array2) | =CORREL(P1:P10, Q1:Q10) |
| COVAR | Hiệp phương sai | =COVAR(array1, array2) | =COVAR(R1:R15, S1:S15) |
6. Nhóm Hàm Toán học & Lượng giác (Math & Trig Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| ABS | Giá trị tuyệt đối | =ABS(number) | =ABS(-5) trả về 5 |
| ROUND | Làm tròn | =ROUND(number, num_digits) | =ROUND(3.14159,2) trả về 3.14 |
| ROUNDUP | Làm tròn lên | =ROUNDUP(number, num_digits) | =ROUNDUP(2.3,0) trả về 3 |
| ROUNDDOWN | Làm tròn xuống | =ROUNDDOWN(number, num_digits) | =ROUNDDOWN(2.9,0) trả về 2 |
| CEILING | Làm tròn lên tới bội số | =CEILING(number, significance) | =CEILING(7,5) trả về 10 |
| FLOOR | Làm tròn xuống tới bội số | =FLOOR(number, significance) | =FLOOR(7,5) trả về 5 |
| POWER | Lũy thừa | =POWER(number, power) | =POWER(2,3) trả về 8 |
| SQRT | Căn bậc hai | =SQRT(number) | =SQRT(16) trả về 4 |
| EXP | e^x | =EXP(number) | =EXP(1) trả về 2.71828 |
| LN | Logarit tự nhiên | =LN(number) | =LN(10) |
| LOG | Logarit với cơ số tùy chọn | =LOG(number, base) | =LOG(100,10) trả về 2 |
| SIN, COS, TAN | Hàm lượng giác | =SIN(number) (đơn vị radian) | =SIN(PI()/2) trả về 1 |
| ASIN, ACOS, ATAN | Hàm nghịch lượng giác | =ASIN(number) | =ASIN(1) trả về π/2 |
| PI | Hằng số π | =PI() | trả về 3.14159265358979 |
7. Nhóm Hàm Mảng (Array Functions) – Dành cho Excel 365/2026
7.1. Hàm SEQUENCE
- Tạo một mảng số liên tiếp.
excel =SEQUENCE(rows, columns, start, step)
Ví dụ:=SEQUENCE(5,1,10,2)trả về {10;12;14;16;18}.
7.2. Hàm UNIQUE
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Thẻ Kho Trên Excel: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
- Trích xuất các giá trị duy nhất.
excel =UNIQUE(array, by_col, exactly_once)
Ví dụ:=UNIQUE(A1:A10).
7.3. Hàm SORT & SORTBY
- Sắp xếp mảng.
excel =SORT(array, sort_index, sort_order, by_col) =SORTBY(array, by_array1, sort_order1, …)
7.4. Hàm RANDARRAY
- Tạo mảng ngẫu nhiên.
excel =RANDARRAY(rows, columns, min, max, integer)
7.5. Hàm LET
- Định nghĩa biến trong công thức, giảm lặp lại và tăng tốc.
excel =LET(name1, value1, name2, value2, …, calculation)
Ví dụ:excel =LET(x, A1B1, y, C1/D1, x+y)
8. Nhóm Hàm Thông tin & Kiểm tra Lỗi (Information & Error Handling)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| ISNUMBER | Kiểm tra có phải số không | =ISNUMBER(value) | =ISNUMBER(E1) |
| ISTEXT | Kiểm tra có phải chuỗi không | =ISTEXT(value) | =ISTEXT(F1) |
| ISBLANK | Kiểm tra ô trống | =ISBLANK(value) | =ISBLANK(G1) |
| ISERROR | Kiểm tra có lỗi (cả #N/A, #DIV/0!, …) | =ISERROR(value) | =ISERROR(H1) |
| ISNA | Kiểm tra lỗi #N/A | =ISNA(value) | =ISNA(I1) |
| ERROR.TYPE | Trả về số mã lỗi | =ERROR.TYPE(value) | =ERROR.TYPE(J1) |
| TYPE | Trả về loại dữ liệu | =TYPE(value) | =TYPE(K1) |
| NA | Trả về lỗi #N/A | =NA() | dùng trong công thức để tạo lỗi #N/A |
9. Nhóm Hàm Kỹ Thuật (Engineering Functions)
| Hàm | Mô tả | Cú pháp | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| BIN2DEC | Chuyển nhị phân sang thập phân | =BIN2DEC(number) | =BIN2DEC(1010) trả về 10 |
| DEC2HEX | Thập phân sang thập lục phân | =DEC2HEX(number, places) | =DEC2HEX(255) trả về “FF” |
| HEX2BIN | Thập lục phân sang nhị phân | =HEX2BIN(number, places) | =HEX2BIN("FF") trả về 11111111 |
| COMPLEX | Tạo số phức | =COMPLEX(real_num, i_num, suffix) | =COMPLEX(3,4) trả về “3+4i” |
| IMSUM, IMPRODUCT, IMDIV, IMSUB | Các phép toán trên số phức | =IMSUM(inumber1, inumber2, …) | =IMSUM("3+4i","5+6i") |
10. Những Mẹo và Thủ Thuật Khi Sử Dụng Hàm Excel
10.1. Sử dụng Ctrl + Shift + Enter (CSE) cho công thức mảng (trước Excel 365)
- Khi công thức trả về mảng, nhấn
Ctrl+Shift+Enterđể Excel bao quanh công thức bằng{}.
10.2. Tên Định Dạng (Named Ranges)
- Đặt tên cho các vùng dữ liệu (
Formulas → Define Name) giúp công thức dễ đọc hơn:=SUM(Sales2023)thay vì=SUM(B2:B100).
10.3. Kiểm tra lỗi nhanh với Formulas → Error Checking hoặc sử dụng IFERROR để tránh hiển thị lỗi trong báo cáo.
10.4. Tối ưu hoá tốc độ:
- Tránh sử dụng hàm VOLATILE (như NOW, TODAY, RAND, OFFSET) trong bảng dữ liệu lớn, vì chúng làm tính toán lại toàn bộ sheet mỗi khi có thay đổi.
- Sử dụng Tables (
Ctrl+T) để tự động mở rộng phạm vi khi thêm dữ liệu, giảm lỗi tham chiếu.
10.5. Sử dụng hàm LET để giảm tính toán lặp lại và cải thiện hiệu năng:
=LET( total, SUM(A1:A100), discount, IF(total>1000,0.1,0), total(1-discount)
)
10.6. Kiểm tra Định Dạng Điều Kiện (Conditional Formatting) với hàm:
- Dùng công thức tùy chỉnh trong Conditional Formatting để tô màu dựa trên kết quả hàm như
=MOD(ROW(),2)=0(đánh dấu dòng chẵn).
10.7. Tự động tạo danh sách thả xuống (Data Validation) bằng công thức:
=UNIQUE(FILTER(ProductsCategory, ProductsActive=TRUE))
Điều này giúp danh sách luôn cập nhật khi dữ liệu thay đổi.
11. Ứng Dụng Thực Tế – 5 Ví Dụ Dự Án
11.1. Bảng tính doanh thu hàng tháng
- Sử dụng SUMIFS để tính tổng theo nhiều tiêu chí (khu vực, loại sản phẩm).
excel =SUMIFS(SalesAmount, SalesMonth, "Jan", SalesRegion, "North") - XLOOKUP để tra cứu giá bán hiện tại dựa trên mã sản phẩm.
- TEXTJOIN để tạo mô tả sản phẩm gộp từ nhiều cột.
11.2. Phân tích nhân sự
- COUNTIFS để đếm số nhân viên theo phòng ban và mức lương.
- MEDIAN và PERCENTILE.EXC để xác định mức lương trung vị và mức lương ở các phần trăm.
- RANK.EQ để xếp hạng hiệu suất.
11.3. Kế hoạch tài chính cá nhân
- PMT, IPMT, PPMT để tính toán khoản trả nợ và lãi.
- NPV và IRR để đánh giá dự án đầu tư.
- DATE, EDATE, WORKDAY để tính ngày thanh toán tiếp theo.
11.4. Báo cáo KPI bán hàng
- FILTER + SORT để tạo bảng động hiển thị top 10 nhân viên bán hàng.
- SLICER (kèm Table) để người dùng lọc nhanh theo khu vực.
- CHART liên kết với hàm GETPIVOTDATA để cập nhật biểu đồ tự động.
11.5. Quản lý tồn kho
- VLOOKUP/
XLOOKUPđể lấy mức tồn kho hiện tại. - IF + AND để cảnh báo khi tồn kho dưới mức an toàn.
- Conditional Formatting với công thức
=B2<=$D$2để tô màu đỏ.
12. Kết Luận
Việc hiểu và sử dụng thành thạo các hàm Excel không chỉ giúp bạn tăng tốc độ làm việc mà còn mở ra khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng, tự động hoá quy trình và tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp. Bài viết đã liệt kê và giải thích hầu hết các hàm quan trọng, từ những hàm cơ bản như SUM, IF, VLOOKUP cho tới các hàm nâng cao như XLOOKUP, FILTER, LET và các hàm tài chính, thống kê, kỹ thuật.
Các bước tiếp theo để trở thành “master” Excel:
- Thực hành thường xuyên: Áp dụng các hàm vào dự án thực tế của bạn.
- Lưu lại công thức mẫu trong một file “Reference” để nhanh chóng sao chép khi cần.
- Khám phá tính năng mới trong các bản cập nhật Office 365 (Dynamic Arrays, XLOOKUP, LAMBDA…).
- Tham gia cộng đồng (Microsoft Tech Community, Reddit r/excel, Stack Overflow) để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm.
- Đào sâu vào VBA nếu muốn tự động hoá phức tạp hơn nữa.
Hy vọng rằng bài viết “Tất Cả Các Hàm Excel” này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho bạn trong hành trình khai thác tối đa tiềm năng của Excel. Chúc bạn thành công và luôn luôn “excel” trong mọi công việc!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.