Trong thế giới làm việc với dữ liệu, Excel luôn là công cụ không thể thiếu. Một trong những vấn đề thường gặp khi nhập dữ liệu ngày tháng là định dạng ngày tháng không đồng nhất – ngày tháng có thể xuất hiện theo dạng dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy-mm-dd hay thậm chí là dd-mm-yy. Khi dữ liệu không thống nhất, việc phân tích, lọc hoặc tạo báo cáo sẽ gặp khó khăn và dễ dẫn tới sai sót. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách thay đổi thứ tự ngày tháng trong Excel, từ các phương pháp đơn giản nhất như thay đổi cài đặt vùng miền, cấu hình định dạng ô, sử dụng công thức chuyển đổi, tới viết macro VBA để tự động hoá công việc.
Có thể bạn quan tâm: Thay Đổi Chiều Cao Cột Và Hàng Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Mẹo Thủ Công
1. Tại sao thứ tự ngày tháng lại quan trọng?
1.1. Ảnh hưởng đến tính chính xác dữ liệu
Nếu ngày tháng được nhập theo sai thứ tự, Excel có thể hiểu nhầm ngày và tháng, ví dụ 12/03/2026 sẽ được hiểu là 12 tháng 3 thay vì 3 tháng 12. Điều này mang lại những sai lệch lớn khi tính toán thời gian, tính lãi suất, hay lập lịch công việc.
1.2. Tác động đến việc lọc và phân loại
Excel sử dụng thứ tự ngày tháng để sắp xếp dữ liệu. Nếu dữ liệu không đồng nhất, tính năng lọc theo ngày sẽ không hoạt động đúng.
1.3. Tương thích với hệ thống khác
Hệ thống quản lý dữ liệu thường tuân theo chuẩn ISO (yyyy-mm-dd). Khi dữ liệu Excel không tuân thủ chuẩn này, việc xuất dữ liệu sang hệ thống khác sẽ gặp trục trặc.
Có thể bạn quan tâm: Thay Số 0 Bằng Dấu Gạch Trong Excel
2. Cách thay đổi thứ tự ngày tháng thông qua cài đặt vùng miền
2.1. Thay đổi thiết lập vùng miền trên Windows
- Mở Control Panel (Bảng điều khiển).
- Chọn Clock and Region > Region.
- Trong tab Formats, chọn Additional settings.
- Chوقة ô Short date và Long date theo định dạng mong muốn, ví dụ
dd/MM/yyyyhoặcMM/dd/yyyy. - Nhấn Apply và OK.
Sau khi thay đổi, Excel sẽ áp dụng định dạng ngày tháng mới khi bạn nhập dữ liệu mới. Tuy nhiên, bracelets dữ liệu gốc vẫn giữ nguyên, nên cần chuyển đổi dữ liệu cũ.
2.2. Sử dụng tùy chọn “Excel Options”
- Mở Excel, vào File > Options.
- Chọn Advanced.
- Cuộn xuống phần When calculating this workbook.
- Chọn Set date format theo nhu cầu.
Điều này chỉ ảnh hưởng tới workbook hiện tại.
Có thể bạn quan tâm: Thay Đổi Dấu Phẩy Thành Dấu Chấm Trong Excel
3. Định dạng ô trong Excel để hiển thị ngày tháng đúng
3.1. Định dạng tùy chỉnh
- Chọn vùng dữ liệu cần thay đổi.
- Nhấn chuột phải → Format Cells.
- Chọn tab Number → Custom.
- Nhập định dạng mong muốn’);
Ví dụ:
dd-mm-yyyy→05-07-2026.yyyy/mm/dd→2026/07/05.
Nếu bạn muốn hiển thị thứ ngày, thêm dddd vào:
dddd, dd mmmm yyyy→Thứ Năm, 05 Tháng Bảy 2026.
3.2. Sử dụng Shortcuts nhanh
- ആണ്
Ctrl + 1→ mở hộp thoại Format Cells. - Nhấn
Alt + n→ số 1 cho tab Number. - Nhấn
Alt + c→ chọn Custom.
Thao tác này giúp tiết kiệm thời gian khi làm việc với nhiều ô.
4. Công thức chuyển đổi ngày tháng
Khi dữ liệu ngày tháng đã nhập sai thứ tự, bạn có thể dùng công thức để chuyển đổi.
4.1. Hàm DATEVALUE
Nếu dữ liệu là chuỗi văn bản, hàm DATEVALUE chuyển đổi thành số ngày:
=DATEVALUE(A1)
Sau đó, áp dụng định dạng ngày mong muốn.
4.2. Hàm TEXT
Sử dụng TEXT để hiển thị ngày theo định dạng mới:
=TEXT(A1, "yyyy-mm-dd")
4.3. Hàm MID, LEFT, RIGHT
Nếu dữ liệu có định dạng cố định nhưng sai thứ tự, bạn có thể tách thành ngày, tháng, năm rồi ghép lại:
=DATE(RIGHT(A1,4), LEFT(A1,2), MID(A1,4,2))
Ví dụ, nếu A1 là 12/03/2026 và muốn chuyển thành 2026/03/12.
4.4. Hàm IFERROR để tránh lỗi
Khi dữ liệu không nhất quán, sử dụng IFERROR để tránh lỗi:
=IFERROR(DATEVALUE(A1), "Định dạng không hợp lệ")
5. Tự động hoá chuyển đổi bằng VBA
5.1. Viết macro đơn giản
Có thể bạn quan tâm: Thay Đổi Cách Nhập Ngày Tháng Trong Excel
- Nhấn
Alt + F11→ mở Visual Basic for Applications. - Vào Insert → Module.
- Dán đoạn mã sau:
Sub ConvertDateFormat() Dim rng As Range Dim cell As Range Dim strDate As String Dim newDate As Date ' Chọn vùng dữ liệu Set rng = Application.Selection For Each cell In rng If IsDate(cell.Value) Then newDate = DateValue(cell.Value) cell.Value = newDate cell.NumberFormat = "yyyy-mm-dd" End If Next cell
End Sub
- Đóng VBA, quay lại Excel, chọn vùng dữ liệu, chạy macro bằng
Alt + F8.
5.2. Macro linh hoạt hơn với tùy chọn đầu vào
Sub ConvertDateFormatCustom() Dim rng As Range Dim cell As Range Dim formatInput As String formatInput = InputBox("Nhập định dạng ngày mong muốn (vd: yyyy-mm-dd)", _ "Định dạng ngày") If formatInput = "" Then Exit Sub Set rng = Application.Selection For Each cell In rng If IsDate(cell.Value) Then cell.NumberFormat = formatInput End If Next cell
End Sub
Macro này cho phép người dùng nhập định dạng mong muốn ngay trong hộp thoại.
5.3.-json
Nếu dữ liệu đến từ nguồn JSON hoặc API, bạn có thể viết macro để parse chuỗi ngày tháng và chuyển đổi.
6. Công cụ ngoại vi: Power Query
Power Query (Get & Transform) là công cụ mạnh mẽ để làm sạch dữ liệu, bao gồm việc chuyển đổi ngày tháng.
6.1. Nhập dữ liệu vào Power Query
- Chọn Data > Get Data > From Workbook (hoặc nguồn khác).
- Chọn sheet chứa dữ liệu.
- Trong Power Query Editor, chọn cột ngày tháng.
6.2. Đổi kiểu dữ liệu
- Click vào icon
ABCtrên cột → chọn Date.
確定 Excel sẽ tự động parse và hiển thị đúng thứ tự.
6.3. Sử dụng hàm Date.FromText
Nếu cột chứa chuỗi ngày tháng không hợp lệ, dùng:
= Table.TransformColumns(#"Previous Step", {"DateColumn", each Date.FromText(_, "en-US")})
Thay "en-US" bằng "en-GB" hoặc ngôn ngữ phù hợp.
6.4. Export lại dữ liệu
Sau khi chỉnh sửa, chọn Close & Load để đưa dữ liệu trở lại Excel với định dạng chuẩn.
7. Thực hành thực tế: ví dụ chuyển đổi dữ liệu
Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu:
| ID | Ngày nhập | Số lượng |
|---|---|---|
| 1 | 12/03/2026 | 100 |
| 2 | 03/12/2026 | 150 tutu |
| 3 | 2026-07-05 | 200 |
7.1. Xác định dữ liệu sai
12/03/2026có thể là ngày 12 tháng 3 hoặc ngày 3 tháng 12.03/12/2026rõ ràng là ngày 3 tháng 12.
7.2. Sử dụng công thức
Giả sử cột ngày nằm ở B2, B3, B4:
=IF(ISNUMBER(SEARCH("/", B2)), DATE(MID(B2,7,4), LEFT(B2,2), MID(B2,4,2)), DATEVALUE(B2))
7.3. Định dạng lại
Sau khi chuyển đổi, áp dụng định dạng yyyy-mm-dd cho cột ngày.
8. Lưu ý khi làm việc với dữ liệu ngày tháng
8.1. Kiểm tra dữ liệu nhập
- Sử dụng dữ liệu validation (Data Validation) để giới hạn nhập theo định dạng.
- Ví dụ: Data > Data Validation > Custom >
=ISNUMBER(DATEVALUE(A1)).
8.2. Tránh nghi ngờ giữa mm/dd/yyyy và dd/mm/yyyy
- Nếu dữ liệu chứa cả ngày 01-12-2026 và 12-01-2026, Excel có thể không biết phân biệt.
- Đặt ô làm
Texttrước khi nhập hoặc dùng công thứcDATEVALUEvới tham số ngôn ngữ.
8.3. Sử dụng tính năng “Text to Columns”
- Chọn cột ngày tháng.
- Data > Text to Columns > Delimited > Next > bỏ chọn mọi delimiter > Next > Date > chọn kiểu
MDYhoặcDMY> Finish.
8.4. Kiểm tra vùng miền trong Excel
- File > Options > Advanced > When calculating this workbook > Set date format.
- Đảm bảo nó khớp với dữ liệu của bạn.
9. Tương lai của Excel: Định dạng ngày tháng trong Office 365
Từ Office 365, Excel có tính năng Dynamic Arrays và XLOOKUP hỗ trợ xử lý ngày tháng nhanh hơn. Ví dụ:
=FILTER(A2:C10, B2:B10>=DATE(2026,1,1))
Chỉ cần nhập ngày chuẩn DATE, ನ Excel sẽ tự động tính toán.
10. Kết luận
Thay đổi thứ tự ngày tháng trong Excel không chỉ là thao tác chuyển đổi định dạng mà còn là cách bảo vệ dữ liệu, tăng tính chính xác và đồng nhất trong các báo cáo, phân tích. Bằng cách kết hợp:
- Cài đặt vùng miền để chuẩn hóa dữ liệu nhập.
- Định dạng ô và công thức để chuyển đổi nhanh chóng.
- Macro VBA hoặc Power Query để tự động hoá quy trình.
Bạn sẽ có một quy trình làm việc mạch lạc, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Hãy thực hành từng bước trên một bảng dữ liệu mẫu để cảm nhận rõ ràng hiệu quả của từng phương pháp. Happy Excel!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.