Có thể bạn quan tâm: Cách Khôi Phục Và Đặt Lại Mật Khẩu Excel 2003 Khi Quên Mật Khẩu: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
1. Giới thiệu chung về tính năng tìm kiếm trong Excel 2026
Excel 2026 là một trong những phiên bản phổ biến nhất của bộ công cụ Microsoft Office, được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp, giáo dục và cá nhân. Một trong những nhu cầu cơ bản nhưng quan trọng nhất khi làm việc với bảng tính là tìm kiếm dữ liệu: người dùng muốn nhanh chóng xác định vị trí một giá trị, lọc ra các bản ghi thỏa mãn tiêu chí, hoặc thậm chí thực hiện các thao tác thay thế tự động.
Trong Excel 2026, tính năng tìm kiếm không chỉ dừng lại ở công cụ “Find” (Ctrl + F) đơn giản. Người dùng còn có thể khai thác Find & Replace, Advanced Filter, Lookup Functions (VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX‑MATCH), Conditional Formatting, và Power Query (trong các bản cập nhật). Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước, từ cách sử dụng cơ bản cho tới các kỹ thuật nâng cao, giúp bạn tối ưu hoá quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Danh Sách Lớp Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
2. Công cụ Find (Ctrl + F) – Cơ bản và một số tùy chỉnh
2.1. Mở hộp Find
- Phím tắt: Nhấn
Ctrl + F. - Menu: Vào tab Home → nhóm Editing → Find & Select → Find…
2.2. Các tùy chọn quan trọng trong hộp Find
| Tùy chọn | Mô tả | Lưu ý sử dụng |
|---|---|---|
| Within | Chọn Sheet (tìm trong toàn bộ sheet) hoặc Workbook (tìm trong toàn bộ workbook). | Thường dùng Workbook khi dữ liệu phân tán trên nhiều sheet. |
| Search | By Rows (theo hàng) hoặc By Columns (theo cột). | Khi muốn tìm kiếm theo chiều dọc hoặc ngang, ảnh hưởng tới thứ tự duyệt. |
| Look in | Formulas, Values, hoặc Comments. | Đối với tìm trong công thức, chọn Formulas; để tìm trong kết quả hiển thị, chọn Values. |
| Match case | Phân biệt chữ hoa/thường. | Dùng khi dữ liệu có sự khác biệt về case (ví dụ “Apple” vs “apple”). |
| Match entire cell contents | Chỉ khớp toàn bộ nội dung ô. | Hữu ích khi muốn tránh trùng khớp một phần (ví dụ “cat” không khớp “caterpillar”). |
| Use wildcards | Sử dụng ký tự đại diện ? (một ký tự). | Ví dụ, tìm “2026” để tìm mọi ô kết thúc bằng 2026. |
2.3. Thực hiện tìm kiếm và thay thế
- Find Next: Di chuyển tới kết quả tiếp theo.
- Find All: Hiển thị danh sách tất cả các ô phù hợp trong một bảng dưới hộp thoại, kèm địa chỉ ô.
- Replace: Chuyển sang tab Replace để thay thế nội dung. Các tùy chọn Replace, Replace All, Find Next hoạt động tương tự như trong Find.
2.3.1. Lưu ý khi sử dụng “Replace All”
- Kiểm tra kỹ Match case và Match entire cell contents để tránh thay thế không mong muốn.
- Sử dụng Preview (tìm và duyệt từng ô) thay vì Replace All khi dữ liệu quan trọng.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Báo Giá Đẹp File Excel: Hướng Dẫn Thiết Kế, Tải Về Và Ứng Dụng Hiệu Quả
3. Tìm kiếm nâng cao với Advanced Filter
3.1. Khi nào nên dùng Advanced Filter?
- Khi cần lọc nhiều tiêu chí (AND/OR) trên nhiều cột.
- Khi muốn sao chép các bản ghi thỏa mãn tiêu chí sang vị trí mới (được gọi là “Copy to another location”).
3.2. Cấu trúc bảng tiêu chí
- Tiêu đề cột (phải trùng khớp với tiêu đề trong bảng dữ liệu).
- Điều kiện dưới tiêu đề:
- Đặt nhiều dòng dưới một tiêu đề để biểu diễn OR.
- Đặt các tiêu đề khác nhau trên cùng một dòng để biểu diễn AND.
Ví dụ
| Tên | Tuổi | Thành phố |
|---|---|---|
| John | >=30 | Hà Nội |
| Jane | <25 | Đà Nẵng |
- Dòng đầu tiên (John) là AND: Tên = John và Tuổi >=30 và Thành phố = Hà Nội.
- Dòng thứ hai (Jane) là OR: Tên = Jane và Tuổi <25 và Thành phố = Đà Nẵng.
3.3. Thực hiện Advanced Filter
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.
- Vào Data → Sort & Filter → Advanced.
- Trong hộp thoại:
- List range: Địa chỉ bảng dữ liệu (Excel tự động điền).
- Criteria range: Địa chỉ bảng tiêu chí.
- Copy to (nếu muốn sao chép): Chọn ô đầu tiên của vùng đích.
- Unique records only: Đánh dấu nếu muốn loại bỏ trùng lặp.
- Nhấn OK.
3.4. Lưu ý
- Đảm bảo tiêu đề trong Criteria range không có dấu cách thừa hoặc sai chính tả.
- Khi dùng Unique records only, Excel sẽ tự động loại bỏ bản ghi trùng lặp dựa trên toàn bộ cột trong List range.
4. Sử dụng hàm tra cứu (Lookup Functions)
4.1. VLOOKUP – Hàm tra cứu dọc
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
- lookup_value: Giá trị cần tìm.
- table_array: Bảng chứa dữ liệu (cột đầu tiên phải là cột chứa lookup_value).
- col_index_num: Số thứ tự cột trả về (tính từ cột đầu tiên của table_array).
- range_lookup: FALSE (chính xác) hoặc TRUE (xấp xỉ).
4.1.1. Ví dụ thực tế
Bạn có bảng Khách hàng (cột A: Mã KH, cột B: Tên, cột C: Địa chỉ). Muốn tra cứu địa chỉ dựa trên mã KH:
=VLOOKUP("KH001", $A$2:$C$100, 3, FALSE)
4.2. HLOOKUP – Hàm tra cứu ngang
Cú pháp tương tự VLOOKUP nhưng tìm kiếm trên hàng đầu tiên và trả về giá trị từ cột được chỉ định.
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
4.3. Kết hợp INDEX và MATCH – Linh hoạt hơn
VLOOKUP có một số hạn chế: không thể tìm giá trị nằm bên trái của cột tìm kiếm, và khi chèn cột mới có thể làm sai công thức. INDEX‑MATCH khắc phục những vấn đề này.
4.3.1. Cú pháp
=INDEX(return_range, MATCH(lookup_value, lookup_range, 0))
- return_range: Vùng chứa giá trị muốn trả về.
- lookup_range: Vùng chứa giá trị cần tìm.
- 0 trong MATCH: tìm khớp chính xác.
4.3.2. Ví dụ
Bạn có bảng Sản phẩm (cột A: Tên SP, cột B: Giá, cột C: Mã SP). Muốn lấy giá dựa trên mã SP (cột C), nhưng cột giá nằm bên trái:
=INDEX($B$2:$B$200, MATCH("SP123", $C$2:$C$200, 0))
4.4. XLOOKUP (chỉ có trong Excel 365/2026) – Lưu ý cho người dùng Excel 2026
Mặc dù XLOOKUP không có trong Excel 2026, nhưng người dùng có thể cài add‑in hoặc sử dụng Power Query để đạt được chức năng tương tự.
5. Tìm kiếm bằng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện)
5.1. Mục đích
Có thể bạn quan tâm: Trắc Nghiệm Word, Excel, Powerpoint: Hướng Dẫn Toàn Diện Đánh Giá Kiến Thức Văn Phòng
- Làm nổi bật các ô chứa giá trị cần tìm.
- Phát hiện nhanh các bất thường, trùng lặp hoặc giá trị ngoại lệ.
5.2. Các bước thực hiện
- Chọn vùng dữ liệu muốn áp dụng.
- Vào Home → Conditional Formatting → New Rule.
- Chọn Use a formula to determine which cells to format.
Nhập công thức tìm kiếm, ví dụ:
Tìm ô chứa “Apple” (không phân biệt hoa thường):
excel =ISNUMBER(SEARCH("Apple", A1))Tìm các ô có giá trị > 1000:
excel =A1>1000Định dạng (màu nền, chữ, viền…) và OK.
5.3. Lưu ý
- Công thức phải được viết cho ô đầu tiên của vùng chọn; Excel sẽ tự động áp dụng cho các ô còn lại bằng cách thay đổi tham chiếu tương đối.
- Dùng $ để cố định cột hoặc hàng nếu cần.
6. Tìm kiếm và trích xuất dữ liệu bằng Power Query (Get & Transform)
6.1. Giới thiệu nhanh
Power Query, được tích hợp trong Excel 2026 qua Add‑in (Microsoft Power Query for Excel), cho phép người dùng kết nối, truy vấn và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn (Excel, CSV, SQL, Web).
6.2. Cài đặt Power Query
- Tải Power Query Add‑in từ trang Microsoft (tương thích với Excel 2026 SP2).
- Cài đặt và khởi động lại Excel.
- Tab Power Query sẽ xuất hiện trên ribbon.
6.3. Thực hiện tìm kiếm trong Power Query
Bước 1: Nhập dữ liệu
- Home → From Table/Range (chọn phạm vi có tiêu đề).
Bước 2: Áp dụng bộ lọc
- Trong cửa sổ Power Query Editor, nhấp vào mũi tên lọc ở tiêu đề cột.
- Chọn Text Filters → Contains (hoặc Equals, Begins With, …).
- Nhập từ khóa cần tìm (ví dụ “2026”).
Bước 3: Thêm cột tùy chỉnh (nếu cần)
- Add Column → Custom Column.
- Viết công thức M, ví dụ:
m if Text.Contains(Tên khách hàng, "Nguyễn") then "Có" else "Không"
Bước 4: Đóng & Load
- Home → Close & Load để đưa kết quả trở lại Excel dưới dạng bảng hoặc PivotTable.
6.4. Ưu điểm so với Find/Filter truyền thống
- Xử lý dữ liệu lớn (hàng triệu) mà không làm chậm Excel.
- Lưu lại các bước (query) để tái sử dụng, tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi.
- Kết hợp nhiều nguồn (ví dụ, lấy dữ liệu từ một file CSV và một bảng trong SQL, sau đó thực hiện tìm kiếm chung).
7. Tìm kiếm đa ngôn ngữ và Unicode trong Excel 2026
Excel 2026 hỗ trợ Unicode, cho phép tìm kiếm ký tự tiếng Việt, tiếng Trung, tiếng Ả Rập… Tuy nhiên, một số vấn đề có thể phát sinh:
- Encoding: Khi nhập dữ liệu từ file CSV, cần chắc chắn rằng file được lưu dưới dạng UTF‑8 hoặc Unicode để ký tự không bị mất.
- Find & Replace: Đối với ký tự có dấu, bật Match case và Match entire cell contents để tránh trùng khớp sai.
8. Các mẹo và thủ thuật nhanh để tăng hiệu suất tìm kiếm
| Mẹo | Mô tả | Lợi ích |
|---|---|---|
| Ctrl + Shift + L | Bật/tắt AutoFilter nhanh. | Dễ dàng lọc dữ liệu mà không cần vào menu. |
| Ctrl + F3 | Quản lý Named Ranges. | Tạo tên cho vùng dữ liệu, giúp công thức tìm kiếm ngắn gọn. |
| Ctrl + H | Mở nhanh hộp Replace. | Thay thế nhanh mà không phải qua Find. |
| Alt + ↓ | Mở danh sách AutoFilter cho ô đang chọn. | Lọc ngay tại vị trí cần. |
| F4 (sau khi nhập công thức) | Đặt $ tự động để cố định tham chiếu. | Giảm lỗi khi sao chép công thức. |
| Sử dụng Wildcards | ? trong Find/Replace. | Tìm kiếm linh hoạt hơn, ví dụ “2026”. |
| Lưu macro | Ghi lại các thao tác tìm kiếm phức tạp. | Tự động hoá quy trình lặp lại. |
| Sắp xếp trước khi tìm | Sắp xếp cột chứa dữ liệu cần tìm (A‑Z). | Khi dùng Find với Match entire cell, Excel sẽ dừng sớm hơn. |
9. Tự động hoá tìm kiếm bằng VBA
9.1. Khi nào nên dùng VBA?
- Khi tìm kiếm lặp lại trên nhiều file hoặc nhiều sheet.
- Khi cần thực hiện hành động (sao chép, xóa, đánh dấu) dựa trên kết quả tìm kiếm.
9.2. Ví dụ macro tìm và highlight ô chứa từ khóa
Sub HighlightKeyword() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range, cell As Range Dim keyword As String keyword = InputBox("Nhập từ khóa cần tìm:", "Tìm kiếm") If keyword = "" Then Exit Sub Set ws = ActiveSheet Set rng = ws.UsedRange Application.ScreenUpdating = False rng.Interior.ColorIndex = xlNone 'Xóa màu nền cũ For Each cell In rng If InStr(1, cell.Value, keyword, vbTextCompare) > 0 Then cell.Interior.Color = vbYellow End If Next cell Application.ScreenUpdating = True MsgBox "Hoàn thành! Các ô chứa '" & keyword & "' đã được tô màu vàng.", vbInformation
End Sub
9.3. Giải thích nhanh
InStrvớivbTextComparecho phép không phân biệt hoa thường.UsedRangegiới hạn phạm vi tìm kiếm trong vùng dữ liệu đã sử dụng, giảm thời gian.ScreenUpdating = Falsetăng tốc độ khi xử lý nhiều ô.
9.4. Thêm chức năng thay thế tự động
Bạn có thể mở rộng macro trên bằng cách thêm đoạn cell.Value = Replace(cell.Value, keyword, "Mới") để thực hiện replace đồng thời.
10. Kiểm tra và xử lý lỗi thường gặp khi tìm kiếm
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Không tìm thấy giá trị | – Dữ liệu có dấu cách thừa. – Tìm trong Formulas thay vì Values. – Không bật Match case khi cần. | – Dùng TRIM để loại bỏ dấu cách. – Kiểm tra Look in trong hộp Find. – Đánh dấu Match case nếu cần. |
| Find trả về kết quả sai | – Sử dụng wildcards không đúng (ví dụ abc sẽ khớp bất kỳ chuỗi nào chứa “abc”). | – Kiểm tra lại ký tự đại diện. – Thử tắt Use wildcards để xác nhận. |
| VLOOKUP trả về #N/A | – Giá trị không tồn tại trong cột tìm kiếm. – Cột tìm kiếm không phải cột đầu tiên trong table_array. – Thiếu FALSE cho range_lookup. | – Đảm bảo giá trị tồn tại. – Sắp xếp lại bảng hoặc dùng INDEX‑MATCH. – Luôn dùng FALSE. |
| Macro chạy chậm | – Vòng lặp qua cả sheet (bao gồm ô trống). – Không tắt ScreenUpdating. | – Giới hạn phạm vi (UsedRange).– Thêm Application.ScreenUpdating = False. |
| Duplicate kết quả | – Khi dùng Advanced Filter mà không bật Unique records only. | – Đánh dấu Unique records only trong hộp Advanced Filter. |
11. Tổng kết
Tìm kiếm trên Excel 2026 không chỉ dừng lại ở việc bấm Ctrl + F. Từ Find & Replace cơ bản, Advanced Filter, Lookup Functions, Conditional Formatting, đến Power Query và VBA, mỗi công cụ đều có ưu điểm và trường hợp sử dụng riêng. Khi nắm vững cách cấu hình các tùy chọn (Match case, Look in, wildcards) và áp dụng các kỹ thuật nâng cao (INDEX‑MATCH, Advanced Filter, Power Query), bạn sẽ giảm thiểu thời gian xử lý dữ liệu, tăng độ chính xác và cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể.
Hãy thử áp dụng từng phần trong môi trường thực tế của bạn:
– Đối với các bảng dữ liệu nhỏ, Find và Conditional Formatting là đủ.
– Khi cần lọc theo nhiều tiêu chí, Advanced Filter hoặc Power Query sẽ trở thành trợ thủ đắc lực.
– Đối với các yêu cầu tra cứu phức tạp, INDEX‑MATCH hoặc VLOOKUP (kèm kiểm tra lỗi) là lựa chọn tối ưu.
– Cuối cùng, nếu công việc lặp lại thường xuyên, hãy ghi lại macro VBA để tự động hoá toàn bộ quy trình.
Với những kiến thức và kỹ năng này, bạn đã sẵn sàng biến Excel 2026 thành một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, đáp ứng mọi nhu cầu phân tích và quản lý dữ liệu trong công việc và học tập. Chúc bạn thành công!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.