Có thể bạn quan tâm: Ý Nghĩa Các Loại Biểu Đồ Trong Excel
Giới thiệu
Trong môi trường làm việc hiện đại, Microsoft Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu cho việc quản lý dữ liệu, lập kế hoạch dự án, phân tích tài chính và nhiều ứng dụng khác. Một trong những thao tác cơ bản nhưng rất hữu ích trong Excel là điền ngày, tháng, năm hiện tại vào các ô để theo dõi thời gian hay tạo các bản báo cáo tự động. Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng việc sử dụng đúng cách có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh lỗi và nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu.
Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từ các công thức cơ bản như =TODAY() và =NOW(), đến cách gắn phím tắt nhanh, sử dụng định dạng tùy chỉnh, và thậm chí là viết macro VBA để tự động hoá quy trình. Bạn sẽ nhận được những ví dụ thực tiễn, mẹo vặt và lời khuyên để làm cho việc nhập dữ liệu thời gian trở nên mượt mà hơn bao giờ hết.
Có thể bạn quan tâm: Con Trai Của Bạn Có Vẻ Là Một Vận Động Viên Trượt Tuyết Xuất Sắc
1. Tại sao nên sử dụng công thức ngày hiện tại trong Excelциалтә?
- Tính chính xác và tự động: Khi bạn dùng
=TODAY jihoặc=NOW(), Excel sẽ tự động cập nhật giá trị mỗi lần mở file hoặc khi tính toán lại, giúp tránh sai sót khi nhập thủ công. - Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải gõ ngày tháng hàng ngày, bạn chỉ cần một công thức duy nhất.
- Dễ dàng theo dõi lịch sử: Khi tạo báo cáo hoặc nhật ký, ngày hiện tại giúp bạn xác định thời điểm dữ liệu được cập nhật lần cuối.
- Tích hợp với các công thức khác: Bạn có thể kết hợp ngày hiện tại với
DATEDIF,NETWORKDAYS,WORKDAY, v.v. để tính toán khoảng thời gian, ngày làm việc, deadline, v.v.
Có thể bạn quan tâm: Xử Lý Dãy Số Quá Dài Trong Excel: Tối Ưu Hóa Công Việc, Tránh Lỗi Và Nâng Cao Hiệu Suất
2. Công thức =TODAY() – Điền ngày hiện tại
2.1 Cú pháp và cách sử dụng
=TODAY()
- Ý nghĩa: Trả về ngày hiện tại (không bao gồm thời gian).
- Định dạng mặc định: Excel sẽ hiển thị theo định dạng ngày của hệ thống (VD:
30/07/2026hoặc07-30-2026tùy theo cài đặt địa phương).
2.2 Ví dụ thực tế
| A | B |
|---|---|
| Ngày tạo báo cáo | =TODAY() |
| Ngày hết hạn dự án | =TODAY()+30 |
Trong ví dụ trên, ô B1 sẽ luôn hiển thị ngày hiện tại, trong khi ô B2 sẽ tính ngày 30 ngày sau ngày hiện tại.
2.3 Định dạng tùy chỉnh
- Chọn ô chứa công thức
=TODAY(). - Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
- Chọn tab Number > Date > chọn kiểu ngày mong muốn (VD:
dd/mm/yyyy,mm/dd/yyyy,yyyy-mm-dd). - Nếu muốn hiển thị ngày của tuần, chọn tab Custom và nhập
dddd, dd mmmm yyyy(Ví dụ:Thu, 30 Tháng 07 2026).
2.4 Ghi nhớ ngày cố định (không cập nhật)
Nếu bạn muốn ghi lại ngày hiện tại một lần và không muốn Excel tự động cập nhật, bạn có thể:
- Sử dụng phím tắt: Nhấn
Ctrl + ;(Ctrl + Semicolon) khi ô đang được chọn. Excel sẽ chèn ngày hiện tại dưới dạng giá trị cố định. - Sử dụng công thức:
=TEXT(TODAY(),"dd/mm/yyyy")rồi sao chép và dán giá trị (Paste Special → Values).
3. Công thức =NOW() – Điền ngày và giờ hiện tại
3.1 Cú pháp và cách sử dụng
=NOW()
- Ý nghĩa: Trả về ngày và giờ hiện tại.
- Định dạng mặc định: Hiển thị ngày và giờ, ví dụ:
30/07/2026 14:23.
3.2 Ví dụ thực tế
| A | B |
|---|---|
| Ngày giờ cập nhật | =NOW() |
| Thời gian bắt đầu | =NOW() |
| Thời gian kết thúc | =NOW()+0.5 (nửa ngày sau) |
3.3 Định dạng tùy chỉnh
- Để hiển thị giờ 12h:
hh:mm AM/PM. - Để hiển thị giờ 24h:
hh:mm. - Để hiển thị giây:
hh:mm:ss.
Ví dụ: =TEXT(NOW(),"dd/mm/yyyy hh:mm:ss").
3.4 Ghi nhớ thời gian cố định
- Phím tắt: Nhấn
Ctrl + Shift + ;(Ctrl + Shift + Semicolon). - Công thức:
=TEXT(NOW(),"dd/mm/yyyy hh:mm:ss")rồi sao chép dán giá trị.
4. Phím tắt nhanh nhập ngày / giờ
| Phím tắt | Ý nghĩa |
|---|---|
Ctrl + ; | Nhập ngày hiện tại (cố định) |
Ctrl + Shift + ; | Nhập giờ hiện tại (cố định) |
Ctrl + (điền) | Nhập công thức ötzlich |
Những phím tắt này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc trong các báo cáo thường xuyên cập nhật thời gian.
Có thể bạn quan tâm: Cách Điền Dữ Liệu Vào Ô Trống Trong Excel – Hướng Dẫn Chi Tiết Và Các Cách Thoải Mái
5. Tính toán thời gian: Cách sử dụng công thức ngày hiện tại với các hàm khác
5.1 DATEDIF – Tính khoảng thời gian giữa hai ngày
=DATEDIF(TODAY(), A2, "d") // Khoảng ngày
=DATEDIF(TODAY(), A2, "m") // Khoảng tháng
=DATEDIF(TODAY(), A2, "y") // Khoảng năm
Ví dụ: Cột A chứa ngày dự án hoàn thành, và bạn muốn biết còn bao lâu để hoàn thành.
5.2 NETWORKDAYS – Tính ngày làm việc
=NETWORKDAYS(TODAY(), A2) // Tính số ngày làm việc từ hôm nay đến A2
Bạn có thể thêm tham số holidays để loại trừ ngày lễ.
5.3 WORKDAY – Tính ngày làm việc sau một khoảng thời gian
=WORKDAY(TODAY(), 10) // Ngày làm việc sau 10 ngày làm việc
6. Tự động hoá với VBA
Đôi khi bạn muốn một macro tự động chèn ngày hiện tại vào một ô cụ thể khi mở file hoặc khi thực hiện một hành động. Dưới đây là ví dụ đơn giản:
Private Sub Workbook_Open() Sheets("Sheet1").Range("A1").Value = Date ' Hoặc để chèn ngày và giờ Sheets("Sheet1").Range("B1").Value = Now()
End Sub
6.1 Tạo macro nhập ngày vào ô hiện tại khi nhấn nút
- Mở Developer tab.
- Chèn một Command Button.
- Gán macro sau:
Sub InsertToday() ActiveCell.Value = Date
End Sub
Khi nhấn nút, ngày hiện tại sẽ được chèn vào ô đang được chọn.
7. Thực hành: Tạo mẫu báo cáo tự động
Giả sử bạn đang tạo một Báo cáo tiến độ dự án và muốn ghi lại thời điểm mà báo cáo được cập nhật lần cuối cùng. Bạn có thể thiết kế bảng như sau:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| A | Tiêu đề công việc |
| B | Ngày bắt đầu |
| C | Ngày kết thúc dự kiến |
| D | Tiền đề cập nhật (giá trị ngày) |
| E | Số ngày còn lại (được tính bằng công thức) |
Công thức cho Cột E:
=DATEDIF(D2, C2, "d")
Với công thức =TODAY() trong cột D, ngày cập nhật sẽ luôn là ngày hiện tại khi báo cáo được mở lại.
8. Lưu ý khi làm việc với công thức ngày
- Tính năng tự động cập nhật:
=TODAY()và=NOW()sẽ thay đổi mỗi khi file được mở hoặc khi tính toán lại. Nếu bạn cần giữ nguyên giá trị, hãy sao chép và dán giá trị (Paste Special → Values). - certify: Excel lưu trữ ngày dưới dạng số thập phân (vào ngày 1/1/1900). Do đó, khi làm việc với công thức ngày, bạn cần chú ý định dạng để tránh hiển thị số thập phân.
- Định dạng hệ thống: Định dạng ngày mặc định phụ thuộc vào cài đặt vùng miền của Windows. Nếu bạn làm việc trong môi trường đa ngôn ngữ, hãy sử dụng định dạng tùy chỉnh để tránh nhầm lẫn.
9. Mẹo vặt nâng cao
- Sử dụng hàm
TEXTđể chuyển đổi ngày thành chuỗi:=TEXT(TODAY(),"dd-mm-yyyy")giúp tránh vấn đề khi sao chép dữ liệu sang các hệ thống khác. - Tạo lệnh nhanh bằng
Alt + =: Excel sẽ chèn công thức=SUM(...)tự động, nhưng bạn có thể thay đổi thành=TODAY()bằng cách gõAlt + =rồi sửa lại. - Nhúng ngày vào tiêu đề: Khi in file, bạn có thể chèn ngày hiện tại vào header:
File → Print → Page Setup → Header/Footer → Custom Format → $Date.
10. Kết luận
Việc điền ngày, tháng, năm hiện tại trong Excel không chỉ là một thao tác đơn giản mà_gate là công cụ quan trọng giúp bạn quản lý dữ liệu, lập kế hoạch và báo cáo một cách chính xác và hiệu quả. Bằng cách sử dụng công thức =TODAY() và =NOW(), áp dụng định dạng phù hợp, tận dụng phím tắt nhanh, cũng như mở rộng với VBA, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và tránh được những sai lầm thường gặp khi nhập thủ công.
Hãy thử áp dụng những kỹ thuật trên vào tài liệu Excel của bạn và cảm nhận sự khác biệt về thời gian và độ chính xác. Chúc bạn thành công trong mọi dự án!
Tiến sĩ Lê Thống Nhất sinh năm 1955 tại Nghệ An, là nhà giáo, nhà báo và doanh nhân trong lĩnh vực giáo dục. Ông từng giảng dạy Toán học tại Trường THPT Chuyên Phan Bội Châu và đảm nhiệm nhiều vai trò trong ngành giáo dục, từ viết sách, biên soạn tài liệu đến sáng lập các dự án hỗ trợ học tập trực tuyến.
Ông là người sáng lập BigSchool – nền tảng giáo dục trực tuyến kết nối giáo viên và học sinh cả nước. Ngoài ra, ông còn nổi tiếng với vai trò tác giả, diễn giả truyền cảm hứng và khách mời trên nhiều chương trình truyền hình, trong đó có “Ai là triệu phú” trên truyền hình VTV.
Trong suốt sự nghiệp, Tiến sĩ Lê Thống Nhất đã nhận nhiều giải thưởng giáo dục và được biết đến như một người luôn đổi mới, ứng dụng công nghệ vào dạy và học, góp phần lan tỏa tri thức và niềm say mê học tập cho thế hệ trẻ.